HR naar ERP

SAP SuccessFactors SAP S/4HANA koppeling: standaardreplicatie van SAP, en wanneer maatwerk nodig is

Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en SAP S/4HANA worden medewerkers en hun organisatorische toewijzing uit Employee Central in S/4HANA workforce persons en zakenpartners, en gaan kostenplaatsen uit S/4HANA terug naar Employee Central. SAP levert daar zelf een standaardreplicatie voor; KoppelHet komt erbij als er een tweede HR-bron naast Employee Central is, als eigen velden mee moeten of als fouten bij de juiste persoon moeten uitkomen.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties met Employee Central en SAP S/4HANA voor financiën en inkoop willen alle medewerkers in S/4HANA hebben voor declaraties en goedkeuringen. Staan medewerkers na een overname nog in een ander HR-systeem, dan helpt de standaardreplicatie niet, want die kent alleen Employee Central.

HR legt in Employee Central een nieuwe medewerker vast, met bedrijf, positie en kostenplaats.
De standaardreplicatie van SAP zet de medewerker in S/4HANA als workforce person en zakenpartner.
Finance maakt kostenplaatsen aan in S/4HANA; die gaan terug naar Employee Central, zodat HR alleen bestaande kostenplaatsen kiest.
KoppelHet leest de status van de replicatie en meldt mislukte medewerkers aan HR, met de reden.
Waar nodig vult KoppelHet aan, bijvoorbeeld met eigen velden of met medewerkers uit een tweede HR-systeem.

Heen: Workforce person en zakenpartner in de rol medewerker · Dienstverband met bedrijfscode · Organisatorische toewijzing en kostenplaats · Kostenplaatsen terug naar Employee Central · Status van de replicatie per medewerker
Terug: Kostenplaatsen uit S/4HANA · Status van de replicatie

Waar je op let bij SAP SuccessFactors en SAP S/4HANA

Stapt een organisatie over van een CSV-upload naar de standaardreplicatie, dan maakt S/4HANA dubbele medewerkers aan als de eerder gebruikte externe ID niet gelijk is aan de Person ID in Employee Central. KoppelHet vergelijkt beide lijsten voor de overstap en levert een overzicht van afwijkingen.
Behalve de ID moeten ook naam, bedrijfscode, rol van de zakenpartner, land en datums van het dienstverband in beide routes gelijk zijn. Wijkt er één af, dan herkent S/4HANA de persoon niet en maakt het een nieuwe aan.
Zodra de standaardreplicatie uit Employee Central actief is, kan niemand meer medewerkers uploaden via de app Manage Workforce. Medewerkers uit een tweede HR-systeem vragen daarom een eigen route, die we per omgeving met SAP afstemmen.
Kostenplaatsen ontstaan in S/4HANA en gaan van daar naar Employee Central. Een kostenplaats die HR in Employee Central zelf aanmaakt, bestaat in S/4HANA niet en laat de replicatie van die medewerker mislukken.
S/4HANA geeft de status van de replicatie terug aan Employee Central. KoppelHet leest die status uit en stuurt HR een melding per mislukte medewerker, zodat niemand in de monitor hoeft te kijken.
Na de replicatie draagt de zakenpartner in S/4HANA rollen en kenmerken die bij de medewerker horen. Haalt finance die bij het opschonen van zakenpartners weg, dan breekt de koppeling met Employee Central. KoppelHet controleert daar periodiek op.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Waarom niet alleen de standaardreplicatie van SAP?

Vaak is die genoeg: alle medewerkers staan in Employee Central en de standaardvelden volstaan. Kies maatwerk als er een tweede HR-bron is, als finance eigen velden nodig heeft of als fouten bij HR moeten uitkomen.

Hebben we SAP Cloud Integration nodig?

Voor de verpakte integraties wel; SAP biedt ze alleen daarop aan. In S/4HANA Cloud Public Edition kan het ook via JB1 of Master Data Integration. Wat KoppelHet ernaast bouwt, draait op het KoppelHet-platform.

Gaan salarisgegevens mee naar S/4HANA?

Niet via deze koppeling. Voor inkoop, declaraties en goedkeuringen zijn dienstverband, bedrijfscode en kostenplaats genoeg. Het loonjournaal is een aparte koppeling.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Standaard: in S/4HANA Cloud Public Edition scope item JB1 of SAP Master Data Integration; elders verpakte integraties op SAP Cloud Integration met mapping in de Business Integration Builder. Lokaal onderhoud in Manage Workforce (F6097) kan alleen als SAP_COM_0001, SAP_COM_0301 en SAP_COM_0575 niet actief zijn.
Bij een overstap moeten PersonExternalID en Person ID/User ID gelijk zijn, net als naam, bedrijfscode, BusinessPartnerRole, land en datums; UserAlias/UserName in hoofdletters. Rollen BUP003, BUP010, BBP005 en BUP011 en de identificatiesoorten HCM001, HCM032 en HCM033 op de zakenpartner niet wijzigen of verwijderen. Replicatie vraagt de rol BR_ADMINISTRATOR_HRINFO.
KoppelHet leest Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), met filters op wijzigingsdatum.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in SAP SuccessFactors	Veld in SAP S/4HANA	Toelichting
`Person ID / User ID (PerPerson, User)`	`PersonExternalID`	Moet gelijk zijn aan eerder geladen medewerkers
`EmpEmployment`	`Dienstverband (work agreement)`
`EmpJob: company`	`Bedrijfscode`
`EmpJob: costCenter (FOCostCenter)`	`Kostenplaats`
`EmpJob: position en department`	`Organisatorische toewijzing`
`Kostenplaats in S/4HANA`	`FOCostCenter`	Terug naar Employee Central
`Replicatiestatus in S/4HANA`	`Data Replication Monitor in Employee Central`

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: SAP SuccessFactors ⇄ SAP S/4HANA · Twee richtingen
Wanneer: HR legt in Employee Central een nieuwe medewerker, wijziging van organisatie of kostenplaats, of een beëindiging vast; finance maakt in S/4HANA een kostenplaats aan
Frequentie: Volgens het schema van de standaardreplicatie; aanvullingen van KoppelHet dagelijks of op een interval dat we per klant afspreken
Wat gaat er over: Workforce person en zakenpartner in de rol medewerker
Dienstverband met bedrijfscode
Organisatorische toewijzing en kostenplaats
Kostenplaatsen terug naar Employee Central
Status van de replicatie per medewerker
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling