HR naar ITSM
Simployer TOPdesk koppeling: medewerkers uit Simployer One als personen, met meldingen bij start en offboarding
Met een koppeling tussen Simployer en TOPdesk komt elke medewerker uit Simployer One als persoon in TOPdesk, met kantoor, afdeling, kostenplaats en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een melding voor elke nieuwe collega en elke offboarding. KoppelHet gebruikt de webhooks van Simployer One en vergelijkt elke nacht, zodat TOPdesk ook bijblijft als een melding wegvalt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Simployer One voor HR gebruiken en een servicedesk in TOPdesk draaien, houden personen in TOPdesk vaak bij met een export die iemand af en toe importeert. Een collega die al uit Simployer is vertrokken, staat dan nog maanden als aanmelder in TOPdesk, en een nieuwe kracht ontbreekt als hij zijn eerste melding wil doen.
- HR maakt de medewerker in Simployer One aan met kantoor, afdeling, kostenplaats en leidinggevende.
- Simployer stuurt employee.created. KoppelHet haalt de medewerker op en maakt de persoon in TOPdesk.
- Vier weken voor de indiensttredingsdatum komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van het kantoor.
- Een wijziging van kantoor, afdeling of leidinggevende komt via employee.updated en past de persoon in TOPdesk aan.
- Staat er een offboardingdatum, dan volgt een week ervoor een offboardingmelding. Na die dag wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Simployer en TOPdesk
- Simployer One heeft per medewerker een kostenplaats en een effectieve kostenplaats. KoppelHet neemt de effectieve, omdat die ook geldt als de kostenplaats van de afdeling komt. Die gaat als budgethouder naar TOPdesk, zodat een bestelling voor een nieuwe collega op de juiste kostenplaats landt.
- Simployer One kent naast de einddatum een aparte offboardingdatum. KoppelHet richt de offboardingmelding op de offboardingdatum als die er is, en valt anders terug op de einddatum, zodat de servicedesk de laptop ophaalt op de dag dat iemand echt stopt.
- Elke webhook van Simployer heeft een eventId die bij een herhaalde aflevering gelijk blijft. KoppelHet onthoudt die ids, zodat dezelfde nieuwe medewerker nooit twee onboardingmeldingen in TOPdesk oplevert.
- Een webhook bevat alleen nummer, naam en werkadres. Kantoor, afdeling en leidinggevende staan er niet in. KoppelHet haalt na elke melding de volledige medewerker op voordat de persoon in TOPdesk wordt bijgewerkt.
- Het toegangstoken van Simployer One heeft rechten van een eigenaar op het hele account. KoppelHet gebruikt het alleen voor leesaanroepen en neemt bankgegevens, persoonsnummer en thuisadres nooit over naar TOPdesk.
- Simployer biedt zelf een SCIM-ingang om gebruikers naar andere diensten te sturen, getest met Okta, Slack en Google Workspace. TOPdesk staat daar niet tussen, en een persoon in TOPdesk vraagt kantoor en afdeling als vestiging en afdeling. Daarom leest KoppelHet de gewone API.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Simployer Classic?
Deze pagina beschrijft Simployer One. Classic heeft een andere API; of die volstaat, bekijken we in de intake.
Wat gebeurt er als HR een medewerker verwijdert?
Simployer meldt dat met employee.deleted. KoppelHet archiveert de persoon in TOPdesk en verwijdert niets, zodat de historie van meldingen blijft staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, sandbox op api.sandbox.alexishr.com) met een bearer token: GET /employee met filters, select en relations (employeeNumber, workEmail, title, officeId, departmentId, costCenterId, effectiveCostCenterId, managerEmployeeId, hireDate, endDate, offboardDate, active, updated), /office, /department en /cost-center (code, name). Webhooks employee.created, employee.updated, employee.deleted, employee.onboarded en employee.offboarded met envelop eventId, eventType en timestamp; optioneel ondertekend met X-Simployer-Signature (HMAC-SHA256 over body en X-Simployer-Timestamp).
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord van een operator: personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, budgetHolder, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeNumber | Maximaal 20 tekens in TOPdesk |
firstName en lastName | firstName en surName | |
workEmail | email | |
title | jobTitle | |
officeId (naam via /office) | branch | |
departmentId (naam via /department) | department | |
effectiveCostCenterId (code via /cost-center) | budgetHolder | |
managerEmployeeId | manager | |
hireDate | hireDate en targetDate van de onboardingmelding | |
offboardDate of endDate | employmentTerminationDate en archiveren |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → ADP iHCM
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
Simployer → AFAS Profit
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie