Leren en certificaten
UKG Pro StudyTube koppeling: medewerkers, organisatieniveaus en managers automatisch in de academy
Met een koppeling tussen UKG Pro en StudyTube krijgt elke medewerker uit UKG Pro automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn organisatieniveau en met de juiste teammanager. Na de laatste werkdag in UKG Pro verdwijnt het account uit StudyTube, en bij herindiensttreding komt hetzelfde account terug.
Wat de koppeling doet
Organisaties met UKG Pro als HR-systeem en StudyTube voor onboarding en verplichte training zetten nieuwe collega's vaak met een csv in de academy. Teams en managers lopen dan achter op UKG Pro, en wie vertrekt houdt een licentie tot iemand het account opruimt.
- KoppelHet vraagt UKG Pro om de drie uur welke medewerkers zijn gewijzigd en vergelijkt dat met de vorige stand.
- De organisatieniveaus die we bij de start kiezen, worden teams in StudyTube, van boven naar beneden.
- Een nieuwe medewerker krijgt een account in zijn team, met zijn taal uit UKG Pro; zijn leidinggevende wordt teammanager.
- Op de dag na de einddatum verwijdert KoppelHet het account.
- Bij een nieuwe datum van laatste indiensttreding zet KoppelHet het account terug onder hetzelfde uid.
Waar je op let bij UKG Pro en StudyTube
- UKG Pro geeft bij een wijzigingsvraag de volledige medewerker terug, niet welk veld veranderde, en wil minstens drie uur tussen twee vragen. KoppelHet bewaart de vorige stand en stuurt StudyTube alleen echte wijzigingen, zodat een nieuw telefoonnummer niet elke keer het hele profiel overschrijft.
- UKG Pro heeft vier organisatieniveaus die elke organisatie zelf betekenis geeft. StudyTube bouwt teams alleen onder een team dat al bestaat. KoppelHet stuurt de gekozen niveaus daarom per laag, de bovenste eerst, met de UKG-code als external_id.
- StudyTube negeert een contracteinddatum in de toekomst en verwijdert pas bij een datum in het verleden. UKG Pro kent de einddatum vaak weken vooruit. KoppelHet onthoudt die datum en verwijdert het account op de dag erna zelf, zodat iemand tot zijn laatste werkdag kan leren.
- Bij een herindiensttreding houdt UKG Pro de oorspronkelijke aannamedatum en zet het een nieuwe datum van laatste indiensttreding. StudyTube kan een gebruiker op hetzelfde uid opnieuw activeren. KoppelHet doet dat bij een nieuwe datum, zodat behaalde certificaten van vóór het vertrek terugkomen.
- UKG Pro geeft per medewerker een taalcode mee. StudyTube kent een vaste lijst van twaalf talen, waaronder Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans. KoppelHet zet die taal op het account, en valt terug op Engels als de taal er niet bij staat.
- In UKG Pro draaien vaak meerdere companies, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten en Nederland. KoppelHet neemt alleen de companies mee die in deze academy horen, maar maakt een leidinggevende van een andere company wel teammanager als hij Nederlandse medewerkers aanstuurt.
- StudyTube koppelt teammanagers op teamnaam en vervangt de lijst per team. KoppelHet berekent per team welke leidinggevenden er in UKG Pro bij horen en stuurt steeds die volledige lijst, zodat een vertrokken manager uit het team verdwijnt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen behaalde certificaten terug in UKG Pro?
Niet in de eerste versie. UKG Pro heeft een API voor cursusdeelnames; certificaten uit StudyTube daarin vastleggen kan later als uitbreiding.
Waarom om de drie uur en niet direct?
UKG Pro staat geen kortere interval toe voor deze wijzigingsvraag en heeft er geen webhooks voor. Voor onboarding is dat ruim op tijd, omdat aannames meestal vooruit worden vastgelegd.
Welk organisatieniveau wordt het team?
Dat kiezen we bij de start, omdat elke organisatie de vier niveaus anders gebruikt. Vaak is niveau 1 het land of de business unit en niveau 2 of 3 de afdeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro Personnel API GET /personnel/v1/employee-changes (startDate, endDate, page, per_page; minimaal drie uur tussen aanroepen, aanbevolen acht keer per dag) met een serviceaccount met de View-rol op de EmployeeExport Web Service, de US-Customer-Api-Key en basic authentication. Velden onder meer employeeId, employeeNumber, companyId, emailAddress, languageCode, jobCode, orgLevel1Code tot orgLevel4Code, supervisorId, terminationDate en dateOfLastHire.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials en de scope write: POST /api/v2/users (aanmaken, bijwerken of heractiveren op uid; language uit en, nl, fi, fr, es, de, pt, pl, da, fl, no, sv), POST /api/v2/academy-teams/bulk/upsert (tot 500 teams, ouders eerst), POST /api/v2/academy-teams/managers/sync en DELETE /api/v2/users/{id}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | uid | Vaste sleutel, ook na herindiensttreding |
employeeNumber | employee_number | |
firstName of preferredName | first_name | |
lastName | last_name | |
emailAddress | email | |
jobCode (omschrijving) | company_role | |
languageCode | language | Alleen talen die StudyTube kent; anders en |
orgLevel1Code tot orgLevel4Code | Teams met external_id en parent | |
supervisorId | Teammanager via managers/sync | |
terminationDate | DELETE op de dag erna | |
dateOfLastHire | POST /users op hetzelfde uid (heractiveren) |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP