Lease en mobiliteit
SAP SuccessFactors Shuttel koppeling: medewerkers van Nederlandse legal entities automatisch in Shuttel
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Shuttel staat elke medewerker van een Nederlandse legal entity uit Employee Central automatisch in Shuttel, in de gebruikersgroep die bij zijn regeling hoort en met zijn manager als goedkeurder. Een uitdiensttreding die HR vooruit in SuccessFactors vastlegt, staat direct klaar, zodat de medewerker op zijn laatste werkdag in Shuttel wordt afgemeld.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central als centraal HR-systeem gebruiken en hun Nederlandse collega's met de Shuttel-kaart laten reizen, houden twee lijsten bij: een in SuccessFactors en een in Shuttel. Een collega die met een global assignment naar Nederland komt, ontbreekt in Shuttel, terwijl iemand die al vertrokken is daar nog een actieve kaart heeft.
- HR slaat in Employee Central een nieuwe medewerker op bij een Nederlandse legal entity, ook als de startdatum nog weken weg is.
- KoppelHet leest de wijziging, inclusief records met een ingangsdatum in de toekomst, en bepaalt met een tabel de Shuttel-groep.
- De medewerker staat in Shuttel met user ID, naam, werkmail, groep en manager, en krijgt de uitnodiging voor de app.
- Bij een functiewijziging, langdurig verlof of overstap naar een buitenlandse legal entity gaat de medewerker naar de groep die daarbij hoort, of wordt hij afgemeld.
- Op de laatste werkdag uit de uitdiensttreding meldt KoppelHet de medewerker in Shuttel af.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Shuttel
- Een OData-vraag aan Employee Central geeft standaard alleen het record dat vandaag geldt. Een uitdiensttreding die HR drie weken vooruit invoert, zie je daarmee pas op de dag zelf. KoppelHet vraagt ook toekomstige records op, zodat het afmelden in Shuttel op de laatste werkdag al vastligt.
- Employee Central kan bij een uitdiensttreding naast de einddatum ook een laatste gewerkte dag vastleggen. Ligt die eerder, bijvoorbeeld bij vrijstelling van werk, dan meldt KoppelHet op die dag af in Shuttel, zodat ritten daarna niet meer op de factuur van de werkgever komen.
- Een global assignment geeft een medewerker in Employee Central een tweede dienstverband bij de gastentiteit. Komt iemand tijdelijk naar een Nederlandse legal entity, dan neemt KoppelHet dat tweede dienstverband mee naar Shuttel en meldt het af zodra de assignment eindigt.
- Shuttel noemt SAP SuccessFactors bij de HR- en salarissystemen waarmee het koppelt voor de verwerking van mobiliteitsvergoedingen. Wat die koppeling precies doet, staat niet in de openbare informatie. Deze koppeling regelt wie er in Shuttel staat; de vergoedingen volgen de route die jullie met Shuttel afspreken.
- In Employee Central bepaalt de legal entity op de job information of iemand in Nederland werkt. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van companies met land Nederland door, zodat collega's in andere landen niet in Shuttel komen en hun gegevens SuccessFactors niet verlaten.
- Shuttel werkt met gebruikersgroepen die elk hun eigen vervoersopties en vergoedingen hebben. SuccessFactors kent zo'n groep niet; KoppelHet leidt hem af uit velden als employee class, afdeling of locatie, met een tabel die HR zelf beheert. Een combinatie zonder regel komt op een lijst in plaats van in een standaardgroep.
- Shuttel kan registraties langs de leidinggevende laten goedkeuren. De manager op de job information in Employee Central kan in een ander land zitten en dan niet in Shuttel staan. Voor die gevallen spreken we een Nederlandse goedkeurder af in plaats van een lege goedkeuringsstap.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen medewerkers die tijdelijk naar Nederland komen ook in Shuttel?
Ja, als hun global assignment in Employee Central bij een Nederlandse legal entity is vastgelegd. Ze worden afgemeld zodra de assignment eindigt.
Kunnen de vergoedingen ook terug naar SuccessFactors?
Die horen in het systeem waar het Nederlandse salaris wordt berekend. Draait dat buiten SuccessFactors, dan is dat een aparte koppeling die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion): EmpJob (company, managerId, employeeClass, emplStatus), EmpEmployment (startDate, endDate, lastDateWorked, assignmentClass voor global assignments), PerPersonal en PerEmail. Ophalen met fromDate en toDate=9999-12-31 en daarna filteren op lastModifiedDateTime, zodat toekomstige records meekomen.
- Shuttel publiceert geen openbare API-documentatie; de aansluiting aan de Shuttel-kant spreken we per klant met Shuttel af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Shuttel | Toelichting |
|---|---|---|
userId | Personeelsnummer | Vaste sleutel, blijft gelijk bij herindiensttreding als HR dezelfde persoon gebruikt |
PerPersonal firstName en lastName | Voornaam en achternaam | |
PerEmail (zakelijk) | E-mailadres | Voor de uitnodiging en het inloggen |
EmpJob company | Werkgever | Alleen legal entities met land Nederland |
EmpJob employeeClass, department of location | Gebruikersgroep | Via een tabel die HR beheert |
EmpJob managerId | Leidinggevende | Voor de goedkeuringsstap in Shuttel |
EmpEmployment startDate | Startdatum | |
EmpEmployment endDate of lastDateWorked | Afmelden |
- Shuttel informatiepakket mobiliteitskaart en app
- Shuttel registratiemodule
- SAP Business Accelerator Hub – Employee Central (OData v2)
- SAP Help – Last modified queries and effective-dated entities
- SAP KBA 2920680 – lastModifiedDateTime on effective-dated entities
- SAP Help – EmpEmploymentTermination
- SAP Help – Adding a global assignment
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central