VSVerzuimmelding (SIVI)
SAP SuccessFactors koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: verzuim per polis uit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurd verzuim van medewerkers van de Nederlandse company automatisch uit Employee Central naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Elke melding komt binnen onder het loonheffingennummer waarop de polis loopt, en een verschoven datum in SuccessFactors gaat als correctie met de oude waarden erbij.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SAP SuccessFactors Employee Central die het verzuimrisico van hun Nederlandse medewerkers bij een verzuimverzekeraar hebben verzekerd, geven ziekte en herstel vaak nog met de hand door aan die verzekeraar. Een gemiste of late herstelmelding betekent dat de verzekeraar met verkeerde dagen rekent.
- Bij de start leggen we per Nederlandse company in SuccessFactors vast onder welk loonheffingennummer de polis bij de verzekeraar loopt.
- Ziekte wordt in SuccessFactors gemeld en goedgekeurd zoals nu; KoppelHet neemt alleen goedgekeurde afwezigheid mee.
- Per periode gaan nieuwe meldingen, wijzigingen, correcties en vervallen meldingen samen in één bericht naar de verzekeraar.
- Bij terugkeer krijgt de verzekeraar de hersteldatum en wordt het verzuim afgesloten.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- De verzekeraar herkent de werkgever aan het loonheffingennummer van de eenheid die de polis heeft. In SuccessFactors hoort een medewerker bij een company, en dat nummer staat daar niet standaard bij. KoppelHet houdt per Nederlandse company bij onder welke polis die valt.
- Een leave of absence in SuccessFactors heeft een werkelijke terugkeerdatum die een dag na de einddatum ligt. Dat is de eerste dag waarop weer gewerkt had kunnen worden, en die vraagt de verzekeraar als hersteldatum. De koppeling neemt haar zonder omrekening over.
- Zwangerschaps- en bevallingsverlof staat in SuccessFactors meestal als een eigen leave of absence. Het bericht aan de verzekeraar kent daarvoor WAZO-codes. Per time type leggen we vast welke code erbij hoort, zodat zwangerschapsverlof bij de verzekeraar niet als gewone ziekte binnenkomt.
- Wordt in SuccessFactors een tijdelijk contract beëindigd terwijl de medewerker ziek is, dan blijft het verzuim voor de verzekeraar doorlopen. De standaard vraagt uitdrukkelijk om iemand niet hersteld te melden op de einddatum van het contract, dus de termination in SuccessFactors sluit niets af.
- Of een verzuim door een arbeidsongeval of een verkeersongeval met regres komt, bepaalt wie de kosten draagt. SuccessFactors heeft daar geen vaste keuze voor. We voegen een veld toe aan het ziekte-time type, en de koppeling zet dat om naar de oorzaakcode van het bericht.
- Schuift HR in SuccessFactors de begindatum van een al gemeld verzuim, dan stuurt KoppelHet een correctie met de vorige eerste verzuimdag en het vorige verzuimnummer. Een afwezigheid die achteraf wordt ingetrokken, gaat als vervallen naar de verzekeraar.
- Met concurrent employment heeft iemand in SuccessFactors meerdere users. De verzekeraar wil binnen één werkgever één werknemernummer, ook bij meerdere dienstverbanden. Het persoonsnummer gaat daarom als werknemer mee en elke user als apart dienstverband.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we ook een koppeling met de arbodienst nodig?
Vaak wel; dat is een apart SIVI-bericht. Beide kunnen uit dezelfde afwezigheid in SuccessFactors komen.
Wat als we meerdere Nederlandse companies onder één polis hebben?
Dan gaan ze allemaal onder het loonheffingennummer van de eenheid die de polis heeft. Dat leggen we bij de start per company vast.
Gaat er een diagnose naar de verzekeraar?
Nee. Alleen datums, percentages, een oorzaakcode en zo nodig een WAZO-code.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), gefilterd op lastModifiedDateTime en de Nederlandse companies. Afwezigheid uit EmployeeTime (timeType, approvalStatus, startDate, endDate, loaActualReturnDate); dienstverbanden uit EmpEmployment en EmpJob (company, standardHours) met fromDate en toDate.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie. Oorzaakcodes 10 arbeidsongeval, 11 verkeersongeval met regres en 99 overige; WAZO-codes 01, 02 en 03. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Company (FOCompany) van EmpJob | Werkgever: loonheffingennummer | Via een tabel per company |
personIdExternal | Identificatie werknemer | |
userId (EmpEmployment) | Identificatie dienstverband | |
EmployeeTime.startDate | Datum eerste verzuimdag | |
loaActualReturnDate | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Afwezige uren ten opzichte van EmpJob.standardHours | Percentage verzuim | |
Time type voor zwangerschap of bevalling | WAZO-code | Per time type vastgelegd |
Extra veld bij het time type | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central