Verlof, verzuim en uren
SuccessFactors Planday koppeling: medewerkers, maanduren en goedgekeurd verlof uit Employee Central in Planday
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Planday staat elke medewerker uit Employee Central automatisch in het juiste Planday-portaal, in de juiste afdeling en medewerkersgroep en met zijn uren per maand. Verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd, komt in Planday als goedgekeurde afwezigheid, en een vertrek zet de laatste actieve dag in Planday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in SAP SuccessFactors voeren en de horeca, winkels of vestigingen in Planday roosteren, maken elke medewerker per vestiging opnieuw aan. Goedgekeurd verlof uit SuccessFactors ziet de planner niet, en een vertrokken medewerker houdt in Planday zijn toekomstige diensten.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding of functiewijziging vast, met bedrijf, locatie, functie en standaarduren.
- KoppelHet kiest op basis van het bedrijf en de locatie het Planday-portaal en de afdeling, en maakt de medewerker daar aan.
- De functie bepaalt de medewerkersgroep; de weekuren worden uren per maand en een passende contractregel.
- Goedgekeurd verlof uit SuccessFactors wordt in Planday ingediend en direct goedgekeurd. Geannuleerd verlof trekt KoppelHet in Planday weer in.
- Bij een vertrek krijgt Planday de laatste actieve dag, en diensten daarna komen vrij.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Planday
- Planday legt de werkuren van een medewerker vast per maand, terwijl Employee Central standaarduren per week kent. KoppelHet rekent weekuren om naar maanduren en kiest daarnaast een bestaande contractregel van het portaal, omdat een contractregel in Planday via de API alleen kan worden toegewezen, niet aangemaakt.
- Een afwezigheid aanmaken in Planday gaat in drie stappen. Eerst rekent Planday een concept uit met de dagen en de verlofrekening, dan wordt de aanvraag ingediend, en daarna goedgekeurd. Bij die goedkeuring kiest KoppelHet wat er met al geplande diensten gebeurt en of er open diensten voor vervanging komen, volgens wat de vestiging wil.
- Wordt verlof in SuccessFactors geannuleerd nadat het in Planday staat, dan trekt KoppelHet de aanvraag in Planday in. Zonder die stap blijft de medewerker in het rooster vrij staan voor verlof dat niet meer bestaat.
- Planday deactiveert een medewerker op de laatste actieve dag die je meegeeft, en kan diensten na die dag loskoppelen. Vraagt het portaal een reden van uitdiensttreding, dan weigert Planday de deactivering zonder. KoppelHet vertaalt de vertrekreden uit SuccessFactors naar een Planday-reden, zodat het vertrek niet blijft hangen.
- Werkt de organisatie met een Planday-portaal per land of rechtspersoon, dan bepaalt het bedrijf in Employee Central het portaal. Elk portaal geeft apart toestemming aan de koppeling. Gaat een medewerker over naar een ander bedrijf, dan deactiveert KoppelHet hem in het oude portaal en maakt hem aan in het nieuwe, met dezelfde SuccessFactors-ID als salarisnummer.
- Saldi staan in SuccessFactors op tijdrekeningen per verlofsoort. Planday neemt geen vast saldo over, wel een correctie met ingangsdatum en een eigen referentie op een opbouwrekening. KoppelHet boekt alleen het verschil tussen beide saldi en zet de SuccessFactors-rekening in die referentie, zodat een correctie terug te vinden is.
- Planday geeft medewerkers per verzoek in pagina's van hoogstens 50 terug en staat 750 verzoeken per minuut per portaal toe. Bij de eerste vulling vanuit Employee Central vergelijkt KoppelHet eerst alle bestaande Planday-medewerkers op e-mail, zodat wie al handmatig is aangemaakt niet dubbel komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan gewerkte uren uit Planday terug naar SuccessFactors?
Meestal niet; ze gaan per land naar de lokale salarisverwerking via de Payroll API van Planday. Dat kan later als uitbreiding.
Wat als een functie nog geen medewerkersgroep in Planday heeft?
Dan wordt de medewerker niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. Na het aanvullen van de tabel zet de volgende ronde de medewerker.
Krijgt de medewerker een melding van het verlof in Planday?
Standaard niet; SuccessFactors heeft de medewerker al geïnformeerd. Per klant kan dat anders worden ingesteld.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) op lastModifiedDateTime. Entiteiten PerPersonal, PerEmail, EmpJob (company, location, jobCode, standardHours, fte) en EmpEmploymentTermination. Verlof uit EmployeeTime (approvalStatus APPROVED of CANCELLED, timeType, startDate, endDate) en saldi uit EmpTimeAccountBalance.
- Planday via de Open API met OAuth 2.0 per portaal. HR API POST /hr/v1.0/employees (firstName, lastName, departments verplicht; employeeGroups, workHours per maand, contractRulesRuleId, salaryIdentifier), GET /hr/v1.0/employees met modifiedFrom en limit 50, PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId} (date, keepShifts, terminationTypeId). Contractregel via PUT /contractrules/v1.0/employees/{employeeId}.
- Verlof via de Absence API, GET /absence/v1.0/absencerequests/draft, POST /absence/v1.0/absencerequests en PUT /absencerequests/{id}/approve (existingShifts NoAction, Delete of ChangeShiftType; coverShifts DoNotCreate of CreateOpen) of /cancel. Saldi via POST /absence/v1.0/accounts/{accountId}/adjustments (value, effectiveDate, comment, externalReference). Limiet 750 verzoeken per minuut per portaal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
userId / personIdExternal | salaryIdentifier | Het Planday-ID wordt per portaal bij KoppelHet bewaard |
PerPersonal firstName, lastName | firstName, lastName | |
PerEmail (zakelijk) | userName en email | |
EmpJob company | Planday-portaal | Elk portaal geeft apart toestemming |
EmpJob location | departments en primaryDepartmentId | |
EmpJob jobCode | employeeGroups | |
EmpJob standardHours | workHours (per maand) en contractRulesRuleId | |
EmployeeTime (approvalStatus APPROVED) | Absence request, daarna approve | |
EmpTimeAccountBalance | Adjustment op de verlofrekening | |
EmpEmploymentTermination endDate | deactivate met date en terminationTypeId |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central