Recruitment naar HR
Workable Personio koppeling: aanname met de echte startdatum, uren en salaris in Personio
Met een koppeling tussen Workable en Personio wordt een kandidaat in de stap Hired van Workable een persoon met dienstverband in Personio, met de startdatum uit het aanbod, entiteit, afdeling, kantoor, uren en salaris. De Workable-integratie in Personio maakt ook een medewerker aan, maar vult als datum het moment waarop de kandidaat naar Hired ging; KoppelHet komt erbij als de contractdatum, uren en salaris kloppend in Personio moeten staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en Personio als HR-systeem gebruiken, hebben vaak de Workable-integratie aanstaan. Daarna past HR in Personio de datum in dienst aan naar de contractdatum en vult uren, proeftijd en salaris in vanuit het aanbod.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- KoppelHet kijkt in Personio of het e-mailadres al bij iemand hoort; zo ja, dan beslist HR.
- KoppelHet maakt persoon en dienstverband aan in de status onboarding, met de startdatum uit het aanbod.
- Het salaris gaat als vast bedrag of uurloon naar Personio, met de startdatum als ingangsdatum.
Waar je op let bij Workable en Personio
- De Workable-integratie in Personio vult de datum in dienst met het moment waarop de kandidaat naar Hired ging. Personio bedoelt met die datum de ingang van het contract. KoppelHet gebruikt de startdatum uit het geaccepteerde aanbod, zodat verlof, proeftijd en loon vanaf de juiste dag rekenen.
- Bij de Workable-integratie moeten waarden zoals de naam van het kantoor in beide systemen precies gelijk zijn. KoppelHet vertaalt locatie en afdeling via een tabel, zodat een kantoor dat in Workable anders heet toch bij het juiste kantoor in Personio komt.
- Workable kent juridische entiteiten per account, en Personio werkt per entiteit. KoppelHet neemt de entiteit van de vacature over, zodat een aanname voor de Nederlandse bv niet onder de Duitse GmbH terechtkomt.
- Het salaris in een Workable-aanbod heeft een bedrag, een periode en een valuta. Personio accepteert via de API een vast bedrag of een uurloon met een interval, maar geen bonus. KoppelHet kiest het soort op de periode uit Workable en zet een bonus als taak voor HR.
- Een e-mailadres mag in Personio maar bij één persoon horen. Komt een oud-medewerker via Workable terug met hetzelfde adres, dan maakt KoppelHet niets aan en legt het geval voor aan HR, in plaats van een aanname die stil mislukt.
- Workable stuurt bij een melding de kandidaat zoals die op het moment van versturen is. KoppelHet controleert daarom eerst dat het aanbod geaccepteerd is, en maakt pas dan iemand aan in Personio.
- Personio vraagt naast de uren per week ook de fulltime uren van de entiteit. Workable heeft geen vast veld voor uren; we zetten ze als variabele in het aanbiedingssjabloon en vullen de fulltime uren per entiteit aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de Workable-integratie in Personio?
Die is snel ingesteld en vaak genoeg als HR elke nieuwe medewerker nakijkt. Maatwerk loont als de contractdatum, uren en salaris zonder handwerk moeten kloppen.
In welke status komt de nieuwe medewerker?
In onboarding. De medewerker staat er dan, maar telt nog niet als actief tot de start.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired (X-Workable-Signature, HMAC-SHA256). Daarna GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode, /legal_entities en /candidates/:id/offer (state accepted; document_variables; salary met amount, frequency en currency_iso). Token met alleen leesscopes.
- Personio via POST /v2/persons (persoon en employment in één aanroep; status ONBOARDING; employment_start_date, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, legal_entity, office, org_units, position.title; e-mail uniek) en POST /v2/compensations (type, value, effective_from, interval; geen bonus).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | first_name en last_name | |
email | email | Uniek in Personio |
Juridische entiteit van de vacature | legal_entity | |
Locatie van de vacature | office | |
department van de vacature | org_units (department) | |
title van de vacature | position.title | |
Document variable start_date uit het aanbod | employment_start_date | Niet de datum waarop de kandidaat naar Hired ging |
Uren per week (document variable) | weekly_working_hours en full_time_weekly_working_hours | |
salary (amount, frequency, currency_iso) | Compensation met interval |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd