Payroll koppeling
SAP SuccessFactors Paychex Flex koppeling: Amerikaanse indiensttredingen uit Employee Central als worker in Flex
Een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Paychex Flex zet een indiensttreding bij de Amerikaanse rechtspersoon in Employee Central klaar als in-progress worker in Paychex Flex, met naam, personeelsnummer, SSN, startdatum en het standaardloon. De medewerker of de Flex-beheerder rondt daarna in Flex de belasting- en bankgegevens af, waarna de worker actief wordt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central als globaal HR-systeem gebruiken en hun Amerikaanse lonen via Paychex Flex laten lopen, voeren elke Amerikaanse starter twee keer in. Na de hire in SuccessFactors typt iemand van de Amerikaanse vestiging naam, SSN en loon nog eens in Flex, vaak pas als de eerste payroll al dichtbij is.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding vast bij de Amerikaanse rechtspersoon.
- KoppelHet leest persoon, SSN, privé-e-mail en compensatie via OData, ook als de startdatum in de toekomst ligt.
- KoppelHet maakt in het juiste Paychex-bedrijf een worker aan met status IN_PROGRESS en zet het standaardloon op die worker.
- Paychex stuurt de starter een uitnodiging om belasting- en bankgegevens in Flex af te maken.
- KoppelHet volgt of de worker op ACTIVE komt en meldt een achterblijver vlak voor de eerste werkdag bij payroll.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Paychex Flex
- Employee Central kan medewerkers van alle landen en ook een contingent workforce bevatten. Paychex accepteert via de API alleen workers van het type EMPLOYEE of INDEPENDENT_CONTRACTOR. KoppelHet selecteert op de Amerikaanse rechtspersoon in EmpJob en stuurt alleen employees, geen contingent workers.
- Op een worker die nog IN_PROGRESS staat, kunnen via de API ook compensatie, belastingen en direct deposit worden toegevoegd. KoppelHet zet alleen het standaardloon uit EmpPayCompRecurring erop; W-4-keuzes en bankrekening vult de starter zelf in tijdens de onboarding van Flex.
- Paychex stuurt de uitnodiging naar zakelijke e-mail, dan privé-e-mail, dan zakelijk mobiel. Een Amerikaanse starter heeft in SuccessFactors vóór de eerste werkdag vaak alleen een privéadres in PerEmail. KoppelHet geeft dat adres mee, zodat de uitnodiging iemand bereikt.
- Employee Central geeft standaard alleen de regel die vandaag geldt, terwijl een Amerikaanse hire vaak weken vooruit wordt vastgelegd. KoppelHet vraagt toekomstige regels met fromDate en toDate op, zodat de onboarding in Flex niet pas op de eerste werkdag begint.
- Is het Paychex-account van de klant geblokkeerd, dan geeft de API een 423 terug en kan er toch een workerId zijn aangemaakt, die Paychex ongeldig noemt. KoppelHet bewaart zo'n ID niet bij de SuccessFactors-medewerker en probeert de hire later opnieuw.
- Toegang loopt via een partnerapp van Paychex die de Flex-beheerder van de klant goedkeurt onder Company Settings, Integrated Applications. Pas daarna kan Employee Central-data naar dat Paychex-bedrijf; heeft de organisatie meerdere Amerikaanse entiteiten, dan keurt elk bedrijf de app apart goed.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salariswijzigingen en vertrek ook naar Flex?
Niet in de eerste versie. De publieke Paychex-documentatie die wij lazen beschrijft vooral de onboarding van nieuwe workers. Wijzigingen en vertrek kunnen later als uitbreiding, na een test in de sandbox.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via OData v2: PerPerson, PerPersonal, PerEmail, PerNationalId, EmpEmployment, EmpJob (filter op company en lastModifiedDateTime, met fromDate/toDate) en EmpPayCompRecurring. OAuth 2.0 met SAML bearer assertion.
- Paychex via https://api.paychex.com met OAuth 2.0 client credentials. POST /companies/{companyId}/workers met workerCorrelationId per worker, daarna compensatie op de workerId van de in-progress worker; companyId via de Companies API, klanttoegang via RequestClientAccess met het displayId en goedkeuring door de Flex Admin.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Paychex Flex | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employeeId | Naast de workerId van Paychex bewaard |
PerPersonal.firstName, middleName, lastName | name.givenName, middleName, familyName | |
PerPerson.dateOfBirth | birthDate | |
PerNationalId (country USA) | legalId (legalIdType SSN) | |
EmpEmployment.startDate | currentStatus.effectiveDate | Met statusType IN_PROGRESS en reden PENDING_HIRE |
EmpJob.employeeClass | workerType EMPLOYEE | Contingent workers gaan niet mee |
PerEmail (privé) | communications (EMAIL, PERSONAL) | |
EmpPayCompRecurring (basissalaris) | Standaardloon van de worker (compensation) |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central