Recruitment naar HR
Workable HiBob koppeling: aangenomen kandidaat compleet in Bob, met startdatum en salaris
Met een koppeling tussen Workable en HiBob wordt een kandidaat in de stap Hired van Workable een nieuwe medewerker in Bob, met vestiging, startdatum, afdeling, functie en salaris uit het aanbod. De bestaande Workable-integratie in Bob stuurt naam, e-mail, functie, afdeling, telefoon, cv en aanbiedingsbrief en laat HR de nieuwe medewerker daarna in een wizard afmaken; KoppelHet komt erbij als die laatste stap automatisch moet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en HiBob gebruiken, krijgen met de Workable-integratie in Bob een melding per aangenomen kandidaat. HR opent dan de wizard en vult vestiging, startdatum en salaris in vanuit het aanbod; bij veel aannames tegelijk blijven meldingen liggen.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- Vestiging, afdeling en functie worden vertaald naar de lijsten in Bob.
- KoppelHet maakt de medewerker in Bob aan met startdatum en vestiging, en zet het salaris als regel vanaf de startdatum.
- Een waarde die Bob weigert, staat met de kandidaat in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Workable en HiBob
- De Workable-integratie in Bob werkt alleen als de stap in Workable precies Hired heet. KoppelHet kijkt naar de vaste code van de stap in plaats van de naam, zodat een hernoemde of vertaalde stap de koppeling niet stopt.
- Bij de Workable-integratie moeten functie en afdeling in Workable precies zo heten als in Bob, anders gaat de export mis. KoppelHet vertaalt via een tabel, zodat recruiters vacaturetitels voor kandidaten kunnen schrijven zonder dat Bob daardoor een fout geeft.
- Na een aanname via de Workable-integratie maakt Bob nog geen medewerker aan. Bob stuurt een melding, en HR rondt de nieuwe medewerker af in een wizard. KoppelHet maakt de medewerker direct aan, met vestiging en startdatum, die Bob verplicht stelt.
- In Workable staat de startdatum als variabele in het aanbiedingsdocument, niet als vast veld. KoppelHet leest die variabele uit het geaccepteerde aanbod; staat hij niet in het sjabloon, dan voegen we hem toe voordat de koppeling live gaat.
- Het salaris in een Workable-aanbod heeft een bedrag, een periode en een valuta. KoppelHet zet het in Bob als salarisregel met de startdatum als ingangsdatum, met dezelfde periode, zodat een uurloon niet als maandbedrag in Bob terechtkomt.
- Workable stuurt bij een melding de kandidaat zoals die op het moment van versturen is. KoppelHet haalt het aanbod daarom apart op en maakt pas een medewerker in Bob als dat aanbod is geaccepteerd.
- Voor de Workable-integratie moet een Super Admin in Workable toegang geven. KoppelHet gebruikt een eigen sleutel met alleen leesrechten op kandidaten en vacatures, en schrijft niets terug in Workable.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de Workable-integratie in Bob?
Die zit in elk Workable-abonnement en is vaak genoeg als HR elke nieuwe medewerker toch nakijkt. Maatwerk loont als het aantal aannames groot is of als functietitels niet gelijk te houden zijn.
Krijgt de nieuwe medewerker meteen een uitnodiging voor Bob?
Alleen als jullie dat willen. HR kan de uitnodiging ook zelf versturen na een controle.
Komt het cv ook mee?
Dat kan, maar de eerste versie neemt alleen de gegevens voor de medewerker mee. Documenten kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired, ondertekend met X-Workable-Signature (HMAC-SHA256). Daarna GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode (title, department, location) en /candidates/:id/offer (state accepted; document_variables met start_date; salary met amount, frequency en currency_iso). Token met de scopes r_candidates en r_jobs.
- HiBob via de People API (create employee met verplicht email, firstName, surname, work.startDate en work.site; work.department en work.title moeten bestaande lijstwaarden zijn), daarna een regel in de salaristabel. Service user met Add new people en bewerkrechten per categorie; Bob meldt geen gedeeltelijke rechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | firstName en surname | |
email | email | |
phone | Persoonlijk telefoonnummer | |
Locatie van de vacature | work.site | Verplicht in Bob; via een vertaaltabel |
department van de vacature | work.department | |
title van de vacature | work.title | |
Document variable start_date uit het aanbod | work.startDate | |
salary (amount, frequency, currency_iso) | Salarisregel met ingangsdatum |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd