Payroll koppeling
Talentech DATEV koppeling: contracten, salarissen en ontslag uit PeopleCore naar DATEV
Een koppeling tussen Talentech en DATEV zet nieuwe contracten, salarissen en ontslagaanvragen van de Duitse entiteit uit de PeopleCore-API van Talentech elke loonmaand klaar voor DATEV LODAS of Lohn und Gehalt. Talentech heeft geen eigen DATEV-integratie en geen webhooks in PeopleCore, dus KoppelHet vergelijkt de stand vóór elke afsluiting en levert alleen wat veranderde.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Talentech beheren en een Duitse entiteit hebben met lonen bij een Steuerberater in DATEV, geven het kantoor elke maand starters, salarissen en vertrek door. Zonder koppeling gebeurt dat met een spreadsheet, en een contract dat pas volgende maand ingaat, komt er soms te vroeg in.
- HR legt in Talentech een contract, salaris of ontslag vast voor de Duitse entiteit.
- KoppelHet leest contracten, salarissen en ontslagaanvragen en vergelijkt ze met de vorige aanlevering.
- Wat in de loonmaand ingaat, zet KoppelHet om naar stam- en bewegingsgegevens voor DATEV.
- Na de eerste aanlevering schrijft KoppelHet het Personalnummer terug als extern kenmerk in Talentech.
- De Steuerberater neemt de gegevens over en rekent af; afwijkingen komen op een lijst voor HR.
Waar je op let bij Talentech en DATEV
- Een salaris in PeopleCore heeft een bedrag, een valuta en een ingangsdatum, maar geen periode. Of een bedrag een maand- of jaarsalaris is, staat er dus niet bij; KoppelHet legt dat bij de start per klant vast, want DATEV heeft een vast maandbedrag nodig.
- PeopleCore beschrijft in de publieke API geen webhooks, en de salarislijst is alleen op medewerker te filteren, niet op wijzigingsdatum. KoppelHet leest daarom de hele Duitse populatie per run en vergelijkt die met wat al naar DATEV ging.
- Een contract in Talentech kan al bestaan voordat het ingaat, met de vlag isForFuture. KoppelHet levert zo'n contract pas aan in de loonmaand van de startdatum, zodat de Steuerberater geen medewerker afrekent die nog niet in dienst is.
- Een ontslagaanvraag in Talentech heeft drie datums - de ontslagdatum, de laatste werkdag en het einde van het dienstverband. DATEV heeft het einde van het dienstverband nodig als Austrittsdatum; de andere twee gaan niet mee.
- Medewerkers en contracten in Talentech kunnen externe kenmerken krijgen via de API. KoppelHet schrijft het Personalnummer uit DATEV terug op de medewerker, zodat HR in Talentech ziet onder welk nummer iemand bij het kantoor staat.
- Elk salaris in PeopleCore draagt een eigen valuta, met NOK als voorbeeld in de documentatie. KoppelHet stuurt alleen salarissen in euro naar DATEV en meldt een Duits contract met een salaris in een andere valuta.
- Toegang tot PeopleCore loopt per onderdeel met eigen scopes, zoals peoplecore-salaries:read en peoplecore-resignations:read. KoppelHet vraagt alleen leesrechten aan, plus schrijfrecht op medewerkers voor het externe kenmerk.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct bij elke wijziging?
PeopleCore stuurt volgens de publieke documentatie geen webhooks. Een dagelijkse vergelijking in de week vóór de afsluiting is genoeg voor één Duitse loonrun per maand.
Gaat verlof ook mee?
Niet in de eerste versie. PeopleCore heeft een afwezigheids-API; afwezigheid naar DATEV kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (api.talentech.io/peoplecore) met client credentials bij de token service en scopes per onderdeel. GET /v1/Contracts per employeeId (contractType, startDate, endDate, indefinite, weeklyHours, isForFuture), GET /v1/Salaries (gepagineerd; amount, currency, effectiveDate), GET /v1/EmployeeResignApplications (resignationDate, lastDayOfWork, employmentEndDate), GET /v1/LegalEntities en PUT /v1/Employees/{employeeId}/externalSystemIdentifiers.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, overname per knopdruk, status voor bron en kantoor, alleen voor geselecteerde software) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS of Lohn und Gehalt inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
Employee id | Personalnummer | Via externalSystemIdentifiers in Talentech vastgelegd |
Contract startDate | Eintrittsdatum | |
Contract weeklyHours | Wochenarbeitszeit | |
Contract contractType, indefinite, endDate | Befristung en Vertragsende | |
Salary amount, currency, effectiveDate | Festbezug met Lohnart | Periode per klant afgesproken |
EmployeeResignApplication employmentEndDate | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS