Recruitment naar HR
Workable Remote koppeling: aanname buiten de eigen entiteit als employment bij Remote
Met een koppeling tussen Workable en Remote wordt een kandidaat in de Workable-stap Hired, voor een land waar Remote de werkgever is, een employment bij Remote met naam, e-mail, functie en voorlopige startdatum. Workable noemt een Remote-koppeling via Zapier, maar de Remote-app in Zapier kan geen employment aanmaken; KoppelHet maakt het employment via de Remote API en laat het uitnodigen aan HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en via Remote mensen aannemen in landen zonder eigen vestiging, zetten elke buitenlandse aanname met de hand in Remote. Daarbij moet HR per land uitzoeken welke gegevens Remote vraagt, en aannames voor de eigen entiteit mogen er juist niet in.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet kijkt naar de juridische entiteit van de vacature; alleen aannames zonder eigen entiteit gaan naar Remote.
- KoppelHet haalt het formulier van Remote voor het land op en vult het met gegevens uit Workable.
- Het employment staat bij Remote op created; HR vult aan en verstuurt de uitnodiging.
- Haakt de kandidaat af voordat het contract is getekend, dan annuleert KoppelHet de onboarding.
Waar je op let bij Workable en Remote
- Workable noemt Remote als integratie van een derde partij, gebouwd door Remote en aangedreven door Zapier, die aangenomen kandidaten naar Remote zet. In de Remote-app op Zapier staat geen actie die een employment aanmaakt, alleen Invite Employment voor een employment dat al bestaat. KoppelHet maakt het employment daarom met de Remote API.
- Via de API maakt Remote alleen employments van het type employee of contractor. Eigen medewerkers en global payroll-medewerkers zijn er alleen op te vragen. Een Workable-vacature bij een eigen entiteit gaat dus niet naar Remote maar naar het eigen HR-systeem.
- Remote vraagt per land een eigen formulier, met naast naam, e-mail, functie en voorlopige startdatum ook of iemand al eerder voor het bedrijf werkte. KoppelHet vult dat laatste met nee, tenzij de kandidaat in Workable als oud-medewerker is gemarkeerd; dan beslist HR.
- De eerste werkdag staat in Workable als variabele in het aanbiedingsdocument, niet als vast veld. KoppelHet neemt die variabele als voorlopige startdatum bij Remote, zodat de dag waarop iemand naar Hired ging niet per ongeluk de startdatum wordt.
- Remote raadt een uniek extern ID aan, maar dwingt het niet af. KoppelHet zet het Workable-kandidaatnummer in dat veld en kijkt zelf eerst of er al een employment bij hoort, zodat een tweede melding uit Workable geen dubbele aanname bij Remote maakt.
- Wordt een kandidaat na Hired in Workable alsnog afgewezen, dan kan Remote de onboarding alleen annuleren zolang de medewerker nog niet heeft getekend. KoppelHet annuleert in dat geval; na een handtekening is het een beëindiging, en die laat KoppelHet aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Stuurt KoppelHet de uitnodiging naar de nieuwe medewerker?
Nee. HR controleert het employment eerst in Remote en verstuurt de uitnodiging dan zelf.
Gaan contractors ook naar Remote?
Niet in de eerste versie. Die kan later als uitbreiding; de API kent het type contractor wel.
Wat gebeurt er met aannames in Nederland?
Die horen bij jullie eigen entiteit en gaan niet naar Remote. Daarvoor is een koppeling met het eigen HR-systeem nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired en GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode en /candidates/:id/offer (state; document_variables met start_date). Token met r_candidates en r_jobs.
- Remote met een company-scoped token (vernieuwen via de refresh token flow). Eerst het JSON-schema van het land, dan create employment met employment.basic_information (email, name, job_title, provisional_start_date, has_seniority_date), company_id, country_code, external_id en type employee. Annuleren met POST /v1/cancel-onboarding/{employment_id} bij status created, created_awaiting_reserve, created_reserve_paid of pre_hire.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Remote | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | basic_information.name | |
email | basic_information.email | Een adres dat mail ontvangt; Remote nodigt daar later uit |
title (vacature) | basic_information.job_title | |
document_variables start_date (aanbod) | basic_information.provisional_start_date | |
location.country_code (vacature) | country_code | Omgezet naar de drieletterige code |
Workable-kandidaat-ID | external_id |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd