Identity en access management
SuccessFactors Okta koppeling: Employee Central als HR-bron voor Okta-gebruikers
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Okta krijgt elke nieuwe medewerker uit Employee Central automatisch een Okta-gebruiker met functie, afdeling en leidinggevende, en stopt de toegang na vertrek op de afgesproken dag. KoppelHet regelt daarbij ook meerdere dienstverbanden, de overgang van inhuur naar vast, jullie eigen naamgeving en een verzoek in de servicedesk.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors en Okta heractiveren inhuurkrachten die in vaste dienst komen vaak met de hand. Een nieuwe collega krijgt soms zijn privéadres als e-mailadres in Okta.
- HR voert in Employee Central een nieuwe medewerker in, met een startdatum die weken vooruit kan liggen.
- KoppelHet leest de gegevens zoals ze op de startdatum gelden en zet de gebruiker klaar in Okta, met een inlognaam volgens jullie afspraak.
- Op de startdatum wordt de gebruiker actief; groepen voor bedrijf, afdeling en functie bepalen de apps.
- Komt een inhuurkracht in vaste dienst, dan koppelt KoppelHet het nieuwe dienstverband aan dezelfde Okta-gebruiker.
- Na de laatste werkdag van het laatste actieve dienstverband wordt de gebruiker gedeactiveerd.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Okta
- KoppelHet bepaalt de status uit de functiegegevens in Employee Central; status A is actief. Nieuwe collega's worden in Okta klaargezet en op de startdatum actief. Bij vertrek regelt KoppelHet het moment per ontslagreden, bijvoorbeeld direct blokkeren bij ontslag op staande voet.
- Wordt een inhuurkracht in SuccessFactors medewerker in vaste dienst, dan krijgt die een nieuw dienstverband. KoppelHet koppelt het nieuwe dienstverband aan de bestaande Okta-gebruiker, zodat de collega zijn account en apps houdt.
- Het e-mailadres dat in SuccessFactors als primair is gemarkeerd, is bij een nieuwe medewerker vaak het privéadres. KoppelHet gebruikt het zakelijke e-mailtype of de naamgevingsregel, zodat een privéadres nooit de inlognaam in Okta wordt.
- Loongegevens zoals loonschaal, pay group en de schaalgegevens van de cao gaan niet naar Okta. Moet toegang toch afhangen van zo'n indeling, dan levert KoppelHet alleen de afgeleide groep aan Okta, zonder het loongegeven zelf.
- Heeft iemand een tijdelijke uitzending naar het buitenland of twee dienstverbanden tegelijk, dan moet een regel bepalen welk dienstverband de afdeling en leidinggevende in Okta bepaalt. KoppelHet kiest het dienstverband bij de Nederlandse entiteit en deactiveert pas als het laatste dienstverband eindigt.
- SAP stopt op 20 november 2026 met Basic Authentication voor SuccessFactors. KoppelHet gebruikt alleen OAuth 2.0.
- Een nieuwe collega heeft vaak op dag één al een laptop nodig. KoppelHet kan met dezelfde indiensttreding uit SuccessFactors ook een verzoek in de servicedesk zetten, zodat Okta-account en werkplek op dezelfde gegevens uitgaan.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, per medewerker terug te vinden. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. De koppeling draait naast een bestaand integratieplatform en vraagt daar niets van.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Employee Central via de OData API met OAuth 2.0, op lastModifiedDateTime per entiteit (PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob, PerEmail) en met asOfDate op de startdatum.
- Naar Okta schrijven we via de Users API (aanmaken zonder activatie, activeren, deactiveren) of via een Custom Identity Source met de Identity Sources API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employeeNumber | |
PerPersonal.preferredName of firstName | firstName | |
PerPersonal.lastName | lastName | |
Naamgevingsregel | login en email | Zakelijk e-mailtype, niet het adres met isPrimary |
EmpJob.jobTitle | title | |
EmpJob.department | department | |
EmpJob.managerId | managerId en manager | |
EmpJob.company | organization | |
EmpJob.costCenter | costCenter | |
EmpJob.emplStatus en EmpEmployment.endDate | status (STAGED, ACTIVE, DEPROVISIONED) |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central