Recruitment naar HR
Workable Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod wordt een pending worker
Met een koppeling tussen Workable en Oracle HCM Cloud komt een kandidaat in de Workable-stap Hired met een geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle, met juridische werkgever, locatie, verwachte startdatum en fte. Workable bouwt zo'n export naar Oracle HCM alleen als betaald maatwerk voor Premier en Enterprise; KoppelHet is het alternatief daarvoor.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud als HR-systeem hebben en voor een deel van hun werving Workable gebruiken, zetten aangenomen kandidaten met de hand in Oracle. De startdatum staat in het aanbiedingsdocument in Workable en wordt overgetypt, en de onboarding in Oracle begint daardoor vaak te laat.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- De juridische entiteit en locatie van de vacature bepalen werkgever en locatiecode in Oracle.
- KoppelHet maakt een pending worker aan met de startdatum uit het aanbod.
- HR rondt de onboarding af in Oracle en zet de pending worker om naar medewerker.
Waar je op let bij Workable en Oracle HCM Cloud
- Workable noemt Oracle HCM als een van de HR-systemen waarvoor het eigen team een export bouwt. Dat is betaald maatwerk en alleen voor de abonnementen Premier en Enterprise. Op andere abonnementen, of als de koppeling buiten Workable beheerd moet worden, bouwt KoppelHet haar.
- Workable vult een aannamedatum zodra iemand naar Hired gaat; de eerste werkdag staat als variabele in het aanbiedingsdocument. Oracle wil een verwachte startdatum. KoppelHet neemt die variabele en niet de aannamedatum, zodat de onboarding in Oracle op de juiste dag is gericht.
- Workable kent juridische entiteiten per account, Oracle juridische werkgevers. Per Workable-entiteit leggen we de werkgever in Oracle vast, en een vacature zonder entiteit gaat niet door naar Oracle.
- Oracle maakt van een getekende kandidaat eerst een pending worker, die HR later omzet. KoppelHet maakt de Workable-kandidaat zo aan, zodat de onboardingtaken in Oracle lopen voordat de nieuwe collega medewerker wordt.
- Een melding van Workable bevat de kandidaat zoals die is op het moment van versturen. KoppelHet haalt het aanbod daarom apart op en maakt pas een pending worker als de status van het aanbod geaccepteerd is.
- Oracle legt de omvang van een aanstelling vast in fte, Workable heeft geen urenveld. We voegen een variabele voor uren per week toe aan het aanbiedingssjabloon, en KoppelHet rekent die om tegen de volledige week van de Nederlandse werkgever.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de maatwerkexport van Workable?
Hebben jullie Premier of Enterprise en wil je één leverancier, dan is dat een goede optie. KoppelHet past als de koppeling bij jullie eigen beheer moet liggen, of als dezelfde aanname ook naar andere systemen gaat.
Gaat het salaris mee naar Oracle?
Niet in de eerste versie. HR legt het vast tijdens de onboarding; meenemen kan later als uitbreiding.
Wat als het aanbod nog niet is geaccepteerd?
Dan wacht KoppelHet en meldt het aan de recruiter. Er komt geen pending worker voor een aanbod dat nog open staat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired (HMAC-SHA256 in X-Workable-Signature) en de API met r_candidates en r_jobs. GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode, /legal_entities en /candidates/:id/offer (state accepted; document_variables met slug start_date).
- Oracle HCM Cloud via POST /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/workers met workRelationships (LegalEmployerName, WorkerType P) en assignments (ActionCode ADD_PEN_WKR, ProjectedStartDate, BusinessUnitName, LocationCode, workMeasures in FTE). Integratiegebruiker met rechten voor de betrokken werkgevers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | names (FirstName, LastName, LegislationCode) | |
email | emails (privé) | |
Juridische entiteit (vacature) | LegalEmployerName | Via een vertaaltabel |
location (vacature) | LocationCode | Via een vertaaltabel |
department (vacature) | BusinessUnitName en afdeling | |
document variable start_date | ProjectedStartDate | |
Uren per week (document variable) | workMeasures (FTE) |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd