Payroll koppeling
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie
Met een koppeling tussen Simployer One en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers, contract- en salariswijzigingen en vertrekken van de Nederlandse vestiging uit Simployer automatisch in AFAS. De uren per week rekent KoppelHet uit het dienstverbandpercentage van Simployer, en elke salarisregel krijgt in AFAS de ingangsdatum uit Simployer.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Scandinavische moeder die HR in Simployer One voeren en een Nederlandse vestiging in AFAS Profit verlonen, typen nieuwe medewerkers en verhogingen over. Simployer rekent in percentages en in de loonbegrippen van Noorwegen en Zweden; de salarisadministratie in Nederland vertaalt dat zelf naar uren en een maandsalaris.
- HR legt de wijziging vast in Simployer One.
- KoppelHet haalt de medewerkers en dienstverbanden op die sinds de vorige run zijn bijgewerkt, en houdt alleen die met Nederland als land over.
- De medewerker komt in AFAS met persoonsgegevens, BSN, bankrekening, contract, uren en salaris.
- Een nieuw salaris in Simployer krijgt in AFAS de ingangsdatum uit Simployer.
- Een einddatum op het dienstverband wordt de einddatum van het contract in AFAS.
Waar je op let bij Simployer en AFAS Profit
- Simployer legt een dienstverband vast als percentage, en het type dienstverband kent het aantal uren van een volledige werkweek. KoppelHet vermenigvuldigt die twee tot uren per week voor AFAS, zodat een wijziging van het percentage of van het type allebei doorkomen.
- Een salaris in Simployer kan per uur, dag, maand of jaar zijn, met een eigen valuta en een salariscode. AFAS wil een vast salaris of uurloon per maand. KoppelHet rekent jaar- en dagbedragen om en zet een uurbedrag als uurloon; een salaris in een andere valuta dan euro komt als melding.
- In Simployer One kun je medewerkers en dienstverbanden opvragen die na een bepaald moment zijn bijgewerkt, maar beloning niet. KoppelHet vergelijkt daarom bij elke run de beloning van alle Nederlandse medewerkers met de vorige stand.
- Simployer slaat een persoonsnummer op met het land waar het bij hoort, en een Zweeds belastingtabelnummer. Alleen een nummer met Nederland als land gaat als BSN naar AFAS; de Zweedse belastinggegevens gaan niet mee.
- Een access token voor de Simployer One API krijgt eigenaarsrechten op het hele account; alleen-lezen bestaat niet. KoppelHet bewaart het token in de kluis van het platform en gebruikt alleen leesaanroepen, en we adviseren een apart token voor deze koppeling.
- Simployer heeft twee HR-platformen met elk een eigen API, Classic en One. Deze koppeling gaat uit van Simployer One; draait de organisatie op Classic, dan lezen we via de HRConnect API en verschillen velden en aanmelding.
- Simployer houdt per medewerker bij of er een bedrijfspensioen is, als ja of nee. Welke pensioenregeling in AFAS geldt, bepaalt de salarisadministratie; KoppelHet meldt alleen een nieuwe Nederlandse medewerker bij wie Simployer geen pensioen aangeeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wij gebruiken Simployer Classic. Kan dat ook?
Ja, via de HRConnect API van Classic. De aanmelding en velden verschillen; dat nemen we mee in het ontwerp.
Wat vult de salarisadministratie zelf in AFAS?
Cao, schaal en trede, loonheffingskorting en de pensioenregeling. Simployer kent die Nederlandse begrippen niet.
Gaan bonussen ook mee?
Niet standaard. Een eenmalige bonus uit Simployer als looncomponent in AFAS kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One via de HRM One API (api.alexishr.com/v1) met een access token als bearer. employee en employment met filters[updated][$gt]; compensation (amount, payoutPeriod HOURLY tot ANNUAL, currency, effectiveDate, salaryCode) zonder updated-filter; employment-type (fullTimeWeeklyHours); employee met ssn, ssnCountry, bankAccount (iban, bic), hasOccupationalPension en tax (table, column).
- Naar AFAS via de UpdateConnector KnEmployee met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary en AfasBankInfo.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Medewerker (EmId) of vrij veld | |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
ssn met ssnCountry NL | BSN (SoSe) | |
bankAccount.iban en bic | Bankrekening (AfasBankInfo) | |
employment.startDate | Begindatum contract (DaBe) | |
employment.rate × employmentType.fullTimeWeeklyHours | Aantal uren per week (HrWk) | Berekend door KoppelHet |
compensation.amount, payoutPeriod, effectiveDate | Salaris (EmSa) met ingangsdatum | Omgerekend naar maandbedrag bij een jaar- of uurbedrag |
departmentId en title | Organisatorische eenheid (DpId) en functie (FuId) | Via een vertaaltabel |
employment.endDate | Einddatum contract (DaEn) |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → ADP iHCM
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
ASSimployer → Arbodienst (SIVI)
Simployer koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurd ziekteverlof als verzuimmelding