HR naar ERP
UKG Pro Exact Online koppeling: de Nederlandse company uit UKG Pro dagelijks vergeleken met Exact
Met een koppeling tussen UKG Pro en Exact Online vergelijkt KoppelHet de medewerkers van de Nederlandse company in UKG Pro met de medewerkers in Exact, op personeelsnummer, naam, kostenplaats, leidinggevende en datums. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen, dus nieuwe medewerkers, herintreders en vertrekkers komen op een werklijst voor de beheerder, en ontbrekende kostenplaatsen maakt KoppelHet zelf aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Amerikaans of internationaal HR-systeem in UKG Pro en een Nederlandse vestiging die boekt en uren schrijft in Exact Online, horen vaak pas van een nieuwe collega als die geen uren kan invoeren. Vertrekkers blijven in Exact actief, omdat niemand de beheerder op tijd laat weten dat ze weg zijn.
- HR werkt de medewerker bij in UKG Pro, zoals altijd.
- Om de drie uur haalt KoppelHet de wijzigingen op en houdt alleen de Nederlandse company over.
- KoppelHet vergelijkt elk veld met de vorige stand en met Exact.
- Een ontbrekende kostenplaats maakt KoppelHet aan in Exact; nieuwe medewerkers, herintreders en vertrekkers komen op de werklijst.
- Na de verwerking in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij UKG Pro en Exact Online
- UKG Pro laat de lijst met gewijzigde medewerkers hooguit acht keer per dag opvragen, met minstens drie uur ertussen. Exact telt aanroepen per administratie. KoppelHet haalt de UKG-wijzigingen op dat ritme op en vraagt Exact alleen iets voor medewerkers van de Nederlandse company.
- UKG Pro kent vier organisatieniveaus waarvan de betekenis per organisatie verschilt. Bij de start leggen we vast welk niveau de kostenplaats is. Bestaat die code nog niet in Exact, dan maakt KoppelHet hem aan, met een omschrijving uit een tabel die finance bijhoudt, want UKG levert in de wijzigingslijst alleen de code.
- In Exact moet een leidinggevende een gebruiker in dezelfde administratie zijn en mag hij geen ondergeschikte van de medewerker zijn. De leidinggevende in UKG Pro werkt vaak in de Verenigde Staten. KoppelHet zet dan een opmerking op de werklijst, zodat de beheerder een Nederlandse goedkeurder kiest.
- Bij een herindiensttreding houdt UKG Pro de eerste datum in dienst en een datum van de laatste indiensttreding bij. KoppelHet herkent de herintreder aan het personeelsnummer en zet op de werklijst dat de bestaande medewerker in Exact een nieuwe startdatum krijgt.
- Exact geeft adres- en andere persoonsgegevens van medewerkers alleen terug aan gebruikers met rollen zoals Personeelsgegevens bekijken. De vergelijking gebruikt alleen code, naam, werkmail, datums en leidinggevende. De Exact-gebruiker van KoppelHet krijgt die rollen daarom niet.
- Een medewerker die in Exact is geanonimiseerd, staat daar nog wel, maar zonder herkenbare gegevens. KoppelHet slaat geanonimiseerde medewerkers over bij de vergelijking, zodat een oud-medewerker uit UKG Pro niet steeds als verschil op de werklijst terugkomt.
- UKG Pro meldt dat een medewerker is gewijzigd, maar niet welk veld. Voor Exact tellen alleen een paar velden. KoppelHet vergelijkt met de vorige stand, zodat een nieuw telefoonnummer of thuisadres geen regel op de werklijst oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom een werklijst en geen automatische invoer in Exact?
De REST API van Exact Online heeft geen schrijfactie voor medewerkers. KoppelHet zet alles klaar en controleert daarna of Exact overeenkomt met UKG Pro.
Is drie uur niet te traag?
Voor een werklijst in Exact is het ruim voldoende. UKG Pro staat de wijzigingslijst niet vaker toe.
Gaan er salarisgegevens mee?
Nee. Exact krijgt geen salaris uit UKG Pro. Naam, datums, kostenplaats en leidinggevende zijn genoeg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via de Personnel API met een service account en de US-Customer-Api-Key. GET /personnel/v1/employee-changes met startDate en endDate (maximaal acht keer per dag, minstens drie uur ertussen, per_page tot 200; 429 bij overschrijding) met employeeNumber, companyId, countryCode, emailAddress, orgLevel1Code tot orgLevel4Code, supervisorId, hireDate, dateOfLastHire en terminationDate. Geen aanduiding welk veld is gewijzigd.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees alleen GET (Code, BusinessEmail, StartDate, EndDate, Manager in dezelfde division, IsAnonymised; persoonsgegevens alleen met de juiste rollen). hrm/Costcenters met POST (Code en Description verplicht). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
companyId en countryCode | Division | Alleen de Nederlandse company |
employeeNumber | Employees.Code (vergelijking) | |
firstName, lastName | Employees.FirstName en LastName (vergelijking) | |
emailAddress | Employees.BusinessEmail (vergelijking) | |
orgLevel1Code tot orgLevel4Code | Costcenters.Code | Welk niveau de kostenplaats is, per klant |
supervisorId | Employees.Manager (vergelijking) | |
hireDate, dateOfLastHire en terminationDate | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP