Payroll koppeling
SAP SuccessFactors DATEV koppeling: Employee Central-mutaties voor de Duitse Steuerberater
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en DATEV gaan nieuwe Duitse medewerkers, contractwijzigingen, looncomponenten, eenmalige betalingen en vertrek met hun ingangsdatum naar LODAS of Lohn und Gehalt. De Steuerberater neemt ze in DATEV over en houdt zelf de controle over de Duitse loonrun.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central wereldwijd gebruiken en de Duitse salarissen bij een Steuerberater in DATEV laten verwerken, sturen meestal elke maand een rapport uit SuccessFactors. Het kantoor typt dat over, en een salariswijziging die HR met een ingangsdatum in de volgende maand heeft ingevoerd, staat niet in een rapport van vandaag.
- KoppelHet krijgt in SuccessFactors een technische gebruiker met OAuth en rechten op alleen de Duitse rechtspersoon.
- KoppelHet haalt gewijzigde dienstverbanden, functies en looncomponenten op, ook wijzigingen met een ingangsdatum in de toekomst.
- Looncomponenten worden via een vertaaltabel omgezet naar de loonsoorten van de Steuerberater; eenmalige betalingen worden mutaties in de maand van uitbetaling.
- De aanlevering gaat via het DATEV-rekencentrum naar het loonprogramma van de Steuerberater, die hem overneemt.
- Voor de afsluitdatum meldt KoppelHet welke looncomponenten geen loonsoort hebben.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en DATEV
- Een OData-vraag aan Employee Central geeft standaard alleen de records die vandaag gelden. Een salarisverhoging per de eerste van volgende maand ziet een koppeling dus pas op die dag. KoppelHet vraagt met fromDate en toDate ook toekomstige records op, zodat de Steuerberater de wijziging op tijd voor de juiste maand heeft.
- Terugkerende looncomponenten hebben in Employee Central een eigen frequentie, bijvoorbeeld per jaar of per maand. DATEV werkt met een maandelijks vast bedrag per loonsoort. KoppelHet rekent per component om naar het maandbedrag en legt per component vast op welke loonsoort van de Steuerberater het landt.
- Eenmalige betalingen staan in Employee Central als losse records met een betaaldatum. KoppelHet zet ze als mutatie in de DATEV-maand van die betaaldatum, niet in de maand waarin HR ze invoerde. Een bonus die in maart wordt ingevoerd voor uitbetaling in april komt dus in april.
- Employee Central bevat vaak alle landen van een concern. KoppelHet leest alleen dienstverbanden met de Duitse rechtspersoon in de functiegegevens, en de technische gebruiker mag niets anders zien, zodat geen salaris van een collega buiten Duitsland bij de Steuerberater komt.
- SAP markeert basic authentication voor de API's van SuccessFactors als verouderd. KoppelHet meldt zich aan met OAuth 2.0 en een SAML-assertion, zodat de Duitse aanlevering niet stilvalt als SAP de oude aanmelding uitzet.
- DATEV heeft in juli 2025 de Lohnaustauschdatenservice gestart, die in twee richtingen werkt. De eerste aanbieders die hem inbouwden waren HR WORKS, taxmaro en Factorial; SAP stond daar niet bij. Voor SuccessFactors is er dus geen kant-en-klare route van een van beide leveranciers, en bouwt KoppelHet de aanlevering.
- SAP verkoopt met Employee Central Payroll ook een eigen loonverwerking. Deze koppeling is voor organisaties die de Duitse payroll bij hun Steuerberater in DATEV houden; KoppelHet raakt Employee Central Payroll niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten de Duitse loonheffingsgegevens in SuccessFactors staan?
Nee. Zijn ze daar niet ingericht, dan vult de Steuerberater ze in DATEV aan en overschrijft de koppeling ze niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors wordt gelezen via de OData API v2 (PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob met company, EmpPayCompRecurring, EmpPayCompNonRecurring, EmpEmploymentTermination) met filters op lastModifiedDateTime en fromDate/toDate voor toekomstige records (standaard asOfDate = vandaag). Authenticatie met OAuth 2.0 SAML bearer assertion; basic authentication is door SAP als verouderd gemarkeerd.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens via het DATEV-rekencentrum, activering door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde derde systemen na onboarding op het DATEV Developer Portal) of een ASCII-bestand dat de Steuerberater zelf in LODAS inleest. De Lohnaustauschdatenservice (REST, twee richtingen) kan later als uitbreiding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Personalnummer | Via een vaste vertaling als de Steuerberater eigen nummers gebruikt |
PerPersonal (firstName, lastName) | Vorname, Name | |
EmpEmployment.startDate | Eintrittsdatum | |
EmpJob.standardHours | Wöchentliche Arbeitszeit | |
EmpPayCompRecurring (payComponent, paycompvalue, frequency) | Festbezug of Lohnart | Omgerekend naar het maandbedrag; vertaaltabel naar loonsoorten |
EmpPayCompNonRecurring (payComponentCode, value, payDate) | Lohnart (Bewegungsdaten) | In de maand van payDate |
EmpEmploymentTermination.endDate | Austrittsdatum |
- SAP Business Accelerator Hub – Employee Central (OData v2)
- SAP Help – Authentication Using OAuth 2.0
- SAP KBA 2756701 – EmpPayCompNonRecurring via OData
- SAP Learning – Analyzing EC OData API performance (effective dating)
- DATEV – Persbericht Lohnaustauschdatenservice (juli 2025)
- DATEV – Lohnimportdatenservice
- SAP – Employee Central Payroll
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central