Recruitment naar HR
Workable Loket koppeling: aangenomen kandidaat met aanbod als conceptwerknemer bij de juiste werkgever
Met een koppeling tussen Workable en Loket wordt een kandidaat die in Workable naar de fase aangenomen gaat en een geaccepteerd aanbod heeft, automatisch een conceptwerknemer in Loket. De juridische entiteit uit Workable bepaalt de werkgever, en startdatum en salaris uit het aanbod staan al op het concept.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en de salarissen in Loket laten draaien, sturen het getekende aanbod na elke aanname door naar de salarisadministratie. Die neemt naam, startdatum en salaris over in Loket en vraagt na bij welke BV de nieuwe collega hoort.
- De recruiter verplaatst de kandidaat in Workable naar aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat en aanbod op en controleert dat het aanbod geaccepteerd is.
- In Loket verschijnt een concept bij de werkgever van de juridische entiteit, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- De salarisadministratie vult BSN, loonheffing en cao-gegevens aan.
- Na controle wordt het concept een werknemer.
Waar je op let bij Workable en Loket
- Workable stuurt een melding bij elke fasewissel, ook als een kandidaat per ongeluk op aangenomen komt. KoppelHet vraagt eerst het aanbod op en maakt alleen een concept in Loket als dat aanbod de status geaccepteerd heeft.
- In het aanbod van Workable zijn startdatum en salaris documentvariabelen met een vaste slug. Het salaris heeft een bedrag, een frequentie en een valuta. Een maandbedrag in euro wordt maandloon in Loket, een uurbedrag een uurloon; een jaarbedrag of vreemde valuta wordt een melding.
- Workable kent juridische entiteiten, Loket werkgevers met elk een of meer loonadministraties. Per entiteit leggen we de Loket-werkgever en de loonadministratie vast, omdat de velden van een nieuw concept in Loket van die loonadministratie afhangen.
- Een Workable-sleutel krijgt alleen de rechten die bij het aanmaken worden gekozen. Voor deze koppeling volstaan leesrechten op kandidaten, vacatures en het account; de koppeling schrijft niets terug in Workable.
- Loket laat een externe applicatie alleen in productie toe na goedkeuring door Loket, en test eerst op een acceptatieomgeving met testdata. We testen de eerste aannames uit Workable daar, met een vertaaltabel per entiteit, voordat de koppeling op de echte werkgevers draait.
- Workable ondertekent zijn meldingen met een HMAC in een eigen header. KoppelHet controleert die handtekening voordat er iets in Loket gebeurt, zodat een vervalste melding geen concept in de salarisadministratie kan zetten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als het aanbod geen startdatum heeft?
Dan maakt KoppelHet geen concept en krijgt de recruiter een melding. Na aanvullen in Workable gaat de aanname alsnog door.
Werkt dit met meerdere BV's?
Ja, zolang elke juridische entiteit in Workable bij één werkgever in Loket hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een abonnement op candidate_moved met stage_slug hired (HMAC-SHA256 in X-Workable-Signature) en de API (GET /spi/v3/candidates/{id}, GET /spi/v3/candidates/{id}/offer met state en document_variables, salary in value.data met amount, frequency en currency_iso, start_date in value.body; /legal_entities). Token met scopes r_candidates, r_jobs en r_account.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0 (authorization code). Conceptmetadata per werkgever (jobapplicant/metadata) en per loonadministratie; concept aanmaken en de checklist voor nieuwe medewerkers starten. Acceptatie op api.loket-acc.nl, productie alleen voor goedgekeurde applicaties.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Candidate id | Vrij veld op het concept | Herkent een tweede melding |
firstname en lastname | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Legal entity | Werkgever in Loket | Via een vertaaltabel |
document_variables start_date | Datum in dienst | |
salary (amount, frequency, currency_iso) | Loon per verloningsperiode | Alleen euro per maand of per uur |
email en phone | Privé-e-mail en telefoon |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd