HR naar ITSM
UKG Pro koppelen met ServiceNow: gebruikers met organisatieniveaus en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen UKG Pro en ServiceNow wordt elke medewerker uit UKG Pro een gebruiker in ServiceNow, met bedrijf, afdeling uit de organisatieniveaus, werklocatie en leidinggevende, en bestelt een aanname, herindiensttreding of vertrek in UKG Pro het bijbehorende item uit de ServiceNow-servicecatalogus. KoppelHet haalt de wijzigingen om de drie uur op, het kortste interval dat UKG Pro toestaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in UKG Pro voeren en ServiceNow voor IT gebruiken, zien hun organisatiestructuur meestal niet terug in ServiceNow. Gebruikers komen via de directory binnen zonder afdeling of leidinggevende, en een herindiensttreding valt pas op als iemand op de eerste dag niet kan inloggen.
- Om de drie uur haalt KoppelHet de gewijzigde medewerkers op uit UKG Pro.
- KoppelHet vergelijkt elke medewerker met de vorige stand en houdt alleen echte wijzigingen over.
- Nieuwe organisatieniveaus en werklocaties gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers.
- Een aanname of herindiensttreding binnen de onboardingtermijn bestelt het onboardingitem voor die gebruiker.
- Een terminationDate bestelt het offboardingitem; na die datum gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij UKG Pro en ServiceNow
- UKG Pro geeft gewijzigde medewerkers met minstens drie uur tussen twee aanroepen, ongeveer acht keer per dag. Een ontslag met directe ingang staat daardoor uiterlijk drie uur later in ServiceNow; voor aannames, die meestal weken vooruit staan, maakt dat interval niet uit.
- UKG Pro levert bij een wijziging het volledige record, niet welke velden zijn veranderd. KoppelHet vergelijkt elk record met de vorige aanroep en zet alleen medewerkers met een andere afdeling, locatie, functie of leidinggevende in de importset, zodat ServiceNow geen duizenden transformaties per ronde draait.
- UKG Pro heeft vier organisatieniveaus die de organisatie zelf invult. KoppelHet maakt ze in ServiceNow als afdelingen met een bovenliggende afdeling, en laadt ze per niveau na elkaar, zodat een nieuw team op niveau vier niet verwijst naar een divisie die nog niet bestaat.
- Bij een herindiensttreding krijgt de medewerker in UKG Pro een nieuwe datum van laatste aanname, naast de oorspronkelijke. KoppelHet ziet die datum, zet de bestaande gebruiker in ServiceNow weer op actief en bestelt het onboardingitem, zodat oude verzoeken en hardware bij dezelfde persoon blijven.
- Elke medewerker heeft in UKG Pro een bedrijf. Werkt de organisatie met meerdere bedrijven in één UKG Pro-omgeving, dan zet KoppelHet het bedrijf op de gebruiker in ServiceNow, zodat toewijzing en doorbelasting per bedrijf kunnen.
- UKG Pro geeft per medewerker een taalcode. KoppelHet vult daarmee de voorkeurstaal van de gebruiker, zodat collega's buiten Nederland het servicedeskportaal en de meldingen in hun eigen taal krijgen, voor zover die taal in ServiceNow aan staat.
- Het serviceaccount in UKG Pro heeft alleen de rol View op de EmployeeExport-webservice nodig. Het kan dus niets in UKG Pro wijzigen, en loon- en adresvelden die in hetzelfde antwoord zitten, laat KoppelHet weg voordat er iets naar ServiceNow gaat.
- In de ServiceNow Store staat een UKG-app voor HR Service Delivery, maar die laat medewerkers via Virtual Agent saldi, roosters en diensten zien. Gebruikers aanmaken of catalogusverzoeken bij in- en uitdienst doet die app volgens de documentatie niet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet vaker dan om de drie uur?
UKG Pro staat bij de wijzigingenlijst geen kortere tussenpoos toe. Voor in- en uitdienst is dat ruim genoeg, omdat de onboardingtermijn in weken wordt gemeten.
Gaat er loon of adres naar ServiceNow?
Nee. Die velden zitten wel in het antwoord van UKG Pro, maar KoppelHet stuurt alleen naam, werkadres, bedrijf, afdeling, locatie, functie, taal, leidinggevende en de datums door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro via GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, page, per_Page; minimaal drie uur tussen aanroepen) met de header US-CUSTOMER-API-KEY en basic authentication van een serviceaccount met de rol View op EmployeeExport. Velden onder meer employeeId, employeeNumber, companyId, orgLevel1Code t/m orgLevel4Code, workLocation, supervisorId, jobCode, emailAddress, languageCode, isActive, hireDate, dateOfLastHire en terminationDate.
- ServiceNow via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple, asynchroon, met run_after voor core_company, cmn_department en cmn_location vóór sys_user; coalesce op employee_number). Catalogusverzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | employee_number | Coalesce-sleutel |
firstName, preferredName en lastName | first_name en last_name | |
emailAddress | email | |
companyId en companyName | company (core_company) | |
orgLevel1Code t/m orgLevel4Code | department (cmn_department) met parent | |
workLocation | location (cmn_location) | |
supervisorId | manager | |
alternateJobTitle of jobCode | title | |
languageCode | preferred_language | |
dateOfLastHire en terminationDate | Onboarding- en offboardingitem, active |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP