DyVerlof, verzuim en uren
UKG Pro Dyflexis koppeling: medewerkers en weekuren uit UKG Pro als contracten in de planning
Met een koppeling tussen UKG Pro en Dyflexis komen medewerkers van de vestigingen die in Dyflexis plannen automatisch uit UKG Pro in Dyflexis, met weekuren, contractsoort, vestiging en werkgever, en krijgt hun contract een einddatum bij vertrek. Een nieuwe collega of urenwijziging staat binnen een paar uur in de planning.
Wat de koppeling doet
Organisaties met UKG Pro als HR-systeem, vaak vanuit een Amerikaans hoofdkantoor, en Europese vestigingen die in Dyflexis plannen, voeren nieuwe collega's twee keer in. Dyflexis heeft geen UKG-koppeling, dus een urenwijziging komt pas in de planning als iemand eraan denkt.
- Om de drie uur haalt KoppelHet de medewerkers op die sinds de vorige aanroep in UKG Pro zijn gewijzigd.
- KoppelHet vergelijkt elke medewerker met de vorige stand en houdt alleen werklocaties over die in Dyflexis plannen.
- Nieuwe medewerkers komen als externe medewerker in Dyflexis, met een contract vanaf de datum in dienst.
- Andere weekuren, een andere locatie of een andere contractsoort sluiten het lopende contract af en starten een vervolgcontract.
- Bij vertrek krijgen medewerker en contract de einddatum uit UKG Pro.
Waar je op let bij UKG Pro en Dyflexis
- UKG Pro wil dat wijzigingen hooguit om de drie uur worden opgevraagd, ongeveer acht keer per dag, en geeft daarbij de hele medewerker zonder te zeggen wat er veranderde. KoppelHet bewaart de vorige stand en stuurt Dyflexis alleen een vervolgcontract als uren, locatie of contractsoort echt anders zijn.
- UKG Pro geeft per medewerker aan of hij uurloner is of salaris krijgt, en of hij voltijd of deeltijd werkt. In Dyflexis bepaalt het contracttype of iemand vaste uren heeft of oproepbaar is. KoppelHet vertaalt de combinatie naar een Dyflexis-contracttype, zodat een deeltijdse uurloner niet als vaste kracht met minuren in de planning staat.
- Een Dyflexis-contract kan een maximum aan uren per week hebben, maar alleen als het contracttype die bovengrens gebruikt. UKG Pro kent weekuren en een seizoenskracht-vlag. KoppelHet vult het maximum alleen bij contracttypes met bovengrens, en geeft seizoenskrachten een contract met einddatum.
- UKG Pro kent een eerste datum in dienst en een datum van de laatste indiensttreding. Komt een oud-medewerker terug, dan telt de laatste. KoppelHet zet die datum als start van het nieuwe contract en houdt dezelfde medewerkerreferentie in Dyflexis, zodat de beheerder hem niet opnieuw hoeft te koppelen.
- UKG Pro bevat medewerkers van alle bedrijven en landen, met een werklocatie en een bedrijf. Dyflexis rekent uren per vestiging en per werkgever. KoppelHet neemt alleen werklocaties mee die een Dyflexis-vestiging hebben, en zet het UKG-bedrijf als werkgeverskenmerk, zodat uren later bij de juiste loonverwerking uitkomen.
- In UKG Pro kan een medewerker een voorkeursnaam hebben naast zijn officiële voornaam. In de Dyflexis-app en op het rooster zien collega's de naam. KoppelHet gebruikt de voorkeursnaam als die gevuld is, zodat Bob niet als Robert op het rooster staat.
- UKG Pro geeft ook bedragen zoals een uurloon, met een valutacode. Een Dyflexis-contract kan een uurloon bevatten voor de loonkostenschatting. KoppelHet neemt het uurloon alleen over als de valuta euro is, en laat het anders leeg, zodat de planning geen dollarbedrag als euro toont.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet vaker dan om de drie uur?
UKG Pro raadt dat aan voor het opvragen van wijzigingen en geeft anders een foutmelding. Voor een planning die weken vooruit kijkt, is dat ruim genoeg.
Gaan de uren uit Dyflexis terug naar UKG Pro?
Niet in deze opzet. Meestal gaan ze naar de lokale salarisverwerking; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via de Personnel API met een service account, de header US-CUSTOMER-API-KEY en basic authentication. GET /personnel/v1/employee-changes (minimaal drie uur tussen aanroepen, per_page tot 200, rol View op EmployeeExport; employeeNumber, preferredName, firstName, lastName, emailAddress, companyId, workLocation, orgLevel1Code tot orgLevel4Code, salaryOrHourly, fullTimeOrPartTime, employeeType, hireDate, dateOfLastHire, terminationDate, isActive) en /personnel/v1/compensation-details (weeklyHours, hourlyPayRate, currencyCode, isSeasonalWorker, isMultipleJob). 429 bij te veel aanroepen.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (firstName, lastName, email, employmentStart, employmentEnd, personnelNumber, employerReferenceId, jobDescription) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days, salary, maxHoursPerWeek alleen bij een contracttype met bovengrens); upserts met scope external_employees. Vestigingen en contracttypes via GET /api2/offices en GET /api2/contract-types.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeReference en personnelNumber | |
preferredName of firstName, lastName | firstName, lastName | |
emailAddress | email | |
weeklyHours (compensation-details) | hours | |
salaryOrHourly + fullTimeOrPartTime | type (Dyflexis-contracttype) | Vertaaltabel |
workLocation | office | |
companyId | employerReferenceId | |
dateOfLastHire | employmentStart en contract start | |
terminationDate | employmentEnd en contract end |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP