Payroll koppeling
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Een koppeling tussen Talentech en ADP iHCM zet nieuwe salarissen uit Talentech PeopleCore en de einddatum uit een ontslagaanvraag door naar de Nederlandse payroll in ADP iHCM. Medewerkers van de Nederlandse juridische entiteit die al in ADP staan, krijgen zo hun salariswijziging en beëindiging zonder overtypen; nieuwe medewerkers aanmaken in ADP blijft werk van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Talentech als HR-platform voor de Noordse landen en Nederland gebruiken en de Nederlandse lonen in ADP iHCM verwerken, houden salarissen op twee plekken bij. Een loonsverhoging in Talentech komt per mail bij payroll, en een ontslagaanvraag met een andere laatste werkdag dan einddatum leidt makkelijk tot een verkeerde datum in ADP.
- HR legt in Talentech een nieuw salaris of een ontslagaanvraag vast.
- KoppelHet leest elk uur de salarissen, functies en ontslagaanvragen en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Een nieuw salaris bij de Nederlandse entiteit gaat als salariswijziging naar ADP.
- Een ontslagaanvraag start de beëindiging in ADP met de einddatum van het dienstverband.
- KoppelHet zet het ADP-personeelsnummer als externe identifier terug in Talentech.
Waar je op let bij Talentech en ADP iHCM
- Een salaris in Talentech PeopleCore heeft een bedrag, een valuta en een ingangsdatum, maar geen veld dat zegt of het om een maand- of jaarbedrag gaat. ADP wil bij het salaris een salariscode die dat wel vastlegt. KoppelHet spreekt per klant af welke periode het bedrag in Talentech betekent, en zet die code vast in de koppeling.
- De salaris-API van Talentech filtert alleen op medewerker en kent geen filter op wijzigingsdatum. KoppelHet haalt de salarissen daarom pagina voor pagina op en vergelijkt ze met de vorige ronde; alleen een nieuw of gewijzigd salaris gaat naar ADP.
- In Talentech hoort de juridische entiteit bij de functie, niet bij de medewerker. KoppelHet bepaalt via de functie of iemand bij de Nederlandse entiteit werkt, en kiest daarmee de ADP-paygroup.
- Een ontslagaanvraag in Talentech heeft een ontslagdatum, een laatste werkdag, een einddatum van het dienstverband en een datum waarop de functie sluit. KoppelHet geeft ADP de einddatum van het dienstverband, omdat de salarisbetaling daarop eindigt, ook als de laatste werkdag eerder valt.
- Talentech laat externe systemen een eigen identifier op de medewerker zetten. KoppelHet schrijft daar het ADP-personeelsnummer in, zodat HR in Talentech kan zien welke medewerkers aan ADP gekoppeld zijn.
- Een contract in Talentech kan voor de toekomst staan, met een eigen salaris. KoppelHet stuurt een salaris met een ingangsdatum in de toekomst pas door als de ADP-periode van die datum in iHCM bestaat; anders blijft het in de wachtrij.
- Toegang tot de PeopleCore-API loopt via scopes per onderdeel, zoals salarissen, functies en ontslagen. KoppelHet vraagt alleen leesrechten op die drie plus schrijfrecht op de medewerker voor de externe identifier; contractdetails buiten salaris blijven buiten bereik.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan bonussen ook mee?
In de PeopleCore-API vonden we geen apart object voor bonussen. Bonussen blijven daarom in de eerste versie in ADP; als Talentech ze later via de API levert, kan dat als uitbreiding.
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Payroll maakt de medewerker in ADP aan; KoppelHet zet daarna het nummer in Talentech en houdt hem bij.
Hoe krijgen we toegang tot de Talentech-API?
Via jullie accountmanager bij Talentech. Daarna maken we een client aan met alleen de scopes die de koppeling nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (https://api.talentech.io/peoplecore): GET /v1/Salaries (PageNumber, PageSize, EmployeeId; amount, currency, effectiveDate), GET /v1/Positions (organizationInformation.legalEntityId), GET /v1/Contracts (isActive, isForFuture, salary), GET /v1/EmployeeResignApplications (resignationDate, lastDayOfWork, employmentEndDate, positionClosedDate, reason) en PUT /v1/Employees/{employeeId}/externalSystemIdentifiers. Scopes onder meer peoplecore-salaries:read, peoplecore-positions:read, peoplecore-resignations:read en peoplecore-employees:write.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417; de ingangsdatum mag niet vóór de start van het dienstverband liggen) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
externalSystemIdentifiers (ADP) | payrollfilenumber | KoppelHet schrijft het nummer terug |
Position organizationInformation.legalEntityId | payrollGroupCode | Vertaaltabel per juridische entiteit |
Salary amount | Salarisbedrag 2417 met salariscode 2416 | Periode per klant afgesproken |
Salary effectiveDate | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
EmployeeResignApplication employmentEndDate | Beëindiging in worker.terminate | |
EmployeeResignApplication reason | Reden van beëindiging | Vertaaltabel |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS
ASTalentech → Arbodienst (SIVI)
Talentech koppelen met de arbodienst via SIVI: afwezigheden uit PeopleCore als verzuimmelding