HR naar ERP
SAP SuccessFactors Oracle Fusion ERP koppeling: medewerkers uit Employee Central in Oracle, met onkostenrekening en manager
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Oracle Fusion ERP staat elke medewerker uit Employee Central automatisch in Oracle, met business unit, manager en een standaard onkostenrekening die uit zijn legal entity en kostenplaats volgt. Daarmee kan een nieuwe medewerker vanaf zijn eerste dag declareren en volgt de goedkeuring zijn manager uit SuccessFactors.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors als HR-systeem en Oracle Fusion voor financiën en declaraties, laden medewerkers met spreadsheets in Oracle. Een nieuwe collega kan pas declareren als iemand bij finance zijn onkostenrekening heeft ingevuld, en een nieuwe manager in SuccessFactors keurt in Oracle nog niets goed.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op uit Employee Central, inclusief records met een ingangsdatum in de toekomst.
- KoppelHet bepaalt per medewerker legal employer en business unit, en stelt de onkostenrekening samen uit legal entity en kostenplaats.
- KoppelHet maakt een laadbestand voor HCM Data Loader en laadt het in Oracle.
- KoppelHet leest de laadstatus en meldt afgekeurde regels aan HR of finance.
- Een uitdiensttreding gaat met de einddatum uit SuccessFactors naar Oracle.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Oracle Fusion ERP
- Oracle laat iemand zonder standaard onkostenrekening geen declaratie indienen. Employee Central kent geen grootboekrekening; KoppelHet stelt die rekening samen uit de legal entity en kostenplaats op de job information, met een tabel die finance beheert.
- HCM Data Loader herkent een record aan een bronsleutel, waarvan de eigenaar eerst als waarde in een Oracle-lookup moet staan. Achteraf bronsleutels uitlezen kan niet. KoppelHet zet daarom bij de eerste lading een eigen eigenaar voor SuccessFactors en de user ID als bron-ID, zodat elke volgende run dezelfde persoon bijwerkt.
- Employee Central en Oracle werken allebei met ingangsdatums. De OData API geeft standaard alleen het record van vandaag; KoppelHet vraagt ook toekomstige records op en laadt een overplaatsing met de ingangsdatum, zodat de nieuwe manager in Oracle op die dag de goedkeuring overneemt.
- Een legal entity in Employee Central moet in Oracle een legal employer zijn met een business unit waaraan het grootboek hangt. KoppelHet laadt alleen medewerkers van legal entities die zo in Oracle bestaan, en zet de rest op een lijst.
- Kostenplaatsen worden in SuccessFactors vaak als foundation object beheerd, terwijl ze in Oracle een segment van het rekeningschema zijn. Een nieuwe kostenplaats in SuccessFactors zonder segmentwaarde in Oracle geeft een ongeldige rekening; KoppelHet controleert de combinatie vooraf en meldt hem aan finance.
- SAP stopt met basic authentication voor de SuccessFactors-API's. KoppelHet leest Employee Central met OAuth 2.0 en een eigen API-gebruiker met alleen leesrechten op de velden die Oracle nodig heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Oracle HCM nodig?
Nee. Oracle Fusion ERP bewaart medewerkers in zijn eigen personeelsgegevens; SuccessFactors blijft het HR-systeem.
Gaan salarisgegevens mee naar Oracle?
Nee. Voor declaraties en goedkeuringen is dat niet nodig. Het loonjournaal is een aparte koppeling die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion): EmpJob (company, costCenter, department, managerId), EmpEmployment, PerPersonal en PerEmail, opgehaald met fromDate en toDate=9999-12-31 en gefilterd op lastModifiedDateTime.
- Naar Oracle via HCM Data Loader (Worker.dat met Worker, PersonName, PersonEmail, WorkRelationship, WorkTerms, Assignment met BusinessUnitId, DepartmentName en DefaultExpenseAccount, en AssignmentSupervisor), met SourceSystemOwner uit de lookup HRC_SOURCE_SYSTEM_OWNER en SourceSystemId. De onkostenrekening gaat als aaneengesloten segmentwaarde.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
userId | SourceSystemId | Met een eigen SourceSystemOwner voor SuccessFactors |
PerPersonal en PerEmail | PersonName en PersonEmail | |
EmpJob company | Legal employer en BusinessUnitId | Via een tabel |
EmpJob department | DepartmentName | |
EmpJob managerId | AssignmentSupervisor | |
EmpJob company + costCenter | DefaultExpenseAccount | Combinatie van grootboeksegmenten |
EmpEmployment startDate en endDate | Begin- en einddatum werkrelatie |
- Oracle – How You Configure the Default Expense Account
- Oracle – How You Supply Source Keys
- Oracle – Example of Loading a Default Expense Account for a Worker
- SAP Business Accelerator Hub – Employee Central (OData v2)
- SAP KBA 2920680 – lastModifiedDateTime on effective-dated entities
- SAP – Planned retirement of HTTP basic authentication
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central