Accounts in applicaties
SAP SuccessFactors Simplicate koppeling: medewerkers van de Nederlandse entiteit in Simplicate
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en Simplicate komt elke medewerker van de Nederlandse entiteit uit SuccessFactors automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster op basis van de standaarduren. Functiewijzigingen en vertrek volgen de ingangsdatum in SuccessFactors, en bij vertrek krijgt de beheerder een seintje om de gebruiker te blokkeren.
Wat de koppeling doet
Wie HR-gegevens centraal in SAP SuccessFactors bijhoudt en in Nederland met Simplicate werkt voor projecten en uren, hoort lokaal vaak pas van een nieuwe collega als die op de eerste dag binnenkomt. HR op het hoofdkantoor kent Simplicate niet.
- HR legt in SuccessFactors een aanname vast bij het Nederlandse bedrijf, met afdeling, manager en standaarduren.
- KoppelHet ziet de aanname al voor de startdatum en zet persoon en medewerker klaar in Simplicate.
- De medewerker krijgt een rooster vanaf de startdatum; de beheerder van Simplicate nodigt hem uit als gebruiker.
- Bij een wijziging van uren, afdeling of manager past KoppelHet Simplicate aan op de ingangsdatum.
- Bij een beëindiging eindigt het rooster op de laatste werkdag en vraagt KoppelHet de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Simplicate
- SuccessFactors bewaart functiegegevens als regels met een ingangsdatum, en op één dag kunnen meerdere regels staan. KoppelHet neemt de laatste regel die op de ingangsdatum geldt, zodat een correctie op dezelfde dag het Simplicate-rooster niet twee keer verandert.
- SuccessFactors heeft een nummer per persoon en een nummer per dienstverband. KoppelHet gebruikt het persoonsnummer als sleutel in Simplicate, zodat een tweede dienstverband of een uitzending geen tweede medewerker met eigen urenhistorie oplevert.
- De manager staat in SuccessFactors met zijn gebruikersnummer, en kan bij een ander bedrijf van het concern werken. Staat die manager niet in Simplicate, dan kiest KoppelHet de eerstvolgende leidinggevende in Nederland of laat het veld leeg, naar keuze van de klant.
- Het concern heeft in SuccessFactors bedrijven in meerdere landen, Simplicate draait alleen voor de Nederlandse organisatie. KoppelHet neemt alleen het Nederlandse bedrijf mee, zodat er geen licenties ontstaan voor collega's in andere landen.
- Een beëindiging staat in SuccessFactors als functieregel met een reden van vertrek, vaak weken vooraf. KoppelHet zet de laatste werkdag als einde van het rooster in Simplicate, zodat de collega tot en met die dag uren schrijft en daarna uit de urenkalender verdwijnt.
- SuccessFactors kent standaarduren per week, Simplicate een rooster per dag. KoppelHet verdeelt de uren volgens een regel die jullie kiezen. Een overgang naar een nieuwe afdeling met dezelfde uren verandert alleen het team, niet het rooster.
- Het koppelaccount mag in SuccessFactors alleen de gegevens lezen die Simplicate nodig heeft. Salaris hoort daar niet bij; het kostprijstarief per medewerker stelt de controller in Simplicate in.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet HR in het hoofdkantoor iets in Simplicate doen?
Nee. HR werkt alleen in SuccessFactors. In Simplicate nodigt de lokale beheerder de nieuwe collega uit als gebruiker.
Schrijft de koppeling iets terug naar SuccessFactors?
Nee. De koppeling leest alleen. Uren en projecten blijven in Simplicate.
Kunnen meer Nederlandse bedrijven van het concern meedoen?
Ja. Werken ze in dezelfde Simplicate-omgeving, dan breiden we het filter uit. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API op lastModifiedDateTime, met OAuth en alleen leesrechten. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob (effective-dated met startDate en seqNumber; company, department, managerId als userId en standardHours).
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst /api/v2/crm/person, dan /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, en /api/v2/hrm/timetable met even_week, start_date en end_date.
- In Simplicate API v2 zijn teams alleen te lezen en is er geen endpoint voor gebruikers. Simplicate belooft minimaal 60 verzoeken per minuut; daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Persoonsnummer, niet het nummer per dienstverband |
PerPersonal firstName, lastName | first_name, family_name_prefix, family_name (persoon) | |
PerEmail (zakelijk) | email (persoon) en werkadres | |
EmpJob managerId | supervisor (medewerker) | Opgezocht via de userId van de manager |
EmpJob department | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
EmpJob standardHours | even_week day_1 … day_7 (rooster) | Verdeeld over de werkdagen volgens een afgesproken regel |
EmpJob startDate | start_date (rooster) | |
Einddatum bij een beëindiging | end_date (rooster) | |
EmpJob company | Wel of niet naar Simplicate | Alleen het Nederlandse bedrijf |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central