Recruitment naar HR
Ubeeo AFAS koppeling: aangenomen kandidaat door naar AFAS, bij de juiste werkgever
Met een koppeling tussen Ubeeo en AFAS Profit gaan de gegevens van een kandidaat die in Ubeeo is aangenomen automatisch naar AFAS, zodat HR de nieuwe medewerker niet opnieuw hoeft in te typen. KoppelHet bepaalt de werkgever per afdeling, herkent oud-medewerkers en houdt afdelingen en managers uit AFAS actueel in Ubeeo.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Ubeeo werven en in AFAS met meerdere werkgevers werken, typen aangenomen kandidaten over in AFAS en bepalen met de hand bij welke werkgever iemand hoort. Oud-medewerkers die terugkomen staan daarna dubbel in AFAS, en vacatures hangen aan leidinggevenden die al vertrokken zijn.
- Afdelingen en leidinggevenden uit AFAS staan actueel in Ubeeo, zodat elke vacature en goedkeuring bij de juiste manager ligt.
- De recruiter zet de sollicitant op aangenomen.
- KoppelHet bepaalt aan de hand van de afdeling bij welke werkgever in AFAS de kandidaat hoort.
- Stond de kandidaat al eerder in AFAS, dan start de onboarding met de bestaande medewerker; anders als nieuwe medewerker.
- HR controleert in AFAS, vult aan wat alleen HR weet en rondt de onboarding af.
Terug: Organisatorische eenheden en leidinggevenden uit AFAS
Waar je op let bij Ubeeo en AFAS Profit
- Het oude token van AFAS vervalt per 31 augustus 2027. KoppelHet werkt met OAuth in een eigen app connector, zodat de koppeling na die datum gewoon blijft werken.
- AFAS heeft de oude functie voor in dienst vervangen door het onboardingproces. Een koppeling die nog op de oude manier een medewerker aanmaakt, slaat de controlestappen van HR over; KoppelHet start altijd de onboarding.
- Alleen aangenomen kandidaten gaan naar AFAS. Afgewezen sollicitanten blijven in Ubeeo, waar de bewaartermijn voor sollicitanten geldt.
- Ubeeo werkt met vacatures per afdeling of winkel, AFAS met organisatorische eenheden per werkgever. Bij meerdere werkgevers leggen we per afdeling vast bij welke werkgever die hoort, zodat de onboarding meteen bij de juiste werkgever start.
- KoppelHet krijgt in AFAS een eigen app connector met alleen de rechten die deze koppeling nodig heeft. Die is los van andere koppelingen in te trekken.
- Komt een oud-medewerker via Ubeeo terug, dan bestaat die al in AFAS. KoppelHet geeft dan het medewerkernummer (EmId) mee aan de onboarding, zodat AFAS de indiensttreding bij de bestaande medewerker start in plaats van een tweede persoon aan te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan afgewezen sollicitanten ook naar AFAS?
Nee. Alleen aangenomen kandidaten. Afgewezen sollicitanten blijven in Ubeeo.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Ubeeo publiceert geen openbare API-documentatie. De aansluiting aan de Ubeeo-kant spreken we met Ubeeo af.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding; bij een bestaande medewerker gaat het medewerkernummer (EmId) mee. Organisatorische eenheden en leidinggevenden lezen we met een eigen GetConnector in een eigen app connector, met OAuth.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ubeeo | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
E-mail en telefoon | E-mail privé en telefoon privé | |
Geboortedatum | Geboortedatum | Met naam gebruikt om een oud-medewerker terug te vinden |
Startdatum | Datum in dienst | |
Functie van de vacature | Functie | |
Afdeling van de vacature | Organisatorische eenheid en werkgever | De afdeling bepaalt de werkgever |
Uren per week | Rooster |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit