Payroll koppeling
SAP SuccessFactors IRIS Payroll koppeling: Britse starters, loon en leavers uit Employee Central in Staffology
Een koppeling tussen SAP SuccessFactors en IRIS Staffology Payroll maakt Britse medewerkers uit Employee Central aan als employee met starter details en PayOptions, werkt het loon bij en markeert vertrekkers als leaver met de leaving date. Staffology heeft een open REST-API, dus de koppeling schrijft direct in de Britse employer zonder CSV-import.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central wereldwijd gebruiken en de Britse lonen in Staffology Payroll van IRIS draaien, sturen de Britse instroom en vertrekkers per mail naar payroll. Daar komen naam, NI-nummer en salaris opnieuw in Staffology, en een vertrek dat in SuccessFactors al vaststaat, krijgt pas een P45 als iemand het opmerkt.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding vast bij de Britse rechtspersoon.
- KoppelHet leest persoon, adres, NI-nummer en compensatie via OData, ook regels met een toekomstige ingangsdatum.
- KoppelHet maakt de employee aan in de Britse employer met de personIdExternal als payrollCode en de PayOptions uit SuccessFactors.
- Bij een salariswijziging leest KoppelHet de employee op en schrijft het volledige record terug met het nieuwe bedrag.
- Bij een beëindiging zet KoppelHet de leaver details met leaveDate; payroll maakt de P45 in Staffology.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en IRIS Payroll
- Een terugkerende looncomponent in Employee Central heeft een eigen frequentie, zoals per jaar. Staffology rekent met period, basis en payAmount. KoppelHet zet een jaarsalaris uit SuccessFactors om naar een bedrag per Britse periode met basis Monthly, en een uurloon naar basis Hourly.
- Staffology kent geen PATCH; een PUT moet alle schrijfbare velden bevatten. Een salariswijziging in SuccessFactors raakt maar één veld. KoppelHet leest daarom eerst de employee in Staffology op en schrijft het hele record terug, zodat wat payroll in Staffology heeft ingevuld blijft staan.
- Een vertrek legt Staffology vast in de leaver details met hasLeft en leaveDate. Er zijn ook velden voor betaling na vertrek en het uitbetalen van opgebouwd saldo. KoppelHet zet alleen hasLeft en de einddatum uit EmpEmploymentTermination; uitbetalingskeuzes blijven bij payroll.
- Na het markeren als leaver maakt Staffology de P45, en payroll kan die mailen als de employee een e-mailadres heeft. KoppelHet stuurt daarom het privé-e-mailadres uit PerEmail mee bij het aanmaken, omdat het werkadres na vertrek vaak niet meer werkt.
- Staffology heeft een aparte functie om een oud-medewerker opnieuw in dienst te nemen. Een rehire in Employee Central gebruikt dezelfde personIdExternal; KoppelHet zoekt de employee op payrollCode en gebruikt die rehire-functie in plaats van een tweede employee aan te maken.
- PerNationalId bewaart nummers per land. Staffology wil het Britse National Insurance-nummer. KoppelHet neemt alleen het nummer met land GBR; ontbreekt dat bij een starter, dan gaat de starter wel mee en krijgt payroll een melding om het aan te vullen.
- Zonder eigen PayOptions krijgt een nieuwe employee in Staffology de standaardinstellingen van de employer. Een SuccessFactors-starter met een toekomstige startdatum leest KoppelHet met fromDate en toDate op, zodat hij met zijn eigen loon in de eerste Britse run staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat de starter declaration ook mee?
Alleen als SuccessFactors daar een veld voor heeft. Anders vult payroll de A, B of C in Staffology in.
Komen loonstroken terug in SuccessFactors?
Niet in de eerste versie; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via OData v2: PerPerson, PerPersonal, PerEmail, PerNationalId, PerAddressDEFLT, EmpEmployment, EmpJob (filter op company en lastModifiedDateTime), EmpPayCompRecurring en EmpEmploymentTermination. OAuth 2.0 met SAML bearer assertion.
- Staffology Payroll REST-API met een API-key als wachtwoord in Basic-authenticatie, rechten gelijk aan de gebruiker per employer. POST /employers/{employerId}/employee, GET en PUT op /employers/{employerId}/employee/{id} (volledige JSON), opzoeken op payroll code, leaverDetails (hasLeft, leaveDate) en de rehire-operatie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in IRIS Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employmentDetails.payrollCode | Vaste sleutel |
PerPersonal.firstName, lastName | personalDetails.firstName, lastName | |
PerPerson.dateOfBirth | personalDetails.dateOfBirth | |
PerNationalId (country GBR) | personalDetails.niNumber | |
PerAddressDEFLT | personalDetails.address | |
EmpEmployment.startDate | starterDetails.startDate | |
EmpPayCompRecurring (paycompvalue, frequency) | payOptions.payAmount, basis, period | Omgerekend naar de Britse periode |
EmpEmploymentTermination.endDate | leaverDetails.hasLeft en leaveDate |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central