Payroll koppeling
SAP SuccessFactors Sage Payroll koppeling: Britse mutaties uit Employee Central als bestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Sage Payroll levert de Britse instroom, wijzigingen, looncomponenten en uitstroom uit Employee Central als importbestanden voor Sage 50 Payroll, klaar voor de salarisadministratie. Omdat Sage 50 Payroll geen API heeft, start payroll de import zelf, maar typt niemand Employee Central-gegevens nog over.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central wereldwijd gebruiken en de Britse entiteit in Sage 50 Payroll verlonen, exporteren elke maand een rapport en zetten het met de hand om naar de kolommen van Sage. Bonussen die in SuccessFactors al met een betaaldatum zijn vastgelegd, komen daarbij soms in de verkeerde maand terecht.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding, wijziging, bonus of uitdiensttreding vast voor de Britse rechtspersoon.
- KoppelHet leest de gewijzigde regels via OData, inclusief regels met een toekomstige ingangsdatum.
- KoppelHet zet medewerkers om naar Employee Details en betalingen naar Employee Payments (Hours and Rates), en controleert codes en verplichte kolommen.
- Payroll maakt een back-up en leest de bestanden in via Data Import.
- Regels die Sage afkeurt, komen bij KoppelHet op de verschillenlijst voor HR.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Sage Payroll
- Een OData-vraag aan Employee Central geeft standaard alleen wat vandaag geldt. Een Britse starter of loonsverhoging per de eerste van volgende maand vraagt KoppelHet met fromDate en toDate op, zodat die al in het bestand van de juiste Sage-periode staat.
- Een terugkerende looncomponent heeft in Employee Central een eigen frequentie, zoals per jaar of per maand. Sage 50 Payroll verloont per week, per vier weken of per maand; KoppelHet rekent per component om naar de periode van de Britse payroll en legt per component vast op welke Sage-betaling hij landt.
- Eenmalige betalingen staan in Employee Central als losse regels met een betaaldatum. KoppelHet zet ze in het betalingenbestand van de Sage-periode waarin die datum valt, niet in de periode waarin HR ze invoerde.
- Het Sage-sjabloon voor uren en tarieven werkt alleen op betalingen die al aan de medewerker hangen. Een nieuw soort eenmalige betaling uit SuccessFactors zet KoppelHet daarom op de lijst voor handmatige toewijzing in Sage, voordat hij in een bestand kan.
- PerNationalId bewaart nummers per land. KoppelHet neemt alleen het Britse National Insurance-nummer over; ontbreekt dat bij een starter, dan gaat de starter wel mee en meldt KoppelHet het aan payroll, die het later in Sage aanvult.
- Het RTI Payroll ID is in Sage niet meer te wijzigen zodra de medewerker is ingelezen. KoppelHet stuurt de personIdExternal uit SuccessFactors daarom als Employee Reference en laat het RTI-veld leeg, zodat Sage het zelf aanmaakt.
- Employee Central bevat vaak alle landen van een concern. De technische gebruiker mag in SuccessFactors alleen dienstverbanden van de Britse rechtspersoon lezen, en meldt zich aan met OAuth 2.0 en een SAML-assertion omdat SAP basic authentication als verouderd markeert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als we de cloudversie van Sage Payroll gebruiken?
Deze pagina gaat over Sage 50 Payroll. Voor de cloudversie zoeken we per project uit welke importroute er is.
Gaat een uitdiensttreding automatisch mee?
Ja, als laatste werkdag in het medewerkerbestand. De P45 en de RTI-aangifte blijven bij payroll in Sage.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via OData v2: PerPerson, PerPersonal, PerNationalId, EmpEmployment, EmpJob (filter op company), EmpPayCompRecurring, EmpPayCompNonRecurring en EmpEmploymentTermination, met lastModifiedDateTime en fromDate/toDate. OAuth 2.0 SAML bearer assertion.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details en Employee Payments (Hours and Rates), of Advanced Data Import met een eigen mapping. Automatisch inlezen alleen met de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Employee Reference | Vaste sleutel; RTI Payroll ID blijft leeg |
PerPersonal.firstName, lastName | Forename, Surname | |
PerNationalId (country GBR) | NI Number | |
EmpEmployment.startDate | Start Date | |
EmpPayCompRecurring.paycompvalue en frequency | Regular pay | Omgerekend naar de Sage-periode |
EmpPayCompNonRecurring (payDate, value) | Employee Payments (Hours and Rates) | In de periode van de betaaldatum |
EmpEmploymentTermination.endDate | Leaving Date |
- SAP Help – Last modified queries and effective-dated entities
- SAP Help – PerNationalId
- SAP KBA 2756701 – EmpPayCompNonRecurring via OData
- SAP Help – Authentication using OAuth 2.0
- Sage KB – Information you can import to Sage 50 Payroll
- Sage KB – Data Import option
- Sage KB – An overview of the Sage Developers programme
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central