Payroll koppeling
UKG Pro koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers van een Amerikaans hoofdkantoor in AFAS Profit
Met een koppeling tussen UKG Pro en AFAS Profit komen medewerkers van de Nederlandse company in UKG Pro als medewerker met contract, rooster, salaris en bankrekening in AFAS, en volgen salaris- en urenwijzigingen met hun ingangsdatum. UKG Pro meldt wijzigingen hooguit om de drie uur, en dat is ruim op tijd voor een maandelijkse salarisrun.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Nederlandse entiteit die HR in UKG Pro voeren en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit draaien, zetten nieuwe medewerkers met de hand over uit UKG Pro. Salarisverhogingen uit de jaarlijkse ronde komen als lijst, vaak in dollars en per jaar.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in UKG Pro bij de Nederlandse company.
- KoppelHet vraagt om de drie uur op welke medewerkers zijn gewijzigd, en haalt van die medewerkers de actuele gegevens op.
- KoppelHet vergelijkt met de vorige stand en stuurt alleen wat echt veranderd is naar AFAS.
- Een nieuwe medewerker staat in AFAS met contract, rooster, salaris en bankrekening. De salarisadministratie vult loonheffingskorting en cao-inschaling aan.
- Een beëindiging in UKG Pro sluit het contract in AFAS af op de einddatum.
Waar je op let bij UKG Pro en AFAS Profit
- UKG Pro geeft gewijzigde medewerkers hooguit om de drie uur en tot acht keer per dag. Voor de Nederlandse salarisadministratie is dat ruim genoeg; vóór de aanleverdatum doet KoppelHet daarnaast een volledige controle.
- UKG Pro vertelt welke medewerkers zijn gewijzigd, maar niet welk veld. KoppelHet bewaart de vorige stand en stuurt alleen echte verschillen naar AFAS, zodat een nieuw telefoonnummer in de Verenigde Staten geen mutatie in AFAS oplevert.
- Een medewerker kan in UKG Pro bij meerdere companies horen, met een landcode per company. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van de company met landcode Nederland naar AFAS, en die company bepaalt de werkgever in AFAS.
- Een salaris in UKG Pro is een jaarsalaris of een uurloon, met een valutacode en een ingangsdatum. AFAS krijgt een vast maandsalaris of een uurloon; bij een salaris in dollars spreken we vooraf af welk eurobedrag voor Nederland geldt.
- UKG Pro bewaart een identificatienummer met het land dat het heeft uitgegeven. KoppelHet neemt alleen het Nederlandse nummer over als BSN, zodat een Amerikaans social security number nooit in AFAS belandt.
- Bij een herindiensttreding houdt UKG Pro de oorspronkelijke datum in dienst en een laatste datum in dienst bij. KoppelHet gebruikt de laatste datum voor het nieuwe contract in AFAS en laat het oude contract ongemoeid.
- Bankgegevens van medewerkers buiten de Verenigde Staten staan in UKG Pro apart, met IBAN en SWIFT-code. KoppelHet haalt ze daar op, omdat de gewone bankgegevens in UKG Pro op Amerikaanse rekeningen zijn ingericht.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is om de drie uur snel genoeg?
Voor de salarisverwerking wel. Een wijziging die vandaag in UKG Pro komt, staat dezelfde dag in AFAS, en vóór de aanleverdatum loopt er een volledige controle.
Waar komen loonheffingskorting en cao vandaan?
Meestal uit AFAS zelf, want UKG Pro kent ze niet. Legt HR ze in een eigen veld in UKG Pro vast, dan kan KoppelHet ze meenemen.
Wat moeten we in UKG Pro regelen?
Een service account met leesrechten op de API's die we afspreken, en de API-sleutel van jullie omgeving. Jullie UKG-beheerder regelt dat eenmalig.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van de Nederlandse company gaan naar AFAS, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro wordt gelezen via de Personnel API met een service account (webservicerechten per API, onder meer View voor EmployeeExport), de US-Customer-Api-Key en basic authentication. Gewijzigde medewerkers via employee-changes (minimaal drie uur tussen aanroepen, maximaal 200 per pagina); details via employment-details, compensation-details (annualSalary, hourlyPayRate, salaryOrHourly, currencyCode, salaryEffectiveDate), national-documents, international-employees en employee-global-banks (iban). Bij te veel aanroepen antwoordt UKG Pro met 429.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee, met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasAgencyFiscus en AfasBankInfo.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Medewerker (EmId) of vrij veld | Vaste sleutel |
firstName en lastName | Voornaam (FiNm), voorvoegsel (Is) en achternaam (LaNm) | Voorvoegsel afsplitsen |
nationalId met nationalIdCountry NLD | BSN (SoSe) | |
Adres en countryCode | Adres en woonland (AfasAgencyFiscus) | |
originalHireDate of lastHireDate | Begindatum contract (DaBe) | Bij herindiensttreding de laatste datum |
terminationDate | Einddatum contract (DaEn) | |
scheduledWorkHours | Aantal uren per week (HrWk) | |
salaryOrHourly, annualSalary of hourlyPayRate | Salaris (EmSa) en soort salaris | Jaarbedrag omgerekend naar maand |
salaryEffectiveDate | Ingangsdatum salaris | |
iban (global banks) | Bankgegevens (AfasBankInfo) |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP