HR naar ITSM
SuccessFactors TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets automatisch in TOPdesk
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en TOPdesk staan nieuwe Nederlandse medewerkers uit SuccessFactors als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een nieuwe collega of vertrek zet een melding of wijziging klaar voor IT, gebouwbeheer en wagenpark, zonder mail van HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in SAP SuccessFactors Employee Central beheren en in Nederland TOPdesk gebruiken voor IT, gebouwbeheer en wagenpark, voeren nieuwe collega's in op basis van een mail van HR. Een functiewissel in Employee Central komt in TOPdesk nooit aan.
- Nieuwe afdelingen en locaties uit SuccessFactors staan eerst in TOPdesk.
- HR neemt een nieuwe Nederlandse medewerker aan in SuccessFactors.
- De medewerker staat daarna als persoon in TOPdesk, met functie, afdeling, vestiging, kostenplaats en leidinggevende zoals ze vandaag gelden.
- De servicedesk ziet een onboardingwijziging op basis van jullie TOPdesk-sjabloon; bij vertrek een offboardingwijziging met de laatste werkdag.
- Na de einddatum wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en TOPdesk
- Omdat EmpJob met ingangsdata werkt, ziet KoppelHet een aanname met een toekomstige startDate al voordat die ingaat. De onboardingmelding komt standaard vier weken vooraf, terwijl de persoon in TOPdesk pas vanaf de startdatum gegevens van vandaag krijgt.
- Een vertrek staat in SuccessFactors als EmpJob-regel met een event reason voor beëindiging. KoppelHet maakt daarvan een week vooraf een offboardingmelding en archiveert de persoon na de einddatum.
- Gebouwbeheer en wagenpark hebben in TOPdesk vaak een eigen behandelaarsgroep. Uit één indiensttreding ontstaat dan een wijziging met activiteiten per groep, in plaats van drie losse meldingen.
- SuccessFactors bewaart functiegegevens als historie met ingangsdata. KoppelHet neemt de regel die vandaag geldt, niet de laatst ingevoerde, zodat een wijziging per volgende maand nog niet in TOPdesk staat.
- SuccessFactors heeft een nummer per persoon en een nummer per dienstverband. Voor TOPdesk gebruiken we het persoonsnummer, zodat een tweede dienstverband geen tweede persoon oplevert.
- De leidinggevende staat in SuccessFactors met zijn eigen gebruikersnummer. KoppelHet zoekt die eerst op in TOPdesk; staat hij er nog niet, dan komt hij er eerst als persoon in.
- Een concern heeft in SuccessFactors vaak bedrijven in meerdere landen. KoppelHet neemt alleen het Nederlandse bedrijf mee, zodat medewerkers uit andere landen buiten TOPdesk blijven.
- Locaties in SuccessFactors passen goed op vestigingen in TOPdesk, omdat beide een adres hebben. Een nieuwe locatie wordt eerst een vestiging voordat er personen aan worden gekoppeld.
- De koppeling mag in SuccessFactors alleen de gegevens lezen die TOPdesk nodig heeft. Salaris en persoonlijke gegevens zoals nationaliteit horen daar niet bij.
- TOPdesk staat 20 tekens toe in het personeelsnummer. Gebruikt SuccessFactors een langer nummer, dan zetten we het in een vrij veld bij de persoon.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startDate een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, met activiteiten voor IT, gebouwbeheer en wagenpark, en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding.
Kan het ook direct bij elke wijziging in SuccessFactors?
Dat kunnen we per klant onderzoeken. Standaard halen we de wijzigingen op vaste momenten op, omdat we zo ook wijzigingen met terugwerkende kracht oppakken.
Werkt dit ook als we SAP ERP gebruiken voor kostenplaatsen?
Ja. SuccessFactors kent de kostenplaats die ook in ERP bestaat. KoppelHet zet die in TOPdesk, zodat facilitaire kosten op de juiste plek terechtkomen.
Wat gebeurt er bij een overplaatsing naar het buitenland?
Zodra de medewerker niet meer bij het Nederlandse bedrijf hoort, behandelt de koppeling dat als vertrek en archiveert de persoon in TOPdesk.
Worden gearchiveerde personen ooit weer actief?
Ja, als iemand terugkomt. KoppelHet haalt de persoon dan uit het archief op basis van het persoonsnummer.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API op lastModifiedDateTime, met OAuth en alleen leesrechten. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob (effective-dated met startDate en seqNumber; department, location, costCenter, managerId als userId), plus FODepartment en FOLocation.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files en Change). Afdelingen en vestigingen krijgen de SuccessFactors-code als externe link; personIdExternal gaat naar employeeNumber (maximaal 20 tekens).
- SuccessFactors Intelligent Services als alternatief voor periodiek ophalen is per klant te onderzoeken.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employeeNumber | |
Voornaam (PerPersonal) | firstName | |
Achternaam (PerPersonal) | surName | |
Zakelijk e-mailadres (PerEmail) | email | |
Functietitel (EmpJob) | jobTitle | |
EmpJob.department | department | |
EmpJob.location | branch | |
EmpJob.costCenter | budgetHolder | |
EmpJob.managerId | manager | managerId is een userId en wordt vertaald naar de persoon van de manager |
Startdatum dienstverband (EmpEmployment) | hireDate (contract) | |
Einddatum dienstverband (EmpEmployment) | employmentTerminationDate (contract) | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
startDate van de EmpJob-regel | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central