Payroll koppeling
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
Een koppeling tussen Simployer en ADP iHCM zet salariswijzigingen, bonussen en de einddatum van Nederlandse dienstverbanden uit Simployer One door naar de Nederlandse payroll in ADP iHCM. Payroll typt die wijzigingen dan niet meer over; een nieuwe medewerker eerst aanmaken in ADP blijft een taak van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Simployer One als HR-systeem gebruiken voor Scandinavische en Nederlandse vestigingen, en de Nederlandse lonen in ADP iHCM laten draaien, mailen payroll elke maand de nieuwe salarissen en bonussen. Simployer heeft zelf een export naar Visma Nmbrs, maar niet naar ADP, dus het overtypen blijft.
- HR legt in Simployer One een nieuwe compensation, een bonus of een einddatum vast.
- KoppelHet leest elk uur de gewijzigde records en houdt alleen employments met land Nederland over.
- Een nieuwe compensation gaat als salariswijziging naar ADP; een bonus als variabele regel in de periode van de uitbetaaldatum.
- Een einddatum op het employment start de beëindiging in ADP.
- Afwijkingen en weigeringen staan in een overzicht voor payroll.
Waar je op let bij Simployer en ADP iHCM
- Simployer One legt bij een compensation zowel het bedrag in de valuta van de medewerker als een basisbedrag met wisselkoers vast. KoppelHet stuurt alleen een bedrag waarvan de valuta EUR is naar ADP iHCM NL, en meldt een salaris in Noorse of Zweedse kronen aan payroll in plaats van zelf om te rekenen.
- De uitbetaalperiode van een compensation in Simployer loopt van per uur tot per jaar. ADP verwacht een salariscode en een bedrag per periode. KoppelHet vertaalt de uitbetaalperiode naar de salariscode, en rekent een jaarsalaris om naar de periode van de ADP-paygroup.
- Een bonus staat in Simployer als los record met een naam, een bedrag en een uitbetaaldatum. KoppelHet zoekt de ADP-salarisperiode waarin die datum valt en geeft de exacte begin- en einddatum mee, omdat ADP de regel anders niet aan een run koppelt.
- Aanvullende beloning in Simployer heeft een eigen salariscode, een ingangsdatum en soms een einddatum: een vaste toeslag die doorloopt. De Pay Data Input-API van ADP neemt alleen variabele gegevens aan. KoppelHet zet zo'n toeslag in de eerste versie op de lijst voor payroll; via de aparte ADP-API kan later als uitbreiding.
- Elk employment in Simployer One heeft een land. KoppelHet neemt alleen employments met land Nederland mee, zodat een medewerker die ook een Zweeds employment heeft niet met twee salarissen in ADP terechtkomt.
- Simployer bewaart bij een employment een einddatum, een effectieve einddatum en een vlag dat het is beëindigd. KoppelHet start de beëindiging in ADP pas als de vlag aan staat, en annuleert hem als HR de beëindiging in Simployer terugdraait.
- Simployer heeft een standaardexport naar Visma Nmbrs die HR zelf start. Voor ADP iHCM bestaat zo'n export niet. Wie van Nmbrs naar ADP overstapt, zet de Nmbrs-export uit zodra deze koppeling live is, zodat er niet twee bronnen voor dezelfde loongegevens zijn.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Payroll maakt de medewerker in ADP aan, daarna koppelt KoppelHet hem op personeelsnummer.
Gaan vaste toeslagen mee?
In de eerste versie als melding aan payroll. Automatisch doorzetten via de ADP-API voor vaste looncomponenten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One via de HRM One API (https://api.alexishr.com/v1, bearer access token): /compensation (amount, baseAmount, exchangeRate, currency, payoutPeriod HOURLY tot ANNUAL, effectiveDate), /bonus-compensation (name, amount, payoutDate, currency), /additional-compensation (salaryCode, effectiveDate, endDate) en /employment (startDate, endDate, effectiveEndDate, terminated, country), met filters op updated.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417), de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add en .replace met batch-ID) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld en bij KoppelHet bewaard |
employment.country = NL | payrollGroupCode | Vaste paygroup per Nederlands bedrijf |
compensation.amount en payoutPeriod | Salarisbedrag 2417 en salariscode 2416 | |
compensation.effectiveDate | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
bonus-compensation.amount en payoutDate | Variabel veld (Vxxx) met payPeriodStartDate en payPeriodEndDate | |
employment.endDate | Beëindiging in worker.terminate |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → AFAS Profit
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie
ASSimployer → Arbodienst (SIVI)
Simployer koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurd ziekteverlof als verzuimmelding