Recruitment naar HR
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Met een koppeling tussen Workable en ADP Workforce Now komt een kandidaat in de Workable-stap Hired als in-progress hire in Workforce Now te staan, met naam, e-mail, telefoon, functie en startdatum. KoppelHet zet elke aanname bij de juiste ADP-company, payroll group en sjabloon, ook als de VS en Canada elk een eigen company hebben.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en hun Amerikaanse of Canadese personeel in ADP Workforce Now hebben, zetten aannames met de hand in ADP. Hebben de VS en Canada elk een eigen company of payroll group, dan kiest HR per aanname de juiste plek.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- Uit de juridische entiteit van de vacature volgen land, company en payroll group in ADP.
- KoppelHet vraagt de geldige sjablonen op bij ADP en zet de in-progress hire klaar.
- HR vult in ADP belastinggegevens en bankrekening aan en rondt de hire af.
Waar je op let bij Workable en ADP Workforce Now
- Een organisatie met een aparte company voor Canada of met meerdere payroll groups moet elke aanname op de juiste plek krijgen. KoppelHet kiest company en payroll group per vacature.
- Een telefoonnummer zonder landcode, netnummer en abonneenummer komt niet goed in ADP. KoppelHet controleert het nummer en meldt de recruiter een onvolledig nummer, zodat het in Workable wordt verbeterd.
- KoppelHet leest de startdatum uit de variabelen van het aanbiedingsdocument in Workable, zodat ook accounts zonder de functie Hiring Plan een eerste werkdag in ADP krijgen.
- De Applicant Onboard-API van ADP ondersteunt geen eigen velden. Die vult HR in ADP aan.
- Workable heeft geen burgerservicenummer of Social Security Number van de kandidaat. Voor Canadese aannames ondersteunt de ADP-API ook geen belastingonderdelen; HR vult die in Workforce Now in voordat de hire wordt afgerond.
- De verplichte velden in ADP hangen af van het land in de header ADP-Context-ExpressionID. Zonder die header geldt het standaardland van de klant. KoppelHet zet het land per aanname, US of CA, op basis van de vacature in Workable, zodat een Canadese aanname met de Canadese eisen wordt ingediend.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker direct actief in ADP?
Nee. KoppelHet maakt een in-progress hire; HR rondt die af in Workforce Now.
Gaat het salaris uit het aanbod mee?
Niet in de eerste versie. HR legt het loon vast in ADP; meesturen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired en GET /candidates/:id/offer (state; document_variables met start_date). Token met r_candidates en r_jobs.
- Naar ADP via GET /hcm/v2/applicant.onboard/meta en POST /hcm/v2/applicant.onboard, met header ADP-Context-ExpressionID country=US of CA. Verplicht voor een in-progress hire - payrollGroupCode, birthName/givenName, birthName/familyName, onboardingTemplateCode en hireDate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in ADP Workforce Now | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | birthName/givenName en birthName/familyName | |
email | Home email | Het adres waarmee de kandidaat solliciteerde |
phone | Persoonlijk mobiel nummer | Alleen met landcode, anders weggelaten |
document_variables start_date (aanbod) | hireDate | |
Juridische entiteit van de vacature | payrollGroupCode en ADP-Context-ExpressionID (US of CA) | Vertaaltabel per entiteit |
Vacature of locatie | onboardingTemplateCode | Opgezocht in de meta van ADP |
title (vacature) | Job title |
Gerelateerd
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd
Workable → Deel
Workable Deel koppeling: van stap Hired naar concept-contract in Deel