Payroll koppeling
SAP SuccessFactors PayFit koppeling: Franse indiensttredingen uit Employee Central als collaborator in PayFit
Een koppeling tussen SAP SuccessFactors en PayFit maakt van een nieuwe medewerker van de Franse rechtspersoon in Employee Central een collaborator met een basiscontract in PayFit, en zet goedgekeurd verlof uit SuccessFactors als afwezigheid op dat contract. Wijzigingen in een lopend contract kan de PayFit-API niet aanpassen; die meldt KoppelHet als taak aan de payrollbeheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central als globaal HR-systeem gebruiken en hun Franse salarissen in PayFit draaien, voeren de Franse instroom twee keer in. Verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd, typt de payrollbeheerder nog eens over, en een verkeerd overgenomen sécurité sociale-nummer komt pas aan het licht bij de eerste DSN.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding vast met de Franse rechtspersoon in de functiegegevens.
- KoppelHet leest persoon, adres, e-mail en nationaal nummer via OData en controleert of het NIR vijftien tekens heeft.
- In PayFit maakt KoppelHet de collaborator aan, daarna het basiscontract, en koppelt de mutuelle die bij de Franse entiteit hoort.
- De payrollbeheerder vult in PayFit werktijd en overige contractgegevens aan.
- Goedgekeurd verlof uit SuccessFactors wordt een gevalideerde afwezigheid; een geannuleerde aanvraag annuleert KoppelHet ook in PayFit.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en PayFit
- Employee Central bewaart functiegegevens met een ingangsdatum en geeft standaard alleen de regel van vandaag terug. Een Franse indiensttreding per volgende maand vraagt KoppelHet daarom met fromDate en toDate op, zodat de collaborator al in PayFit staat voordat de maand van de eerste loonstrook begint.
- PerNationalId kan per persoon nummers uit meerdere landen bevatten. KoppelHet neemt alleen het nummer met land FRA over, omdat PayFit voor Frankrijk precies vijftien tekens verwacht; een Duits of Nederlands nummer wordt nooit als NIR verstuurd.
- Via de API kan PayFit alleen voor Franse bedrijven een contract aanmaken. Dat past bij de selectie op de Franse rechtspersoon in EmpJob; medewerkers van een Spaanse of Britse SuccessFactors-entiteit krijgen in PayFit hooguit een collaborator zonder contract, en dat meldt KoppelHet aan payroll.
- PayFit heeft een apart endpoint om een mutuelle aan een Frans contract te koppelen. KoppelHet zet de verzekering die bij de Franse entiteit hoort direct na het contract, of markeert de medewerker als vrijgesteld als dat in SuccessFactors is vastgelegd.
- Een afwezigheid in PayFit kan niet worden gewijzigd, alleen geannuleerd en opnieuw aangemaakt. Verlengt een medewerker in SuccessFactors zijn verlof, dan annuleert KoppelHet de oude afwezigheid en maakt een nieuwe met de nieuwe einddatum.
- Alleen verlof met de status goedgekeurd in SuccessFactors gaat naar PayFit, want PayFit wil geen aanvragen in afwachting en zet alles uit de API direct op gevalideerd. Een aanvraag die in SuccessFactors nog op PENDING staat, blijft dus buiten PayFit.
- SAP markeert basic authentication voor de SuccessFactors-API's als verouderd. KoppelHet gebruikt OAuth 2.0 met een SAML-assertion, met een technische gebruiker die alleen de Franse rechtspersoon mag lezen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat een salarisverhoging in Employee Central ook naar PayFit?
Niet automatisch. De PayFit-API kan een bestaand contract niet wijzigen. KoppelHet meldt de verhoging met ingangsdatum aan de payrollbeheerder, die hem in PayFit invoert.
Wat als we Employee Central Payroll gebruiken?
Dan heb je PayFit niet nodig voor Frankrijk. Deze koppeling is voor organisaties die de Franse loonverwerking bij PayFit houden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via OData v2: PerPerson, PerPersonal, PerEmail, PerAddressDEFLT, PerNationalId, EmpEmployment en EmpJob (filter op company en lastModifiedDateTime, met fromDate/toDate voor toekomstige regels) en EmployeeTime (filter op approvalStatus APPROVED of CANCELLED). Authenticatie met OAuth 2.0 SAML bearer assertion.
- PayFit via partner-api.payfit.com met een API-key van de klant: POST /companies/{companyId}/collaborators, POST /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/contracts (alleen Frankrijk), PUT /companies/{companyId}/contracts-fr/{contractId}/health-insurance (scope health-insurance:write), POST /companies/{companyId}/absences (time:write) en annuleren met DELETE op de absence. companyId via POST oauth.payfit.com/introspect.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
PerPersonal.firstName, lastName | firstName, lastName | |
PerEmail (type privé) | personalEmail | PayFit vraagt het privéadres, niet het zakelijke |
PerNationalId (country FRA) | socialSecurityNumber | Alleen het Franse nummer, vijftien tekens |
PerAddressDEFLT | personalAddress (streetNumber, addressFirstLine, city, postCode, country) | |
EmpJob.jobTitle | jobTitle (contract) | |
EmpJob.startDate bij een hire-event | startDate (contract) | |
EmployeeTime.timeType | absence type, bijvoorbeeld fr_conges_payes of fr_rtt | Via een vertaaltabel per verloftype |
- PayFit – Create collaborators and contracts
- PayFit API – Update a Health Insurance of an employee's contract
- PayFit – Sync absences
- PayFit – Authentication via API key
- SAP Help – Last modified queries and effective-dated entities
- SAP Help – PerNationalId
- SAP Help – Authentication using OAuth 2.0
- SAP KBA 3288045 – EmployeeTime via OData
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central