Payroll koppeling
Talentech Loket koppeling: contracten, uren en salaris uit Talentech PeopleCore in Loket
Met een koppeling tussen Talentech en Loket wordt een contract in Talentech PeopleCore een dienstverband in Loket, met looptijd, uren per week en salaris vanaf de ingangsdatum. Volgt op een tijdelijk contract een vast contract, dan loopt het dienstverband in Loket door en krijgt het de datum waarop het voor onbepaalde tijd werd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Talentech gebruiken voor HR in Scandinavië en Nederland en in Nederland verlonen met Loket, houden contracten dubbel bij. Een tijdelijk contract dat vast wordt of een urenwijziging komt in Loket vaak te laat of als nieuw dienstverband binnen, met gevolgen voor de premies.
- KoppelHet leest elke nacht contracten en salarissen van medewerkers met een positie bij de Nederlandse entiteit en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Een eerste contract wordt een conceptwerknemer in Loket; het Loket-dienstverband wordt als kenmerk op het contract in Talentech teruggeschreven.
- Het salarisbureau vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Een vervolgcontract, een urenwijziging of een nieuw salaris werkt het bestaande dienstverband bij vanaf de ingangsdatum.
- Een ontslag in Talentech beëindigt het dienstverband op de einddatum van het dienstverband.
Waar je op let bij Talentech en Loket
- Talentech laat externe kenmerken niet alleen op een medewerker toe, maar ook op elk contract. KoppelHet schrijft het id van het Loket-dienstverband op het contract terug. Zo is altijd duidelijk welk contract bij welk dienstverband hoort, ook als iemand na een pauze een tweede dienstverband krijgt.
- Op een tijdelijk contract volgt in Talentech een nieuw contract met de vlag voor onbepaalde tijd. In Loket is dat geen nieuw dienstverband: het bestaande loopt door en krijgt de datum waarop het voor onbepaalde tijd werd. KoppelHet herkent die opvolging, zodat het salarisbureau geen tweede dienstverband hoeft op te ruimen.
- Een contract in Talentech heeft een tekendatum. Loket legt per dienstverband vast of er een schriftelijke arbeidsovereenkomst is, wat meetelt voor de WW-premie. KoppelHet zet dat veld op ja zodra het contract een tekendatum heeft, en laat het anders leeg voor het salarisbureau.
- Talentech geeft per contract de uren per week en een berekende deeltijdfactor. Loket bepaalt de voltijduren via het rooster van de administratie en legt afwijkende uren per week apart vast. KoppelHet kiest het rooster dat bij de voltijduren past en zet de contracturen als afwijkende uren, zodat de deeltijdfactor in Loket gelijk uitkomt.
- Contracten in Talentech zijn alleen op medewerker of positie op te vragen, zonder filter op wijzigingsdatum. KoppelHet bewaart daarom de vorige stand en vergelijkt elke nacht de contracten van de Nederlandse entiteit; alleen wat echt anders is, gaat naar Loket.
- Een contract in Talentech bevat ook een salarisbedrag, maar zonder ingangsdatum; de salarishistorie heeft wel een datum per bedrag. KoppelHet neemt het loon voor Loket uit die historie, zodat een verhoging per de eerste van volgende maand ook in die periode ingaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe krijgen we toegang tot de API van Talentech?
Via jullie accountmanager bij Talentech. Volgens Talentech kunnen sommige API's extra kosten; vraag dat vooraf na.
Gaat verzuim uit Talentech ook naar Loket?
Niet in de eerste versie. Afwezigheid uit Talentech naar Loket kan later als uitbreiding.
Wat als het salaris in kronen staat?
Dan gaat het niet door en krijgt HR een melding. Voor Loket moet het bedrag in euro zijn vastgelegd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (https://api.talentech.io/peoplecore) met client credentials en scopes per API. GET /v1/Contracts (filter positionId of employeeId; contractType, startDate, endDate, indefinite, signDate, probationEndDate, weeklyHours, fullTimeEmployment, isForFuture, salary), PUT /v1/Contracts/{id}/ExternalSystemIdentifiers, GET /v1/Salaries (gepagineerd; amount, currency, effectiveDate), GET /v1/Positions, GET /v1/LegalEntities en GET /v1/EmployeeResignApplications.
- Loket via de REST API met OAuth - POST conceptemployees (employmentDurationType, startDateContractOfIndefiniteDuration, writtenEmploymentContract, commissionUntilDate), workinghours (shift, deviatingHoursPerWeek), wages en PATCH terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Contract id | Dienstverband | Loket-id teruggeschreven als extern kenmerk op het contract |
Position, legal entity | Werkgever | |
contractType, indefinite, endDate | Looptijd en einddatum contract | |
signDate | Schriftelijke arbeidsovereenkomst (ja of nee) | |
weeklyHours, fullTimeEmployment | Arbeidstijd (rooster en afwijkende uren per week) | |
Salaries (amount, currency, effectiveDate) | Bruto loon met begindatum | |
Resign application (employmentEndDate) | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS