HR naar ITSM
UKG Pro Jira Service Management koppeling: klanten, organisaties en verzoeken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen UKG Pro en Jira Service Management wordt elke medewerker uit UKG Pro een klant in de servicedesk, in de organisatie van zijn bedrijf, en zet een aanname of ontslag in UKG Pro een verzoek klaar namens de leidinggevende. KoppelHet leest de wijzigingendienst van UKG Pro en schrijft via de REST API van Jira Service Management.
Wat de koppeling doet
Organisaties met UKG Pro als HR-systeem en Jira Service Management als IT-servicedesk laten nieuwe collega's vaak pas als klant toe als ze zelf een verzoek indienen. Onboarding begint met een verzoek van de leidinggevende, die de gegevens uit UKG Pro overtypt, en bij een ontslag houdt de oud-medewerker toegang tot het portaal.
- KoppelHet vraagt UKG Pro om de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd en vergelijkt elk record met de vorige stand.
- Een nieuwe medewerker met een werkadres wordt klant en lid van de organisatie van zijn bedrijf.
- Het onboardingverzoek gaat in namens de leidinggevende, met startdatum, functie en locatie.
- Een overplaatsing naar een ander bedrijf verhuist de klant naar de nieuwe organisatie.
- Een ontslag geeft een offboardingverzoek met de terminationDate; daarna verdwijnt de klant uit de organisatie.
Waar je op let bij UKG Pro en Jira Service Management
- KoppelHet leest UKG Pro met een serviceaccount dat alleen de rol View op EmployeeExport heeft, en gebruikt de gewone REST API van Jira Service Management.
- Een klant in Jira Service Management heeft alleen naam, e-mailadres en accountId. KoppelHet bewaart bij elke UKG-employeeId het accountId, zodat een volgende wijziging uit UKG Pro dezelfde klant raakt, ook als het werkadres verandert.
- Een klant aanmaken vraagt de globale rechten van Jira-beheerder, organisaties beheren en verzoeken indienen kan met agentrechten. KoppelHet werkt daarom met twee accounts, zodat het account dat om de drie uur verzoeken indient geen beheerder is.
- Elke medewerker hoort in UKG Pro bij een bedrijf. Elk bedrijf wordt een organisatie in Jira Service Management, zodat agents zien bij welke werkgever een melding hoort en rapporten per bedrijf kloppen.
- UKG Pro levert bij elke medewerker de supervisorId. KoppelHet zoekt het accountId van die leidinggevende en dient het onboardingverzoek namens hem in, omdat de nieuwe collega vaak nog geen werkadres heeft om zelf klant te zijn.
- Bij een herindiensttreding krijgt de medewerker in UKG Pro een nieuwe dateOfLastHire. KoppelHet gebruikt dan het bestaande accountId uit de koppeltabel en dient een nieuw onboardingverzoek in, zodat er geen tweede klant ontstaat.
- Een ontslag staat in UKG Pro met een terminationDate, vaak vooruit. Het offboardingverzoek komt bij de eerstvolgende ronde; portaaltoegang intrekken kan via de API alleen met de rechten van sitebeheerder, dus dat staat als taak in het verzoek.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet vaker dan om de drie uur?
UKG Pro staat de wijzigingendienst niet vaker toe. Voor aannames, die meestal weken vooruit staan, is dat ruim op tijd.
Gaan loongegevens naar Jira?
Nee. Het UKG-antwoord bevat ook loonvelden; KoppelHet laat die weg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, page, per_page; minimaal drie uur tussen aanroepen) met US-CUSTOMER-API-KEY en basic authentication van een serviceaccount met de rol View op EmployeeExport. Velden onder meer employeeId, companyId, supervisorId, emailAddress, jobCode, workLocation, hireDate, dateOfLastHire en terminationDate.
- Jira Service Management via de REST API. POST /rest/servicedeskapi/customer (displayName, email, fullName; Jira-beheerder), organisaties via /rest/servicedeskapi/organization en /organization/{organizationId}/user met accountIds, verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf. PUT /customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access vraagt sitebeheer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Koppeltabel met accountId | Een klant heeft geen personeelsnummer |
firstName, lastName | displayName en fullName | |
emailAddress | email | |
companyId | Organisatie | |
supervisorId | raiseOnBehalfOf (accountId van de leidinggevende) | |
jobCode, workLocation, hireDate | requestFieldValues van het onboardingverzoek | |
terminationDate | requestFieldValues van het offboardingverzoek |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP