Accounts in applicaties
SAP SuccessFactors Zenya koppeling: Zenya-gebruikers met afdeling, functie en manager uit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Zenya krijgt elke nieuwe medewerker uit Employee Central op tijd een Zenya-gebruiker, met organisatie-eenheid, functie en manager, zodat verplichte protocollen vanaf de eerste dag bij hem liggen. Bij uitdiensttreding in SuccessFactors zet de koppeling de gebruiker in Zenya op inactief, terwijl verlof de gebruiker actief laat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central als HR-bron gebruiken en Zenya voor protocollen, meldingen en risico's, beheren de Zenya-gebruikers vaak met de hand of alleen via Entra ID. Afdelingen en functies in Zenya lopen dan achter op SuccessFactors, en leesopdrachten komen bij de verkeerde teams terecht.
- Applicatiebeheer legt vast welke afdelingen bij welke Zenya-eenheden horen en welke jobcodes bij welke functies.
- KoppelHet leest nieuwe en gewijzigde medewerkers uit Employee Central, ook als hun startdatum nog moet komen.
- Een nieuwe medewerker wordt Zenya-gebruiker met eenheid, functie en manager, kort voor de startdatum.
- Bij een overplaatsing of nieuwe manager past KoppelHet de gebruiker aan op de ingangsdatum.
- Na beëindiging zet KoppelHet de gebruiker op inactief; documenten en meldingen blijven bestaan.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Zenya
- SuccessFactors kent naast actief en beëindigd ook statussen voor betaald en onbetaald verlof. Een medewerker met langdurig verlof blijft in Zenya actief, zodat hij bij terugkeer zijn leesopdrachten en meldingen nog heeft. Alleen de status beëindigd maakt de Zenya-gebruiker inactief.
- Voor de startdatum geeft SuccessFactors van een nieuwe medewerker standaard maar weinig gegevens terug, zoals naam, bedrijf en startdatum. KoppelHet vraagt die medewerker daarom op met de startdatum als peildatum, zodat afdeling, jobcode en manager al bekend zijn als de Zenya-gebruiker wordt klaargezet.
- Bij gelijktijdige dienstverbanden heeft één persoon in SuccessFactors twee standaarddienstverbanden, elk met een eigen afdeling. Een Zenya-gebruiker kan aan meer organisatie-eenheden hangen maar heeft één functie. KoppelHet zet beide afdelingen als eenheid en neemt de functie van het hoofddienstverband.
- Een uitzending naar het buitenland levert in SuccessFactors een extra dienstverband op met een eigen gebruikersnummer. KoppelHet blijft de Zenya-gebruiker baseren op het thuisdienstverband, zodat de uitgezonden collega niet als tweede gebruiker opduikt en niet uit zijn Nederlandse eenheid verdwijnt.
- De manager staat in SuccessFactors als gebruikersnummer, terwijl Zenya de manager als Zenya-gebruiker vraagt. KoppelHet vertaalt het gebruikersnummer naar het persoonsnummer, zoekt daarmee de Zenya-gebruiker op via het externe ID en maakt een ontbrekende manager eerst zelf aan.
- Zenya-eenheden hebben een eigen extern ID. KoppelHet zet daar de code van de SuccessFactors-afdeling in, zodat een afdeling die in SuccessFactors een andere naam krijgt, aan dezelfde eenheid in Zenya gekoppeld blijft.
- Bij een herindiensttreding kan SuccessFactors het bestaande persoonsprofiel hergebruiken met een nieuw dienstverband. Het persoonsnummer blijft dan gelijk, en KoppelHet zet de oude, inactieve Zenya-gebruiker weer actief in plaats van een nieuwe aan te maken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling functies en eenheden aan in Zenya?
Nee. Applicatiebeheer houdt de structuur in Zenya. Een nieuwe afdeling of jobcode zonder plek in Zenya komt op een lijst.
Gaan ook medewerkers uit andere landen mee?
Alleen de bedrijven die jullie aanwijzen. Zenya-gebruikers zonder SuccessFactors-nummer, zoals groepsaccounts, blijven ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API v2 met OAuth 2.0 en alleen leesrechten. PerPerson met lastModifiedDateTime en asOfDate op de startdatum voor nieuwe medewerkers; expand op personalInfoNav, emailNav, employmentNav/userNav en employmentNav/jobInfoNav met emplStatusNav (externalCode A, U, P, T) en departmentNav. assignmentClass ST of GA onderscheidt thuis- en uitzenddienstverband.
- Naar Zenya schrijven we via de Zenya REST API v5 (token via POST /tokens met api_key en username). POST /users met login_code en name verplicht, plus email_address, external_id (maximaal 255 tekens), position_id, manager_id en organization_unit_ids; PATCH /users/{user_id} voor wijzigingen en active = false bij vertrek. GET /users met external_ids, GET /organization_units en GET /positions voor de ID's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | external_id | |
Zakelijk e-mailadres (PerEmail) | login_code en email_address | Of de gebruikersnaam die SSO verwacht |
Voornaam en achternaam (PerPersonal) | name | |
department (EmpJob) | organization_unit_ids | Opgezocht op external_id van de Zenya-eenheid |
jobCode of positie (EmpJob) | position_id | Via de vertaaltabel; functie moet in Zenya bestaan |
managerId (userId van de manager) | manager_id | Via personIdExternal van de manager |
emplStatus (EmpJob) | active |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central