Identity en access management
UKG Pro Google Workspace koppeling: Google-accounts die de medewerkers in UKG Pro volgen
Met een koppeling tussen UKG Pro en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker uit UKG Pro automatisch een Google-account in de juiste organisatie-eenheid, met afdeling, functie en leidinggevende. Bij vertrek schort KoppelHet het account op de einddatum op, zodat Gmail, Drive en de apps achter Google dicht gaan zonder dat IT een lijst bijhoudt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Amerikaans hoofdkantoor op UKG Pro en Google Workspace als werkomgeving maken Google-accounts vaak aan vanuit een wekelijkse export. Een Europese collega begint dan zonder mailbox, en een vertrekker houdt nog dagen toegang tot gedeelde Drive-mappen.
- In UKG Pro maken we een serviceaccount met alleen leesrechten en abonneren we KoppelHet op de personeelsmeldingen.
- In Google maken we een serviceaccount met domeinbrede delegatie, beperkt tot gebruikersbeheer.
- Bij een indiensttreding haalt KoppelHet de medewerker op en maakt een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn company of afdeling.
- Bij een overplaatsing of nieuwe leidinggevende past KoppelHet organisatie-eenheid, afdeling en manager aan.
- Op de einddatum schort KoppelHet het account op en verplaatst het naar de eenheid voor vertrokken medewerkers.
Waar je op let bij UKG Pro en Google Workspace
- UKG Pro stuurt meldingen bij onder meer een indiensttreding, herindiensttreding, overplaatsing, beëindiging en een nieuwe leidinggevende. KoppelHet reageert daarop, in plaats van alleen de lijst met gewijzigde medewerkers te lezen die UKG Pro hooguit om de drie uur geeft.
- Een melding van UKG Pro bevat alleen de company, het medewerkernummer en het soort gebeurtenis, geen naam of afdeling. KoppelHet haalt na elke melding de actuele gegevens op, zodat het Google-account nooit op een halve melding wordt gebouwd.
- In Google is de leidinggevende een e-mailadres, in UKG Pro een verwijzing naar een andere medewerker. KoppelHet zoekt het Google-adres van die leidinggevende op; werkt hij in een ander domein of zonder Google-account, dan laat KoppelHet het veld leeg en meldt het.
- Personeelsnummers kunnen in UKG Pro wijzigen, en daar is zelfs een aparte melding voor. KoppelHet zet daarom de vaste systeemsleutel van UKG Pro als externe id in Google, zodat een nieuw personeelsnummer geen tweede account oplevert.
- Medewerkers horen in UKG Pro bij een company met een eigen landcode. KoppelHet maakt per company een organisatie-eenheid in Google, zodat Gmail-instellingen, apps en beleid per land kunnen verschillen. Companies die niet bij dit Google-domein horen, slaat de koppeling over.
- Bij een herindiensttreding stuurt UKG Pro een eigen melding. KoppelHet zoekt dan het opgeschorte Google-account van dezelfde medewerker en zet dat terug, zodat de collega zijn oude adres en zijn Drive-bestanden terugkrijgt in plaats van een nieuw account.
- Een beëindiging wordt in UKG Pro vaak vooruit ingevoerd, via de wizard of een importbestand, en de melding komt dan op het moment van invoeren. KoppelHet onthoudt de einddatum en schort het Google-account pas op die dag op, aan het eind van de lokale werkdag.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de mailbox van een vertrekker?
Het account wordt opgeschort, niet verwijderd. Wie de mail en bestanden overneemt, spreken we vooraf met jullie af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro HCM-webhooks (UKG Webhooks) zoals PersonHiredEvent, PersonRehiredEvent, PersonTransferredEvent, PersonTerminatedEvent, EmployeeSupervisorUpdated, EmployeeOrgLevelUpdated, EmployeeWorkLocationChangeEvent en EmployeeNumberChangeEvent; payload met EventId, EventTime, EventType, Operation, Tenant, CoId en EeId.
- Gegevens via de Personnel API met een serviceaccount (View op EmployeeExport) en de US-Customer-Api-Key; employee-changes minimaal drie uur tussen aanroepen, als volledige vergelijking.
- Google via de Admin SDK Directory API (users) met een serviceaccount met domeinbrede delegatie: primaryEmail, name, externalIds (type organization), organizations (title, department, costCenter), relations (type manager, waarde is een e-mailadres), orgUnitPath en suspended.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId (systeemsleutel) | externalIds (type organization) | Blijft gelijk als het personeelsnummer wijzigt |
firstName, lastName | name.givenName, name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
jobCode / jobTitle | organizations.title | |
orgLevel1Code t/m orgLevel4Code | organizations.department en orgUnitPath | |
companyId | orgUnitPath (land) | |
supervisorId | relations (type manager) | Werkadres van de leidinggevende |
terminationDate | suspended = true |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP