SAP SuccessFactors Paylocity koppeling: Amerikaanse medewerkers, loon en vertrek uit Employee Central in Paylocity

Wat de koppeling doet

Organisaties die Employee Central als globaal HR-systeem gebruiken en de Amerikaanse lonen in Paylocity verwerken, houden starters, loonsverhogingen en vertrek in beide systemen bij. Een loonsverhoging met een ingangsdatum in SuccessFactors komt in Paylocity vaak pas een run later binnen, met een nabetaling als gevolg.

1. HR legt in Employee Central een hire, wijziging of beëindiging vast bij een Amerikaanse rechtspersoon.
2. KoppelHet leest de gewijzigde regels via OData en bepaalt de Paylocity-company bij de rechtspersoon.
3. Een starter met alle verplichte velden maakt KoppelHet direct aan; anders gaat hij naar Web Link.
4. Loonwijzigingen gaan als update met de ingangsdatum uit SuccessFactors.
5. Een beëindiging zet de status op T met datum en de Paylocity-reden die bij de event reason hoort.

Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Paylocity

• In Employee Central hoort elke medewerker bij een company, en Paylocity werkt met één Company ID per payrollentiteit. Een organisatie met meerdere Amerikaanse rechtspersonen krijgt daarom een vertaaltabel van SuccessFactors-company naar Paylocity Company ID, en elke aanroep gaat naar die company.
• Een overstap naar een andere Amerikaanse rechtspersoon is in Employee Central een nieuwe functieregel met een andere company. In Paylocity is dat een Copy and Transfer binnen dezelfde company set, waarbij het oude record status XT krijgt. KoppelHet laat die transfer in Paylocity uitvoeren en schrijft daarna alleen naar het actieve record.
• Terugkerende looncomponenten in Employee Central hebben een startDate per regel. Paylocity kent bij een loonwijziging een effectiveDate en een beginCheckDate. KoppelHet vult de startDate uit SuccessFactors als effectiveDate, ook als die in het verleden ligt, en laat beginCheckDate aan payroll.
• Een hireDate kan in Paylocity niet via de API worden gewijzigd. Corrigeert HR in Employee Central de startdatum van een Amerikaanse starter die al in Paylocity staat, dan meldt KoppelHet dat aan payroll om in Paylocity aan te passen.
• Het Employee ID mag in Paylocity maximaal tien tekens hebben, terwijl personIdExternal in SuccessFactors langer kan zijn. KoppelHet bewaart in dat geval een vaste vertaling, zodat een loonwijziging en de beëindiging bij hetzelfde Paylocity-record landen.
• Event reasons voor een beëindiging zijn in Employee Central per klant ingericht, en Paylocity accepteert alleen redenen die in de eigen inrichting staan. KoppelHet legt per event reason de Paylocity-reden vast en meldt een reden zonder tegenhanger, in plaats van de hele beëindiging te laten mislukken.
• Aanmaken en bijwerken mag in Paylocity met maximaal drie aanroepen per seconde. Een herschikking van kostenplaatsen in Employee Central kan honderden regels tegelijk wijzigen; KoppelHet spreidt die updates over de tijd.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Payroll koppeling
• SAP SuccessFactors koppelen
• Paylocity koppelen

→

Ashby → SAP SuccessFactors

Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central

→

Bullhorn → SAP SuccessFactors

Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central

→

Carerix → SAP SuccessFactors

Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central

→

Greenhouse → SAP SuccessFactors

Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central