Payroll koppeling
UKG Pro koppelen met YouForce: Nederlandse mutaties uit UKG Pro als aanvraag in YouForce
Met een koppeling tussen UKG Pro en Visma Raet YouForce wordt elke nieuwe medewerker en elke salaris- of urenwijziging van de Nederlandse company in UKG Pro een aanvraag in YouForce, met de ingangsdatum uit UKG Pro. HR in Nederland rondt de aanvraag af met cao-schaal en trede, en een beëindiging komt als taak met de laatste werkdag bij de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met een Nederlandse dochter die HR in UKG Pro voeren en de Nederlandse salarissen met een eigen cao in YouForce, krijgen nieuwe medewerkers en de jaarlijkse salarisronde als spreadsheet. HR in Nederland voert die regel voor regel in YouForce in.
- HR legt een nieuwe medewerker of wijziging vast in UKG Pro bij de Nederlandse company.
- KoppelHet vraagt om de drie uur de gewijzigde medewerkers op en vergelijkt met de vorige stand.
- Een nieuwe medewerker of een wijziging in salaris of uren wordt een aanvraag in YouForce, met de ingangsdatum uit UKG Pro.
- HR in Nederland vult schaal en trede aan en rondt de aanvraag af.
- Een beëindiging wordt een taak met de laatste werkdag voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij UKG Pro en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een ander systeem een dienstverband niet direct aanpassen. Een nieuwe medewerker of salarisverhoging uit UKG Pro wordt daarom een aanvraag, en HR in Nederland bepaalt de inschaling in de cao.
- UKG Pro meldt wel welke medewerkers zijn gewijzigd, maar niet wat er is veranderd. KoppelHet legt de nieuwe gegevens naast de vorige stand en zet alleen een aanvraag klaar als er iets voor de salarisadministratie is gewijzigd.
- De jaarlijkse salarisronde in UKG Pro levert in één keer veel wijzigingen met dezelfde ingangsdatum. Omdat UKG Pro hooguit om de drie uur wijzigingen geeft en bij te veel aanroepen weigert, verdeelt KoppelHet het ophalen en staan de aanvragen voor HR in Nederland op één lijst.
- Een salaris in UKG Pro heeft een eigen ingangsdatum, los van de datum waarop HR het vastlegt. KoppelHet zet die ingangsdatum in de aanvraag, zodat YouForce een verhoging met terugwerkende kracht over de juiste maanden verrekent.
- UKG Pro houdt bij een herindiensttreding naast de oorspronkelijke datum een laatste datum in dienst bij. KoppelHet herkent daaraan een terugkeer en start een nieuw contract op de persoon die YouForce al kent.
- Een beëindiging kan niet van buitenaf in YouForce worden gezet. KoppelHet maakt van de einddatum en de reden in UKG Pro een taak voor de salarisadministratie.
- Medewerkers kunnen in UKG Pro bij meerdere companies horen, elk met een landcode. Alleen de company met landcode Nederland levert aanvragen in YouForce op.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe gaat de jaarlijkse salarisronde uit UKG Pro?
Elke verhoging wordt een aanvraag met de ingangsdatum uit UKG Pro. HR in Nederland ziet ze op één lijst en rondt ze af, met de cao-inschaling erbij.
Wat als HR een aanvraag in YouForce afwijst?
De afwijzing staat in het KoppelHet platform naast de wijziging uit UKG Pro. HR past UKG Pro aan of zet de wijziging opnieuw klaar.
Wat moeten we in UKG Pro en YouForce regelen?
In UKG Pro een service account met leesrechten op de afgesproken API's. In YouForce toestemming voor de koppeling om aanvragen te starten en een extra veld te vullen.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro wordt gelezen via de Personnel API met een service account, de US-Customer-Api-Key en basic authentication. employee-changes voor gewijzigde medewerkers (minimaal drie uur tussen aanroepen), daarna employment-details, compensation-details (annualSalary, salaryEffectiveDate, currencyCode), national-documents en person-details. Te veel aanroepen geven 429.
- YouForce via de Recruitment API (hires, persons/{PersonId}/contracts voor herintreding en contract adjustments), die elk een workflow in HR Core Self Service starten; geen schrijfbaar endpoint voor uitdiensttreding. De UKG-employeeId in een extensieveld via de Extensions API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Pro | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Extra veld op de persoon in YouForce | Vaste sleutel voor elke volgende wijziging |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
nationalId met nationalIdCountry NLD | BSN | |
Geboortedatum en adres | Geboortedatum en adres | |
lastHireDate | Datum in dienst | Bij herintreding een nieuw contract op de bestaande persoon |
scheduledWorkHours | Uren per week | |
jobCode | Functie | Via een vertaaltabel |
orgLevel1Code t/m orgLevel4Code | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
annualSalary en salaryEffectiveDate | Salaris en ingangsdatum in de aanvraag | Omgerekend naar maandbedrag |
terminationDate | Laatste werkdag in de taak |
Gerelateerd
Recruitee → UKG Pro
Recruitee UKG Pro koppeling: Europese aannames via de Global New Hire-service in UKG Pro
Teamtailor → UKG Pro
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
UKG Pro → Active Directory
UKG Pro koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor de Nederlandse vestiging
UKG Pro → ADP iHCM
UKG Pro ADP iHCM koppeling: salaris en uitdiensttreding van de Nederlandse paygroup naar ADP