HR naar ERP
SAP SuccessFactors Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Employee Central in het ERP van Microsoft
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Microsoft Dynamics 365 komt elke medewerker uit Employee Central automatisch in Dynamics 365, bij de juiste rechtspersoon en met kostenplaats en afdeling als dimensie. Wijzigingen gaan door op hun ingangsdatum en een uitdiensttreding zet de medewerker in Dynamics op beëindigd, zodat er geen uren of declaraties meer op kunnen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met SAP SuccessFactors Employee Central voor HR en Dynamics 365 voor de boekhouding krijgen elke maand een export van nieuwe medewerkers, die finance met de hand in Dynamics zet. Wie halverwege de maand naar een andere afdeling of vestiging overstapt, boekt nog weken op de oude kostenplaats.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding, overplaatsing of vertrek vast, met een ingangsdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op en leest welke gegevens op welke datum gelden.
- Op de ingangsdatum komt de medewerker in de Dynamics-administratie van zijn rechtspersoon, met kostenplaats en afdeling.
- De leidinggevende uit Employee Central wordt goedkeurder voor uren en declaraties.
- Bij vertrek zet KoppelHet de einddatum en de status beëindigd in Dynamics.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Microsoft Dynamics 365
- Bedrijf, kostenplaats en afdeling staan in Employee Central als externe codes, zoals 8500 voor een bedrijf. Dynamics werkt met eigen codes voor administraties en dimensiewaarden. KoppelHet legt die vertaling één keer vast in een tabel die finance kan inzien.
- Kostenplaatsen in SuccessFactors hebben een geldigheidsperiode; een functiewijziging met een datum buiten die periode weigert SuccessFactors. Een dimensiewaarde in Business Central heeft geen periode. KoppelHet vergelijkt daarom op code en geeft door wat op de ingangsdatum van de medewerker geldt.
- Iemand kan in Employee Central twee dienstverbanden tegelijk hebben. In Dynamics 365 Finance past dat als twee dienstverbanden onder één worker; in Business Central is het één employee per administratie, dus bij twee dienstverbanden binnen dezelfde rechtspersoon kiest KoppelHet het hoofddienstverband.
- SuccessFactors geeft bij een vraag naar wijzigingen alle geldige regels terug, ook regels die pas volgende maand ingaan. Dynamics kent per medewerker alleen de huidige stand. KoppelHet plant zo'n toekomstige regel in en schrijft hem op de dag zelf.
- De manager staat in Employee Central als gebruikers-id van een andere medewerker. In Business Central is de goedkeurder van urenstaten een Business Central-gebruiker. KoppelHet zoekt bij de manager-id de juiste gebruiker op; heeft de manager geen Dynamics-account, dan gaat er een melding naar finance.
- Een overplaatsing naar een ander bedrijf is in Employee Central een wijziging op dezelfde medewerker. Omdat elke rechtspersoon in Dynamics een eigen administratie heeft, wordt het daar een uitdiensttreding in de ene en een indiensttreding in de andere administratie, op dezelfde datum.
- De koppeling vraagt in SuccessFactors alleen de rechtspersonen op die een administratie in Dynamics hebben. Medewerkers van landen die op een ander ERP draaien, blijven buiten beeld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als finance een kostenplaats nog niet heeft aangemaakt?
Dan zet KoppelHet de medewerker wel klaar, maar zonder die dimensie, en krijgt finance een melding. Zodra de code bestaat, vult de koppeling hem aan.
Gaan er salaris of looncomponenten mee?
Nee. Dynamics heeft voor uren en declaraties alleen de organisatiegegevens nodig. Looncomponenten blijven in SuccessFactors en de payroll.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API (v2), eerst gefilterd op lastModifiedDateTime, daarna de effective-dated records met fromDate en toDate. Entiteiten PerPersonal, EmpEmployment en EmpJob (company, costCenter, department, managerId, jobTitle). Aanmelden met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion.
- FOCostCenter is effective dated met startDate als deel van de sleutel; een EmpJob met een startDate buiten de geldigheid van de kostenplaats geeft de fout invalid external code (SAP KBA 2892425).
- Business Central via API v2.0 per company - employees (status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues zijn alleen te lezen. Dynamics 365 Finance via de entities Worker en Employment per company.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
userId | number | Of personIdExternal; bij de start kiezen we één vaste sleutel |
PerPersonal firstName, lastName | givenName, surname | |
EmpJob jobTitle | jobTitle | |
EmpEmployment startDate | employmentDate | |
EmpEmployment endDate | terminationDate en status Terminated | |
EmpJob company | Company (Business Central) of legal entity (Finance) | Via een tabel met externe codes |
EmpJob costCenter | defaultDimensions (kostenplaats) | |
EmpJob department | defaultDimensions (afdeling) | |
EmpJob managerId | Time Sheet Approver User ID | Via de Dynamics-gebruiker van de manager |
- SAP SuccessFactors – Last modified queries and effective dated entities
- SAP SuccessFactors – EmpEmployment
- SAP KBA 2892425 – invalid external code for Cost Center
- Business Central API: employee
- Business Central API: dimensionValue
- Business Central: time sheets instellen
- Dynamics 365: integrated worker, job and position
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central