Recruitment naar HR
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Met een koppeling tussen Workable en AFAS Profit start een kandidaat die in Workable naar de stap aangenomen gaat het onboardingproces in AFAS, met startdatum en salaris uit het geaccepteerde aanbod en de werkgever uit de juridische entiteit van de vacature. HR in AFAS rondt de onboarding af, zonder gegevens uit Workable over te typen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere werkgevers in AFAS Profit die via Workable werven, krijgen na een aanname het getekende aanbod bij HR, die de gegevens in AFAS zet. Uurlonen en maandsalarissen lopen daarbij soms door elkaar.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap aangenomen.
- Workable meldt de kandidaat aan KoppelHet, alleen voor die stap.
- KoppelHet haalt het aanbod op, met startdatum en salaris met bedrag, periode en valuta, en de juridische entiteit van de vacature.
- In AFAS start het onboardingproces bij de werkgever van die entiteit, met functie, organisatorische eenheid, startdatum en salaris.
- HR in AFAS vult BSN en de Nederlandse gegevens aan en rondt de onboarding af.
Waar je op let bij Workable en AFAS Profit
- Een melding in Workable kan worden beperkt tot één stap. KoppelHet abonneert zich alleen op de stap aangenomen, zodat de koppeling geen gegevens ziet van kandidaten die nog in gesprek zijn of zijn afgewezen.
- Het salaris in een aanbod van Workable heeft een bedrag, een periode en een valuta. KoppelHet leidt daaruit af of het in AFAS een uurloon of een vast maandsalaris wordt, zodat een medewerker op uurbasis niet als maandloner in de run komt.
- Workable kent juridische entiteiten per account. Per entiteit leggen we de werkgever in AFAS vast, zodat een kandidaat meteen bij de juiste werkgever terechtkomt.
- Workable stuurt bij een melding de kandidaat zoals die op dat moment is, niet zoals op het moment van de stapwissel. KoppelHet haalt het aanbod daarom altijd apart op en controleert dat het is geaccepteerd voordat AFAS iets krijgt.
- AFAS heeft een ingang die het onboardingproces start en die AFAS aanraadt boven het aanmaken van een sollicitant. HR houdt zo de controle en kan een ingetrokken aanbod in de AFAS-workflow afwijzen.
- Een koppelsleutel in Workable krijgt alleen de rechten die bij het aanmaken worden gekozen. We laten een sleutel maken die kandidaten, aanbiedingen en de accountgegevens mag lezen, en verder niets.
- Workable ondertekent elke melding met een geheime sleutel. KoppelHet controleert die handtekening, zodat alleen echte aannames uit jullie Workable-account een onboarding in AFAS starten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een kandidaat in Workable per ongeluk op aangenomen wordt gezet?
Zonder geaccepteerd aanbod gebeurt er niets in AFAS. Is het aanbod wel geaccepteerd, dan kan HR de onboarding in AFAS afwijzen.
Gebruiken we de onboarding van Workable zelf nog?
Dat kan. Dan kan de koppeling ook wachten tot de onboarding in Workable is afgerond, in plaats van te starten bij de stap aangenomen.
Wat moeten we in Workable regelen?
Een koppelsleutel met leesrechten op kandidaten, aanbiedingen en de accountgegevens. Jullie Workable-beheerder maakt die eenmalig aan.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable wordt gelezen via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired (een doel-URL mag maar één keer geregistreerd zijn; bevestigen met 200), ondertekend met HMAC-SHA256 in X-Workable-Signature. Daarna /candidates/:id, /candidates/:id/offer (document_variables, salaris met amount, frequency en currency_iso; state accepted) en /legal_entities. Token met alleen leesscopes (r_candidates, r_jobs, r_account).
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die het onboardingproces start; AFAS raadt die aan boven HrCreateApplicant. Bij een bestaande medewerker gaat het medewerkernummer (EmId) mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Kenmerk in het onboardingproces | Om een tweede melding te herkennen |
firstname en lastname | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
email en phone | E-mail en telefoon privé | |
address | Adres | |
Startdatum (document variable van het aanbod) | Datum in dienst | |
Salaris (amount, frequency, currency_iso) | Salaris en soort salaris | Uurloon of maandsalaris volgens de periode |
Juridische entiteit van de vacature | Werkgever | Via een vertaaltabel |
Afdeling van de vacature | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
Functie van de vacature | Functie | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd
Workable → Deel
Workable Deel koppeling: van stap Hired naar concept-contract in Deel