Payroll koppeling
SuccessFactors YouForce koppeling: indiensttreding en contractwijziging zonder overtypen
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Visma Raet YouForce start elke nieuwe Nederlandse medewerker en elke contractwijziging uit SuccessFactors automatisch als aanvraag in YouForce, met de gegevens al ingevuld. HR in Nederland controleert en vult alleen nog aan, en een wijziging in uren of functie komt niet meer pas bij de loonstrook aan het licht.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met SAP SuccessFactors Employee Central als centraal HR-systeem en Visma Raet YouForce voor de Nederlandse verloning leggen elke indiensttreding twee keer vast, eerst in Employee Central en daarna in YouForce. Wijzigingen in uren of functie komen soms pas bij de loonstrook aan het licht.
- Het shared service center legt een nieuwe Nederlandse medewerker vast in SuccessFactors.
- KoppelHet haalt de medewerker op, met de functiegegevens die op de ingangsdatum gelden.
- KoppelHet kijkt of de persoon al in YouForce bekend is. Een nieuwe persoon wordt een indiensttreding, een oud-medewerker een herintreding en een huidige medewerker een contractwijziging.
- In YouForce staat een aanvraag klaar. Wordt die afgewezen, dan staat de reden in het KoppelHet platform.
- HR in Nederland rondt de aanvraag af en vult cao-schaal en trede aan. Een uitdiensttreding komt als melding in het platform voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Visma Raet YouForce
- YouForce laat nieuwe medewerkers en contractwijzigingen niet rechtstreeks binnenkomen. Elke wijziging start een aanvraag die HR in YouForce afrondt.
- SuccessFactors levert vaak meerdere wijzigingen tegelijk, zoals een functiewissel en een urenwijziging op verschillende data. KoppelHet stuurt ze als aparte contractwijzigingen, elk met de eigen ingangsdatum.
- YouForce kan controleren of iemand al een personeelsnummer heeft. Zo wordt een oud-medewerker die via SuccessFactors terugkomt een herintreding en geen dubbele persoon.
- Een uitdiensttreding kan niet automatisch in YouForce worden gezet. KoppelHet maakt er een melding van in het platform, zodat de salarisadministratie de uitdiensttreding in YouForce verwerkt.
- Functies en afdelingen moeten in YouForce bestaan voordat de aanvraag start. KoppelHet haalt de geldige codes uit YouForce en houdt de vertaaltabel daarmee actueel.
- In SuccessFactors kan iemand identificatienummers uit meerdere landen hebben. KoppelHet stuurt alleen het Nederlandse nummer als BSN naar YouForce.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct in YouForce schrijven?
YouForce biedt daar geen mogelijkheid voor. De aanvraag met workflow is de route die Visma ervoor heeft, en HR houdt zo de controle over wat in de salarisadministratie komt.
Wat moeten we in SuccessFactors regelen?
Een koppelgebruiker die de gegevens van de Nederlandse medewerkers mag lezen. Meer niet.
Wat als een aanvraag in YouForce blijft hangen?
KoppelHet volgt elke aanvraag. Staat die te lang open of is die afgewezen, dan zie je dat in het platform met de melding uit YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API met OAuth 2.0 op lastModifiedDateTime (EmpEmployment, EmpJob met standardHours, jobCode en department; PerNationalId met country NLD). Technische gebruiker met leesrechten op de Nederlandse legal entity.
- YouForce wordt aangesproken via de Youforce Recruitment API (hire, rehire en contract adjustment, elk als self-service workflow; asynchrone verwerking met statuscontrole). De Recruitment API kent geen uitdiensttreding. personIdExternal gaat als extern nummer mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Extern nummer in YouForce | Sleutel om latere wijzigingen aan dezelfde persoon te koppelen |
PerPersonal.firstName, lastName | Voornamen, voorvoegsel, achternaam | |
PerNationalId.nationalId (country NLD) | BSN | |
EmpEmployment.startDate | Datum in dienst | |
EmpJob.standardHours | Uren per week | |
EmpJob.jobCode | Functie | Via een vertaaltabel naar bestaande YouForce-functies |
EmpJob.department | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel |
Employee class of contracttype | Soort arbeidsrelatie en soort contract | Naar de codes die YouForce kent |
EmpEmployment.endDate | Melding uitdiensttreding | Geen schrijfactie, zie specifieke punten |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central