Recruitment naar HR
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd
Met een koppeling tussen Workable en Dayforce wordt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in de Workable-stap Hired een medewerker in Dayforce, met startdatum, locatie, werkplek en dienstverbandstatus. Workable biedt een Dayforce-koppeling alleen als maatwerk tegen meerprijs; KoppelHet bouwt haar met een controle in Dayforce vooraf, omdat Dayforce een medewerker niet meer verwijdert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce gebruiken voor HR en salaris en in Workable werven, typen elke aanname over in Dayforce. Een vergissing is daar niet met een klik weg te halen, en de salarisperiode uit het Workable-aanbod wordt bij het overtypen makkelijk verkeerd gelezen.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- Dayforce controleert de nieuwe medewerker zonder hem op te slaan.
- Zonder fouten maakt KoppelHet de medewerker echt aan.
- Bij een fout krijgt HR een melding met de reden uit Dayforce.
Waar je op let bij Workable en Dayforce
- Workable vermeldt Dayforce als koppeling met de status maatwerk, gebouwd door Workable en tegen een extra vergoeding. Wat die doet, staat niet op de openbare pagina. KoppelHet is een alternatief als jullie de koppeling zelf willen kunnen volgen in één platform met andere koppelingen.
- Dayforce verwijdert een eenmaal aangemaakte medewerker niet meer. KoppelHet reageert daarom alleen op de stap Hired met een geaccepteerd aanbod, niet op een eerdere stap waarin een kandidaat nog kan afhaken.
- Dayforce kan een nieuwe medewerker eerst alleen controleren. KoppelHet doet dat bij elke Workable-aanname, zodat een onbekende locatie of een ontbrekende verplichte waarde een melding geeft in plaats van een halve medewerker.
- Het salaris in Workable heeft een bedrag, een periode zoals maand of uur, en een valuta. Dayforce onderscheidt medewerkers met uurloon en met vast salaris. KoppelHet neemt in de eerste versie alleen de periode mee om het soort beloning te kiezen; het bedrag legt HR vast, meenemen kan later als uitbreiding.
- Een medewerker in Dayforce krijgt een sleutel die de koppeling zelf meegeeft. KoppelHet gebruikt het kandidaatnummer van Workable met een vast voorvoegsel, zodat een tweede melding over dezelfde kandidaat de bestaande medewerker vindt.
- In Workable staat de startdatum als variabele in het aanbiedingsdocument, en de naam daarvan verschilt per account. Bij de inrichting leggen we vast welke variabele het is; ontbreekt hij, dan stopt KoppelHet in plaats van de aannamedatum als eerste werkdag te gebruiken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wanneer kies je de Dayforce-koppeling van Workable?
Als jullie alles bij Workable willen houden en de meerprijs geen bezwaar is. Vraag dan wel welke velden ze meenemen en wie fouten oplost.
Wat als de kandidaat na Hired toch niet komt?
Dan staat de medewerker al in Dayforce. KoppelHet meldt het aan HR, die het dienstverband in Dayforce beëindigt.
Krijgt de nieuwe medewerker direct toegang tot Dayforce?
Nee. KoppelHet stuurt geen toegangsmail bij het aanmaken; HR regelt de toegang voor de startdatum.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired (HMAC-SHA256 in X-Workable-Signature) en GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode en /candidates/:id/offer (state; document_variables met start_date; salary met amount, frequency en currency_iso). Token met r_candidates en r_jobs.
- Dayforce via POST op /api/{clientName}/v1/Employees met isValidateOnly=true en daarna zonder, met XRefCode, FirstName, LastName, HireDate en subordinate resources zoals Contacts, Locations, WorkAssignments, EmploymentStatuses en WorkContracts. Een toegevoegde medewerker kan niet worden verwijderd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Dayforce | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | FirstName en LastName | |
Kandidaat-ID | XRefCode | Met een vast voorvoegsel |
email en phone | Contacts | |
location (vacature) | Locations en WorkAssignments | Via een vertaaltabel |
document variable start_date | HireDate | |
Contractsoort (vacature) | EmploymentStatuses | |
Uren per week (document variable) | WorkContracts |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Deel
Workable Deel koppeling: van stap Hired naar concept-contract in Deel