Identity en access management
Simployer Entra ID koppeling: accounts dicht op de vertrekdatum, met personeelsnummer en licentie
Met een koppeling tussen Simployer One en Microsoft Entra ID gaat het account van een vertrekker op de vertrekdatum uit Simployer dicht. KoppelHet zet ook het personeelsnummer en de gebruikslocatie op het account, zodat applicaties het nummer vinden en een nieuwe collega op de eerste dag een licentie krijgt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Simployer One voor HR gebruiken en Microsoft 365 voor de werkplek, laten het account van een vertrekker vaak aan staan tot iemand het met de hand uitschakelt. Applicaties missen het personeelsnummer, en een nieuwe collega krijgt pas een licentie als iemand de gebruikslocatie zet.
- We stellen vast of jullie Simployer One of Simployer Classic gebruiken; deze koppeling leest Simployer One.
- KoppelHet leest de vertrekdatum uit Simployer One en schakelt het account op die dag uit, als jullie geen lifecycle workflows in Entra ID gebruiken.
- KoppelHet zet personeelsnummer en gebruikslocatie op het account.
- KoppelHet vergelijkt dagelijks de actieve medewerkers in Simployer met de ingeschakelde accounts in Entra ID en meldt verschillen.
Waar je op let bij Simployer en Microsoft Entra ID
- Microsoft kan op de vertrekdatum een lifecycle workflow starten die het account uitschakelt, maar dat vraagt een licentie voor Entra ID Governance. Hebben jullie die niet, dan leest KoppelHet de vertrekdatum uit Simployer One en schakelt het account zelf uit.
- Applicaties hebben vaak het personeelsnummer nodig. KoppelHet zet het nummer uit de API van Simployer One als employeeId op het account in Entra ID.
- Microsoft wil een gebruikslocatie op het account voordat er een licentie op kan. Simployer One kent het land van het dienstverband. KoppelHet zet dat land als gebruikslocatie, zodat een nieuwe collega in Noorwegen of Nederland op de eerste dag een licentie krijgt.
- Een access token voor de API van Simployer One krijgt eigenaarsrechten op het hele account; alleen-lezen bestaat niet. KoppelHet bewaart het token in de kluis van het platform, gebruikt alleen leesaanroepen en adviseert een apart token voor deze koppeling.
- Microsoft staat in employeeId maximaal 16 tekens toe. KoppelHet controleert het personeelsnummer uit Simployer One daarop en meldt een langer nummer aan HR in plaats van het af te kappen.
- KoppelHet vindt het account in Entra ID via het werkadres uit Simployer One en de userPrincipalName. Een UPN mag geen accenten bevatten en moet op een geverifieerd domein van de tenant staan. Wijkt het werkadres daarop af, dan meldt KoppelHet het aan HR en raakt het geen ander account.
- De API van Simployer One geeft per medewerker ook het persoonsnummer (ssn), de bankrekening en privégegevens. Met select vraagt KoppelHet alleen employeeNumber, workEmail, employmentCountry, active, endDate en offboardDate op, zodat die gegevens nooit in de koppeling komen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we het uitschakelen niet in Entra ID zelf regelen?
Ja, met een lifecycle workflow op de vertrekdatum. Daar is een licentie voor Entra ID Governance voor nodig. Zonder die licentie doet KoppelHet het.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One lezen via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, employee met employeeNumber, workEmail, employmentCountry, endDate, offboardDate; filter op updated) met een access token als bearer. Naar Entra ID via Microsoft Graph (employeeId, usageLocation, accountEnabled) met User.ReadWrite.All.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeId | |
employmentCountry | usageLocation | |
offboardDate of endDate | accountEnabled = false | |
workEmail | userPrincipalName | Zoeksleutel voor het account |
active | accountEnabled | In de dagelijkse vergelijking |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → ADP iHCM
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
Simployer → AFAS Profit
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie