Verlof, verzuim en uren
SuccessFactors UKG Dimensions koppeling: medewerkers, leidinggevenden en goedgekeurd verlof uit Employee Central in UKG
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en UKG Dimensions staat elke medewerker uit Employee Central automatisch in UKG, met zijn functie in de organisatiestructuur, zijn leidinggevende, tijdzone en loonregel. Verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd, komt in UKG als paycode edit die het geplande werk vervangt, en de saldi per verlofsoort worden in UKG bijgewerkt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in SAP SuccessFactors voeren en planning en tijdregistratie in UKG Dimensions doen, onderhouden medewerkers, leidinggevenden en verlof in twee systemen. Een nieuwe manager kan in UKG zijn team niet goedkeuren tot iemand hem daar koppelt, en goedgekeurd verlof staat niet op de tijdkaart.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding of wijziging vast, met locatie, functie, leidinggevende en standaarduren.
- KoppelHet zet nieuwe leidinggevenden eerst in UKG en daarna de medewerkers die onder hen vallen.
- Elke medewerker krijgt in UKG een functie in de organisatiestructuur, een tijdzone, een loonregel en de licenties die bij zijn rol horen.
- Goedgekeurd verlof uit SuccessFactors gaat als paycode edit naar UKG, met de hoeveelheid uit het rooster van die dag.
- Dagelijks zet KoppelHet de saldi per verlofsoort uit SuccessFactors op de accrual codes in UKG.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en UKG Dimensions
- UKG koppelt een medewerker alleen aan een leidinggevende die al bestaat, of die eerder in hetzelfde verzoek staat. Bij de eerste vulling en bij een nieuwe manager met nieuwe teamleden zet KoppelHet de leidinggevenden daarom vooraan, zodat de goedkeuring van tijdkaarten vanaf de eerste dag bij de juiste persoon ligt.
- In UKG hangt een medewerker aan een pad in de organisatiestructuur dat moet eindigen in een functie die daar al bestaat. Employee Central kent locatie en functiecode los van elkaar. KoppelHet bouwt het pad uit die twee via een tabel en meldt een combinatie die in UKG nog niet bestaat, in plaats van de medewerker onder een verkeerde functie te hangen.
- UKG werkt met een eindtijd van 1 januari 3000 voor regels zonder einde. KoppelHet zet een functie- of dienstverbandregel zonder einddatum uit Employee Central op die datum, zodat UKG geen regel weigert of onbedoeld laat aflopen.
- Verlof komt in UKG als paycode edit die gepland werk vervangt. UKG kan de hoeveelheid zelf uit het rooster halen, ook voor de eerste of tweede helft van een dag. KoppelHet laat UKG de uren van een hele of halve verlofdag uit het rooster bepalen, zodat een verlofdag niet acht uur telt voor iemand die die dag zes uur ingeroosterd stond.
- SuccessFactors houdt saldi bij op een tijdrekening per verlofsoort. UKG neemt saldo-updates per accrual code aan met een ingangsdatum. KoppelHet koppelt elke tijdrekening aan een accrual code en zet het saldo met de datum van die dag, zodat medewerkers in UKG bij het aanvragen van verlof hetzelfde saldo zien als in SuccessFactors.
- UKG regelt per persoon met licenties of iemand gepland wordt, uren registreert of afwezigheid boekt. Employee Central kent per medewerker een medewerkersklasse. KoppelHet bepaalt de licenties uit die klasse, zodat een kantoormedewerker zonder tijdregistratie geen licentie gebruikt die alleen roostermedewerkers nodig hebben.
- Employee Central kan een medewerker in een ander land laten werken dan zijn bedrijf. UKG rekent elke tijdkaart in de tijdzone van de persoon. KoppelHet zet de tijdzone van de locatie uit Employee Central, zodat diensten en verlof van een collega in een andere tijdzone op het juiste uur staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de uren uit UKG naar SuccessFactors?
Niet in deze koppeling. Uren gaan meestal per land van UKG naar de salarisverwerking; dat kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met geannuleerd verlof?
KoppelHet verwijdert de paycode edit in UKG, zodat het geplande werk terugkomt op de tijdkaart.
Kunnen medewerkers verlof in UKG aanvragen?
Dat kan, maar dan staat het niet in SuccessFactors. We kiezen één plek; bij SuccessFactors als leidend systeem is dat SuccessFactors.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) op lastModifiedDateTime. Entiteiten PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob (location, jobCode, managerId, employeeClass, standardHours) en EmpEmploymentTermination; verlof uit EmployeeTime (approvalStatus, timeType, startDate, endDate) en saldi uit EmpTimeAccountBalance.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API. Personen met POST /v1/commons/persons of /v1/commons/persons/multi_create (managers vooraan), met personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, timeZoneName, supervisorPersonNumber en personLicenseTypes; datums tussen 1900-01-01 en 3000-01-01.
- Verlof via POST /v1/timekeeping/pay_code_edits/import (employee, paycode, applyDate, durationInHours of durationInDays, scheduleAmountType zoals FULL_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE, FIRST_HALF_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE en SECOND_HALF_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE). Saldi via POST /v1/timekeeping/accruals/updates (employee, accrualCode, amount, amountType, effectiveDate).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
userId / personIdExternal | personNumber | |
PerPersonal firstName, lastName | firstName, lastName, fullName | |
EmpJob location en jobCode | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel; het pad moet een functie in de UKG-structuur zijn |
EmpJob managerId | supervisorPersonNumber | |
Tijdzone van de locatie | timeZoneName | |
EmpJob employeeClass en payGrade | payRuleName en personLicenseTypes | Via een tabel per land |
EmpJob startDate en einddatum | employmentStatusList met effectiveDate en expirationDate | Open einde wordt 3000-01-01 |
EmployeeTime (approvalStatus APPROVED) | Paycode edit met applyDate en scheduleAmountType | |
EmpTimeAccountBalance | Accrual update met accrualCode en effectiveDate |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central