HR naar ERP
SAP SuccessFactors Visma.net ERP koppeling: werknemers uit Employee Central in Visma.net voor uren en declaraties
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Visma.net ERP komt elke medewerker van een entiteit in Employee Central die in Visma.net boekt automatisch als werknemer in Visma.net, met afdeling, vestiging, werknemersklasse en kalender. Wijzigingen met een latere ingangsdatum gaan op die dag door, en een vertrekker wordt na zijn laatste werkdag inactief in plaats van verwijderd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de groep in SAP SuccessFactors beheren en financiën, projecturen en declaraties in Visma.net ERP doen, maken iedere werknemer daar met de hand aan. Wie van afdeling wisselt, declareert nog weken op de oude afdeling, en een vertrekker blijft actief tot finance het merkt.
- HR slaat in Employee Central een indiensttreding of wijziging op voor een entiteit die in Visma.net boekt.
- KoppelHet haalt de gewijzigde functie- en persoonsgegevens op, ook die met een latere ingangsdatum.
- Een nieuwe medewerker wordt een werknemer in Visma.net, op status in de wacht tot zijn startdatum.
- Een wijziging gaat op de ingangsdatum door; KoppelHet leest de werknemer vlak ervoor en stuurt alleen wat anders is.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de werknemer op inactief.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Visma.net ERP
- Visma.net weigert een nieuwe werknemer zonder afdeling, werknemersklasse, vestiging, kalender en contactgegevens met achternaam en e-mail. Employee Central kent zelf een werknemersklasse en een werkschema in de functiegegevens. KoppelHet vertaalt die met een tabel die finance vastlegt naar de klasse en kalender in Visma.net.
- Een nieuwe medewerker heeft in Employee Central vaak nog geen zakelijk e-mailadres tot IT het account aanmaakt. Visma.net vraagt het e-mailadres verplicht. KoppelHet wacht met aanmaken tot het zakelijke adres in SuccessFactors staat, en meldt een indiensttreding die vlak voor de startdatum nog geen adres heeft.
- In Visma.net heeft een werknemer geen ingangsdatum of historie. Employee Central bewaart elke functiewijziging met een begindatum. KoppelHet vraagt ook de records met een latere ingangsdatum op en voert ze in Visma.net door op de dag dat ze gaan gelden, zodat declaraties tot die dag op de oude afdeling blijven.
- Vestigingen zijn in de API van Visma.net alleen te lezen, afdelingen kunnen wel worden aangemaakt, met een kostenrekening en subrekening. KoppelHet koppelt elke Employee Central-company aan een bestaande vestiging, en maakt een ontbrekende afdeling alleen aan als finance de rekeningen ervoor heeft vastgelegd.
- Visma.net beschermt een werknemer met een versiekenmerk en weigert een wijziging op een oude versie. KoppelHet leest de werknemer vlak voor de wijziging opnieuw en stuurt het kenmerk mee, zodat een aanpassing die finance zelf in Visma.net deed niet wordt overschreven met oude Employee Central-gegevens.
- Bij een herindiensttreding krijgt een medewerker in Employee Central een nieuw dienstverband onder dezelfde persoon. KoppelHet gebruikt de persoons-id als werknemernummer in Visma.net, zodat de oud-medewerker weer actief wordt met zijn eerdere declaraties, in plaats van een tweede werknemer.
- Bij de eerste vulling gaan alle bestaande medewerkers in één keer naar Visma.net. Visma.net kan een aanvraag in de wachtrij zetten en later afhandelen. KoppelHet gebruikt dat voor de eerste vulling en volgt de status per aanvraag, zodat de dagelijkse ronde niet op een grote lading wacht.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarissen mee naar Visma.net?
Nee. Visma.net krijgt alleen wat nodig is voor uren, projecten en declaraties. Kostprijzen beheert finance zelf.
Wie keurt declaraties goed?
Dat regelt Visma.net met werkgroepen. De Service API levert in het werknemermodel geen leidinggevende, dus die blijft in Visma.net. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion. EmpEmployment (personIdExternal, startDate), EmpJob (company, department, employeeClass, workscheduleCode, startDate) met fromDate en toDate voor toekomstige records, PerPersonal, PerEmail (emailType, isPrimary) en EmpEmploymentTermination (endDate). Filter op lastModifiedDateTime, met vergelijking met de vorige stand.
- Visma.net ERP via de Service API met Visma Connect (OAuth 2.0 client credentials, per tenant). POST /v1/employee (verplicht employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar en contact met lastName en email), PUT /v1/employee/{employeeCd} met If-Match, status Active, Hold, HoldPayments, Inactive of OneTime. Vestigingen via GET /v1/branch (alleen lezen); afdelingen via POST /v1/department (departmentId, description, expenseAccount, expenseSubaccount). Header erp-api-background voor verwerking in de wachtrij (202 Accepted). GET /v1/employee met verplichte paginering.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
EmpEmployment.personIdExternal | employeeCd | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
PerPersonal.firstName en lastName | contact.firstName en lastName | |
PerEmail (zakelijk) | contact.email | Verplicht in Visma.net |
EmpJob.company | branch | Via een tabel; vestigingen bestaan al in Visma.net |
EmpJob.department | department | |
EmpJob.employeeClass | employeeClass | Via een tabel die finance vastlegt |
EmpJob.workscheduleCode | calendar | Via een tabel |
EmpEmployment.startDate en EmpEmploymentTermination.endDate | status (On hold, Active, Inactive) |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central