HR naar ERP
SAP SuccessFactors NetSuite koppeling: medewerkers per subsidiary, met supervisor en onkostenlimiet
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en Oracle NetSuite wordt elke medewerker uit SuccessFactors automatisch een employee in NetSuite, op de subsidiary van zijn company, met department, supervisor en onkostenlimiet. Een nieuwe manager in SuccessFactors verandert wie in NetSuite de declaraties goedkeurt, en na de laatste werkdag wordt de employee in NetSuite inactief.
Wat de koppeling doet
Internationale groepen met SAP SuccessFactors als HR-systeem en NetSuite als ERP voor hun dochters, leggen medewerkers in NetSuite met de hand aan voor declaraties en inkoop. Een managerwissel in SuccessFactors komt niet bij de goedkeuring in NetSuite, en wie vertrekt, blijft in NetSuite actief tot finance het merkt.
- KoppelHet haalt de records op die sinds de vorige keer in Employee Central zijn gewijzigd, alleen voor de companies die in NetSuite boeken.
- Een nieuwe medewerker wordt een employee op de subsidiary van zijn company, met department uit de kostenplaats.
- De manager uit SuccessFactors wordt supervisor in NetSuite; de onkostenlimiet komt uit een tabel van finance.
- Een wijziging met een ingangsdatum in de toekomst gaat pas op die datum naar NetSuite.
- Na de laatste werkdag krijgt de employee een uitdienstdatum, wordt hij inactief en verliest hij zijn NetSuite-toegang.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Oracle NetSuite
- In NetSuite volgt de goedkeuring van een declaratie de supervisor op de employee, zolang er geen aparte onkostengoedkeurder is ingevuld; staat die er wel, dan doet de supervisor niet meer mee. KoppelHet zet de manager uit SuccessFactors als supervisor en laat het veld onkostengoedkeurder leeg, tenzij finance per company anders wil.
- Een employee in NetSuite heeft een onkostenlimiet waaronder hij zonder goedkeuring mag declareren, en een goedkeurder heeft een eigen limiet; boven die limiet gaat de declaratie een niveau hoger. KoppelHet vult beide uit een tabel per paygrade in SuccessFactors, zodat een promotie meteen de juiste bedragen geeft.
- Een employee op de parent subsidiary is in NetSuite niet naar een andere subsidiary te verplaatsen; op een child subsidiary kan dat wel. KoppelHet zet medewerkers daarom altijd op de subsidiary van hun eigen company, en een overplaatsing tussen companies in SuccessFactors volgt alleen als het om child subsidiaries gaat.
- Employee Central kan een tijdelijke uitzending naar een ander land als extra dienstverband vastleggen. KoppelHet houdt de medewerker in NetSuite op de subsidiary van zijn thuiscompany, zodat er geen tweede employee voor dezelfde persoon ontstaat en zijn declaraties op één plek blijven.
- SuccessFactors geeft standaard de gegevens van vandaag terug, terwijl een functiewissel vaak vooruit wordt ingevoerd. KoppelHet vraagt de functieregel op per ingangsdatum en zet de nieuwe supervisor en het nieuwe department pas op die dag in NetSuite.
- Een kostenplaats in SuccessFactors hoort bij een company, en een department in NetSuite moet aan de subsidiary van de employee hangen. Komt een kostenplaats binnen die finance niet aan die subsidiary heeft gekoppeld, dan zet KoppelHet de medewerker op een lijst in plaats van een willekeurig department te kiezen.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de employee in NetSuite op inactief en haalt de toegang weg, maar verwijdert hem niet. Openstaande declaraties en historische boekingen blijven zo aan dezelfde employee hangen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal ook naar NetSuite?
Niet in deze koppeling. Het loonjournaal komt uit de lokale payroll en kan later als uitbreiding.
Wat moeten we in SuccessFactors regelen?
Een API-gebruiker met OAuth en alleen leesrechten op persoons-, functie- en uitdienstgegevens. Salaris gaat niet naar NetSuite.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), op lastModifiedDateTime en met asOfDate voor de stand op de ingangsdatum. Entiteiten PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment, EmpJob (company, costCenter, managerId, payGrade, jobCode) en EmpEmploymentTermination; global assignments herkenbaar aan assignmentClass.
- Naar NetSuite via SuiteTalk REST web services op het employee-record, met OAuth 2.0 en een eigen integratierol zonder Administrator-rechten. Subsidiaries en departments worden alleen gelezen; velden onder meer subsidiary, department, supervisor, expense limit, expense approval limit, hire date, release date, isInactive en giveAccess.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal / userId | Employee ID (externalId) | Vaste sleutel |
PerPersonal (firstName, lastName) | firstName, lastName | |
PerEmail (zakelijk) | email | |
EmpJob.company | subsidiary | Vaste tabel per company |
EmpJob.costCenter | department | Alleen departments die aan die subsidiary hangen |
EmpJob.managerId | supervisor | |
EmpJob.payGrade of jobCode | expense limit en expense approval limit | Via een tabel die finance beheert |
EmpEmployment.startDate | hire date | |
EmpEmploymentTermination.endDate | release date en inactive |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central