HR naar ITSM
Talentech TOPdesk koppeling: personen uit PeopleCore met locatie en afdeling van de positie, en meldingen bij start en ontslag
Met een koppeling tussen Talentech en TOPdesk komt elke medewerker uit Talentech PeopleCore als persoon in TOPdesk, met de locatie, afdeling en leidinggevende van zijn positie, en krijgt de servicedesk een melding bij een nieuw contract en bij een ontslagaanvraag. KoppelHet vergelijkt PeopleCore elk uur met TOPdesk, omdat de API geen meldingen over medewerkers stuurt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die PeopleCore van Talentech gebruiken en hun IT in TOPdesk regelen, laten de servicedesk vaak handmatig weten wie er begint en wie vertrekt. Bij een interne overstap verandert in Talentech de positie, en dus de locatie en de leidinggevende, terwijl TOPdesk de oude situatie blijft tonen.
- HR maakt een medewerker in PeopleCore en legt een contract vast op een positie met locatie en afdeling.
- Bij de volgende uurronde ziet KoppelHet het nieuwe contract en zet de persoon in TOPdesk.
- Vier weken voor de startdatum van het contract komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van de locatie.
- Wisselt iemand van positie, dan volgt de persoon in TOPdesk de nieuwe locatie, afdeling en leidinggevende, met een wijzigingsmelding.
- Een ontslagaanvraag levert een offboardingmelding op voor de laatste werkdag. Na het einde van het dienstverband wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Talentech en TOPdesk
- Een ontslagaanvraag in Talentech heeft een laatste werkdag en een aparte einddatum van het dienstverband. KoppelHet zet de offboardingmelding op de laatste werkdag, want dan levert de collega zijn spullen in, en archiveert de persoon pas na de einddatum.
- Locatie, afdeling en juridische entiteit horen in PeopleCore bij de positie, niet bij de persoon. KoppelHet leidt vestiging en afdeling in TOPdesk af van de positie waar iemand nu een contract op heeft.
- Een positiewissel beëindigt in Talentech het lopende contract en start een nieuw contract op de nieuwe positie. KoppelHet herkent dat paar als een overstap en maakt één wijzigingsmelding, en geen offboarding- plus onboardingmelding.
- De leidinggevende staat in PeopleCore niet bij de medewerker, maar als bovenliggende positie. KoppelHet zoekt wie op die positie een lopend contract heeft en zet die persoon als manager in TOPdesk. Is de positie vacant, dan blijft de vorige leidinggevende staan en krijgt de servicedesk een notitie.
- Het id van een medewerker in PeopleCore is een uuid van 36 tekens, en het personeelsnummer in TOPdesk past er maximaal 20. KoppelHet geeft elke medewerker een kort nummer en zet dat bij de externe kenmerken in Talentech, zodat beide kanten elkaar terugvinden.
- De PeopleCore-API filtert niet op wijzigingsdatum en stuurt geen meldingen over medewerkers. KoppelHet haalt daarom elk uur de lijsten op en vergelijkt ze met de vorige stand, zodat alleen echte wijzigingen een melding in TOPdesk opleveren.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Talentech heeft ook webhooks. Waarom dan elk uur vergelijken?
De webhooks die Talentech beschrijft gaan over werving, zoals sollicitaties en vacatures. Voor medewerkers in PeopleCore hebben we ze niet gevonden. Komen ze er, dan stappen we over.
Schrijft de koppeling iets terug in Talentech?
Alleen het korte personeelsnummer bij de externe kenmerken. Verder leest de koppeling alleen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (api.talentech.io/peoplecore) met een JWT uit de token service en scopes peoplecore-employees:read, peoplecore-positions:read, peoplecore-contracts:read, peoplecore-organization:read en peoplecore-resignations:read. GET /v1/Employees, /v1/Positions (organizationInformation, superiorPositionId), /v1/Contracts, /v1/Locations, /v1/Departments en /v1/EmployeeResignApplications (resignationDate, lastDayOfWork, employmentEndDate). Een positiewissel loopt via POST /v1/Contracts/{contractId}/PositionTransition. Terugschrijven van het korte nummer met PUT /v1/Employees/{employeeId}/externalSystemIdentifiers.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord van een operator: personen en vestigingen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Eigen kort nummer (in externalSystemIdentifiers) | employeeNumber | Het Talentech-id is een uuid en past niet in 20 tekens |
personalDetails.firstName en lastName | firstName en surName | |
businessEmail | email | |
position.organizationInformation.jobTitle | jobTitle | |
locationId (naam via /v1/Locations) | branch | |
departmentId (naam via /v1/Departments) | department | |
superiorPositionId (medewerker op die positie) | manager | |
resignation.lastDayOfWork | targetDate van de offboardingmelding | |
resignation.employmentEndDate | employmentTerminationDate en archiveren |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS