ShVerlof, verzuim en uren
SuccessFactors Shiftbase koppeling: medewerkers en contracten uit Employee Central in de planning
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Shiftbase komen medewerkers van de vestigingen die in Shiftbase plannen automatisch uit Employee Central in de planning, met team, contracttype, contracturen en datums. Een urenwijziging of overplaatsing die HR in SuccessFactors vooruit vastlegt, staat als nieuw contract met de juiste startdatum in Shiftbase, zodat plus- en minuren kloppen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SAP SuccessFactors Employee Central hun personeel beheren en lokale vestigingen in Shiftbase laten plannen, maken medewerkers en contracten dubbel aan. Een urenwijziging die in SuccessFactors met terugwerkende kracht wordt verwerkt, zie je in Shiftbase niet terug, dus het plus-minsaldo loopt uit de pas.
- HR legt een indiensttreding of wijziging vast in Employee Central, eventueel met een latere ingangsdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden en jobregels op, inclusief toekomstige regels.
- Alleen medewerkers op locaties die in Shiftbase plannen gaan door.
- In Shiftbase staat de medewerker in het juiste team, met een contract per periode.
- Bij vertrek eindigt het contract op de datum uit SuccessFactors.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Shiftbase
- Shiftbase rekent plus- en minuren uit tegen de contracturen. Een urenwijziging die in SuccessFactors met terugwerkende kracht ingaat, zet KoppelHet als nieuw contract met die ingangsdatum in Shiftbase, zodat het saldo vanaf de juiste week opnieuw klopt.
- Een gewone vraag aan SuccessFactors geeft alleen de jobregel die vandaag geldt. Met een datumbereik komen ook regels van volgende maand mee. KoppelHet vraagt die op, zodat een nieuwe collega of overplaatsing al in Shiftbase staat als de planner vooruit roostert.
- In Shiftbase bepaalt het contracttype of iemand plus-minuren opbouwt en welke toeslagen gelden. SuccessFactors legt dat vast als employee class of contracttype, met codes per land. Een vertaaltabel per code voorkomt dat een oproepkracht als vaste kracht met minuren begint.
- SuccessFactors bevat vaak alle landen van een groep, Shiftbase alleen de vestigingen die er plannen. Shiftbase heeft zelf geen SuccessFactors-koppeling, dus het filter op locatie en bedrijf zit in de koppeling van KoppelHet.
- Persoon, e-mail, dienstverband en jobregel zijn in SuccessFactors losse onderdelen, elk met een eigen wijzigingstijd. KoppelHet voegt de wijzigingen per persoon samen voordat er iets naar Shiftbase gaat, zodat een medewerker niet eerst zonder contract of team in de planning verschijnt.
- Medewerkers loggen met hun e-mailadres in op de Shiftbase-app. KoppelHet neemt het zakelijke adres uit SuccessFactors en niet het privéadres, en meldt een medewerker zonder zakelijk adres in plaats van hem zonder inlog aan te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof uit SuccessFactors ook naar Shiftbase?
Niet in de eerste versie. Goedgekeurd verlof als afwezigheid in Shiftbase kan later als uitbreiding; let op dat afwezigheid in dagen in Shiftbase alleen bij Premium kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), op lastModifiedDateTime voor PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob. Toekomstige regels van effective-dated entiteiten met fromDate en toDate; zonder die parameters alleen de regel van vandaag.
- Shiftbase via de Shiftbase API (JSON) met een API-token uit Settings, App center, Public API, voor medewerkers, contracten en teams. Endpointdetails op developer.shiftbase.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | Medewerkernummer in Shiftbase | |
PerPersonal firstName en lastName | Voornaam en achternaam | |
PerEmail (zakelijk) | E-mailadres | Ook de inlog voor de app |
EmpJob location of department | Team | Via een vertaaltabel |
EmpJob standardHours | Contracturen per week | |
EmpJob employeeClass of contracttype | Contracttype | Bepaalt toeslagen en plus-minuren |
startDate en endDate van de jobregel | Begin- en einddatum van het contract |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central