Payroll koppeling
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS
Met een koppeling tussen Talentech PeopleCore en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers, contracten, salarissen en ontslagaanvragen van de Nederlandse juridische entiteit uit Talentech automatisch in AFAS, met de datums uit Talentech. De salarisadministratie hoeft contract en salaris niet meer over te nemen en vult alleen bankrekening en Nederlandse loonbegrippen aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die recruitment en HR-administratie bij Talentech hebben en de Nederlandse medewerkers in AFAS Profit verlonen, zetten elk contract en elke verhoging twee keer in. Bij een functiewissel maakt Talentech een nieuw contract, en dat moet in AFAS met de goede datum terugkomen.
- HR legt in Talentech een contract, salaris of ontslagaanvraag vast.
- KoppelHet leest medewerkers, contracten, posities en salarissen en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Alleen contracten bij een positie van de Nederlandse juridische entiteit gaan naar AFAS.
- Een nieuw contract of salaris komt in AFAS met de ingangsdatum uit Talentech; KoppelHet zet het AFAS-nummer terug als extern kenmerk in Talentech.
- Een ontslagaanvraag met einddatum dienstverband wordt de einddatum van het contract in AFAS.
Waar je op let bij Talentech en AFAS Profit
- In Talentech PeopleCore hangt een contract aan een positie, en de positie bepaalt de juridische entiteit en afdeling. KoppelHet bepaalt via de positie of een contract bij de Nederlandse entiteit hoort, en stuurt alleen die naar AFAS.
- Bij een functiewissel beëindigt Talentech het lopende contract en maakt een nieuw contract op de nieuwe positie. KoppelHet herkent dat paar en zet in AFAS een functiewijziging per de nieuwe begindatum, in plaats van een uitdiensttreding en een nieuwe indiensttreding.
- De PeopleCore-API kan medewerkers, contracten en salarissen niet opvragen op wijzigingsdatum. KoppelHet bewaart de vorige stand en vergelijkt bij elke run, zodat alleen echte wijzigingen naar AFAS gaan.
- Talentech PeopleCore heeft in de API geen bankrekening. Het IBAN vult de salarisadministratie in AFAS aan, of de medewerker doet dat via het AFAS-medewerkersportaal; KoppelHet meldt een nieuwe medewerker zonder bankrekening voor de eerste run.
- Een ontslagaanvraag in Talentech heeft een ontslagdatum, een laatste werkdag en een einddatum van het dienstverband. KoppelHet neemt de einddatum van het dienstverband als einddatum in AFAS en zet de laatste werkdag erbij in de melding voor de salarisadministratie.
- Talentech kan per medewerker kenmerken uit andere systemen bewaren. KoppelHet zet daar het AFAS-nummer in, zodat de koppeling een medewerker ook na een naamswijziging terugvindt.
- Een medewerker die in Talentech nog als concept staat, gaat niet naar AFAS. Pas als HR het profiel afrondt, maakt KoppelHet de medewerker aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe krijgen we toegang tot de Talentech-API's?
Via jullie accountmanager of de support van Talentech. Talentech meldt dat sommige API's extra kosten hebben; vraag dat vooraf na.
Wat vult de salarisadministratie zelf in AFAS?
Bankrekening, schaal en trede, loonheffingskorting en pensioen. Die gegevens levert Talentech PeopleCore niet.
Gaat een aangenomen kandidaat uit Talent Recruiter ook mee?
Deze koppeling start bij de medewerker in PeopleCore. Een kandidaat rechtstreeks uit de recruitmentmodule naar AFAS is een aparte stroom en kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (api.talentech.io/peoplecore) met een JWT uit auth.talentech.io/connect/token (client credentials) en scopes per onderdeel, zoals peoplecore-employees:read, peoplecore-contracts:read, peoplecore-positions:read, peoplecore-salaries:read en peoplecore-resignations:read. GET /v1/Employees (geen filter op wijzigingsdatum; isDrafted, nationalIds, externalSystemIdentifiers), /v1/Contracts (startDate, endDate, indefinite, probationEndDate, weeklyHours, isForFuture), /v1/Positions (organizationInformation.legalEntityId), /v1/Salaries (gepagineerd, effectiveDate), /v1/EmployeeResignApplications (lastDayOfWork, employmentEndDate). Het AFAS-nummer via PUT /v1/Employees/{employeeId}/externalSystemIdentifiers (scope peoplecore-employees:write).
- Naar AFAS via de UpdateConnector KnEmployee met AfasContract, AfasTimeTable en AfasSalary.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | Vrij veld in AFAS | |
personalDetails: firstName, middleName, lastName, dateOfBirth | Voornaam, voorvoegsel, achternaam en geboortedatum | |
nationalIds (country NL) | BSN (SoSe) | |
privateContactInformation.address | Adres | |
contract: startDate, endDate, indefinite | Begin- en einddatum contract (DaBe, DaEn) | |
contract.weeklyHours | Aantal uren per week (HrWk) | |
contract.probationEndDate | Einde proeftijd | |
position: jobTitle, departmentId | Functie (FuId) en organisatorische eenheid (DpId) | Via een vertaaltabel |
salary: amount, currency, effectiveDate | Salaris (EmSa) met ingangsdatum | |
AFAS-medewerkernummer | externalSystemIdentifiers op de medewerker | Terug naar Talentech |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
ASTalentech → Arbodienst (SIVI)
Talentech koppelen met de arbodienst via SIVI: afwezigheden uit PeopleCore als verzuimmelding