HR naar ITSM
UKG Pro Freshservice koppeling: aanvragers en on- en offboardingverzoeken uit UKG Pro
Met een koppeling tussen UKG Pro en Freshservice wordt elke medewerker uit UKG Pro een aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie, leidinggevende en taal, en zet een aanname of vertrek in UKG Pro een onboarding- of offboardingverzoek klaar. Freshworks heeft zelf een UKG-connector met recepten voor deze stappen; KoppelHet komt erbij als het serviceaccount in UKG Pro zo weinig mogelijk mag zien, als er meerdere bedrijven in één UKG-omgeving zitten, of als jullie geen prijs per taak willen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met UKG Pro als HR-systeem en Freshservice als servicedesk zetten aanvragers vaak met de hand of via een directory-sync in Freshservice, zonder leidinggevende. Onboarding begint met een formulier dat de manager zelf invult, en een ontslag bereikt IT via een mail van HR.
- KoppelHet vraagt UKG Pro om de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Elk record wordt vergeleken met de vorige stand; alleen echte wijzigingen in naam, functie, organisatie, locatie, leidinggevende of datums gaan door.
- De leidinggevende wordt eerst aanvrager, daarna de medewerker, met taal en locatie uit UKG Pro.
- Een nieuwe hireDate of dateOfLastHire geeft een onboardingverzoek namens de leidinggevende.
- Een terminationDate geeft een offboardingverzoek; na die datum wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij UKG Pro en Freshservice
- De UKG-connector van Freshworks heeft recepten voor het bijwerken van aanvragers, onboarding en offboarding, en vraagt gebruikersnaam, wachtwoord, API-adres en Customer API Key. Het UKG-account moet de diensten voor alle medewerkers, dienstverbanden en persoonsgegevens kunnen lezen. Freshworks rekent af op uitgevoerde taken.
- In de veldenlijst van de connector staan ook privételefoon en woonadres. KoppelHet leest alleen de wijzigingendienst van UKG Pro met de rol View op EmployeeExport en laat privégegevens weg voordat er iets naar Freshservice gaat.
- UKG Pro geeft wijzigingen hooguit om de drie uur en levert dan het hele record. KoppelHet vergelijkt met de vorige ronde en werkt alleen aanvragers bij die echt anders zijn, zodat de aanroeplimiet van Freshservice per minuut ruim blijft voor agents.
- Afdelingen in Freshservice zijn een platte lijst, terwijl UKG Pro vier organisatieniveaus heeft. Bij de start kiezen we welk niveau de Freshservice-afdeling wordt; de andere niveaus gaan naar eigen aanvragersvelden voor rapportage.
- Bij een herindiensttreding zet UKG Pro een nieuwe dateOfLastHire naast de oorspronkelijke hireDate. KoppelHet heractiveert dan de bestaande Freshservice-aanvrager in plaats van een nieuwe te maken, zodat eerdere tickets en assets bij dezelfde persoon blijven.
- UKG Pro geeft per medewerker een taalcode, en een Freshservice-aanvrager staat standaard op Engels. KoppelHet zet de taal van de aanvrager op die code, zodat collega's in Québec of Duitsland het portaal in hun eigen taal zien, voor zover die in Freshservice aan staat.
- Elke medewerker hoort in UKG Pro bij een bedrijf. Delen meerdere bedrijven één UKG-omgeving maar niet één servicedesk, dan neemt KoppelHet alleen de bedrijven mee die bij deze Freshservice-omgeving horen; leidinggevenden van buiten worden aanvrager zonder eigen verzoeken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet vaker dan om de drie uur?
UKG Pro staat de wijzigingendienst niet vaker toe. Aannames staan meestal weken vooruit, dus voor onboarding maakt dat niet uit.
Gaan loongegevens naar Freshservice?
Nee. Het UKG-antwoord bevat ook loonvelden, maar KoppelHet laat die weg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, page, per_page; minimaal drie uur tussen aanroepen) met de header US-CUSTOMER-API-KEY en basic authentication van een serviceaccount met de rol View op EmployeeExport. Velden onder meer employeeId, companyId, orgLevel1Code t/m orgLevel4Code, workLocation, supervisorId, emailAddress, languageCode, hireDate, dateOfLastHire en terminationDate.
- Freshservice via de API v2. Aanvragers met department_ids, location_id, reporting_manager_id, language en custom_fields; deactiveren met DELETE /api/v2/requesters/{id}, heractiveren met PUT /api/v2/requesters/{id}/reactivate. POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id, wat alleen een beheerder mag. Limieten per minuut per abonnement, bijvoorbeeld 400 in totaal bij Pro.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Eigen aanvragersveld | Vaste sleutel |
firstName, lastName | first_name, last_name | |
emailAddress | primary_email | |
jobCode / alternateJobTitle | job_title | |
orgLevel-code (afgesproken niveau) | department_ids | |
workLocation | location_id | |
supervisorId | reporting_manager_id | |
languageCode | language | |
companyId | Filter of eigen veld |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP