Lease en mobiliteit
SAP SuccessFactors NS Business koppeling: Employee Central bepaalt wie in NS Go reist, met legal entity en adressen
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en NS Business (NS Go) staan de medewerkers van de Nederlandse legal entities uit Employee Central automatisch in NS Go, met woonadres, werklocatie en de juridische entiteit voor de CO2-rapportage. Een vertrek of verhuizing die HR vooruit in SuccessFactors vastlegt, staat ook vooruit in NS Go, zodat het abonnement op tijd stopt of wordt aangepast.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central gebruiken en Nederlandse collega's met NS Go laten reizen, vullen NS Go met exports uit SuccessFactors. Wie verhuist of naar een andere vestiging gaat, houdt soms maanden een abonnement dat niet meer past, en de CO2-rapportage per legal entity klopt pas na handmatig nakijken.
- HR slaat in Employee Central een nieuwe medewerker op bij een Nederlandse legal entity.
- KoppelHet haalt de medewerker op met het woonadres, de werklocatie, de company en de kostenplaats, ook als de startdatum in de toekomst ligt.
- De medewerker gaat mee in de dagelijkse aanlevering aan NS Go, bij de juridische entiteit die bij zijn company hoort.
- Een nieuw woonadres of een andere werklocatie gaat met de ingangsdatum uit SuccessFactors naar NS Go.
- Een uitdiensttreding gaat naar NS Go zodra HR die opslaat, met de einddatum die in Employee Central staat.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en NS Business
- NS Go rapporteert werkgebonden personenmobiliteit per KVK-nummer. In Employee Central is de legal entity een company in de foundation-gegevens, zonder vast veld voor het KVK-nummer. KoppelHet houdt per Nederlandse company het bijbehorende KVK-nummer bij, zodat elke reis in de juiste rapportage valt.
- Adressen in Employee Central hebben een ingangsdatum, en de API voegt de landvelden van alle landen samen in één adresobject. KoppelHet neemt het Nederlandse woonadres dat op de ingangsdatum geldt, met straat, huisnummer en postcode in de vorm die NS Go verwacht.
- Standaard geeft de OData API alleen het record van vandaag. Een verhuizing per de eerste van volgende maand of een uitdiensttreding over drie weken komt daarmee pas op de dag zelf binnen. KoppelHet vraagt ook toekomstige records op, zodat NS Go een vertrek al vooruit kan tonen.
- Het kantoor van een medewerker staat in Employee Central als locatie op de job information, met het adres bij die locatie. KoppelHet stuurt dat adres als kantooradres naar NS Go. Gaat iemand naar een andere locatie, dan krijgt NS Go het nieuwe kantooradres en kan de medewerker zien of zijn abonnement nog past.
- Met een global assignment krijgt iemand in Employee Central een tweede dienstverband bij de gastentiteit. Komt een collega uit het buitenland tijdelijk naar een Nederlandse legal entity, dan zet KoppelHet hem voor de duur van die assignment in NS Go.
- In NS Go kunnen medewerkers hun persoonsgegevens niet zelf wijzigen. Staat in SuccessFactors employee self-service voor adressen aan, dan wijzigt de medewerker zijn adres daar, en staat het de volgende dag in NS Go zonder tussenkomst van HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan medewerkers in andere landen ook naar NS Go?
Nee. Alleen medewerkers van legal entities met land Nederland, plus collega's met een global assignment bij zo'n entiteit.
Komen de reiskosten terug in SuccessFactors?
Niet in deze koppeling. De kosten per looncode horen bij de Nederlandse salarisverwerking. Een koppeling van NS Go naar de payroll kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0: EmpJob (company, costCenter, location, managerId), FOCompany, FOLocation met adres, PerAddressDEFLT, PerPersonal, PerEmail en EmpEmployment (startDate, endDate, global assignments). Ophalen met fromDate en toDate=9999-12-31 en filteren op lastModifiedDateTime.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling voor in- en uitdienst, functie en adres. NS publiceert geen technische specificatie; formaat en velden spreken we per klant met NS af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
userId | Personeelsnummer | Vaste sleutel in de aanlevering |
PerPersonal firstName en lastName | Voornaam en achternaam | |
PerEmail (zakelijk) | E-mailadres | |
PerAddressDEFLT (woonadres) | Thuisadres | Het adres dat geldt op de ingangsdatum |
EmpJob location (adres van FOLocation) | Kantooradres | |
EmpJob company | Juridische entiteit | Via een tabel van company naar KVK-nummer |
EmpJob costCenter | Kostenplaats | |
EmpEmployment startDate en endDate | Start- en einddatum dienstverband |
- NS – Integration with in-house systems (NS Go)
- NS Zakelijk – Pakket Pro
- NS Go – Vernieuwd gebruikersbeheer
- NS Go – Persoonsgegevens wijzigen
- NS Go – Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit
- SAP Business Accelerator Hub – Employee Central (OData v2)
- SAP KBA 2920680 – lastModifiedDateTime on effective-dated entities
- Boomi – SuccessFactors API endpoints (PerAddressDEFLT)
- SAP Help – Adding a global assignment
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central