Recruitment naar HR
Workable SAP SuccessFactors koppeling: aanname als persoon, dienstverband en job in Employee Central
Met een koppeling tussen Workable en SAP SuccessFactors wordt een kandidaat in de stap Hired van Workable een nieuwe medewerker in Employee Central, met persoon, dienstverband en job, op de startdatum uit het aanbod en bij de juiste entiteit, afdeling en functie. Workable heeft geen eigen SuccessFactors-koppeling die we konden vinden; KoppelHet bouwt op de API's van beide systemen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die lokaal in Workable werven en wereldwijd SAP SuccessFactors Employee Central gebruiken, sturen aannames per mail of formulier naar een HR-servicecentrum. Daar wordt de nieuwe medewerker overgetypt, met kans op een verkeerde entiteit of afdelingscode en een tweede persoon voor iemand die er eerder werkte.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- KoppelHet zoekt in Employee Central of de persoon al bestaat; zo ja, dan beslist HR over een herindiensttreding.
- KoppelHet zet persoon, dienstverband en job neer, met een hire-event op de startdatum.
- Mislukt een stap, bijvoorbeeld door een onbekende afdelingscode, dan herhaalt KoppelHet na correctie alleen die stap.
Waar je op let bij Workable en SAP SuccessFactors
- Employee Central verwacht een nieuwe medewerker in een vaste volgorde, eerst de persoon, dan het dienstverband en dan de job met een hire-event. KoppelHet onthoudt per Workable-kandidaat welke stap gelukt is, zodat een fout halverwege geen tweede persoon oplevert.
- Workable vult een datum van aanname op het moment dat de kandidaat naar Hired gaat. Employee Central rekent met de ingangsdatum van het dienstverband. KoppelHet neemt de startdatum uit het geaccepteerde aanbod, niet de aannamedatum, zodat de job in Employee Central op de eerste werkdag ingaat.
- Workable heeft juridische entiteiten per account, Employee Central heeft legal entities als foundation objects met een eigen code. Per Workable-entiteit leggen we de code in Employee Central vast; een vacature zonder entiteit gaat niet door.
- Afdeling en functie zijn in Workable vrije tekst bij de vacature, in Employee Central codes van foundation objects. KoppelHet vertaalt via een tabel en stopt bij een onbekende waarde, in plaats van een tekst in een codeveld te zetten die Employee Central weigert.
- Employee Central kent een eigen herindiensttreding en houdt bij een uitdienst bij of iemand terug mag komen. Workable weet niet dat een kandidaat er eerder werkte. KoppelHet zoekt daarom eerst op e-mail en naam in Employee Central en legt een treffer voor aan HR.
- Het salaris in Workable heeft een bedrag, periode en valuta, terwijl compensatie in Employee Central aan looncomponenten per land hangt. KoppelHet neemt het salaris in de eerste versie niet mee; HR legt het in Employee Central vast, meenemen kan later als uitbreiding.
- SAP stopt met basic authentication voor de SuccessFactors-API's. KoppelHet gebruikt vanaf de start OAuth 2.0 met een eigen API-gebruiker, zodat de koppeling bij die overstap niet opnieuw ingericht hoeft te worden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom Workable als SuccessFactors ook een wervingsmodule heeft?
Dat is een keuze van de organisatie, vaak per land of divisie. De koppeling laat Workable het wervingssysteem blijven en Employee Central de bron voor medewerkers.
Komen BSN en bankrekening uit Workable?
Nee. Die vult HR of de medewerker in Employee Central in, of de Nederlandse salarisadministratie.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. De koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande platform. Elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired (X-Workable-Signature, HMAC-SHA256). Daarna GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode (department, location), /legal_entities en /candidates/:id/offer (state accepted; document_variables met start_date). Token met alleen leesscopes.
- SAP SuccessFactors Employee Central via OData v2-upserts in de volgorde PerPerson en PerPersonal, EmpEmployment en EmpJob met een hire-event; PerEmail en PerPhone voor contactgegevens; personIdExternal als sleutel. Afdeling, legal entity en job classification zijn foundation objects; okToRehire staat bij EmpEmploymentTermination. OAuth 2.0 met SAML-assertion; basic authentication wordt uitgefaseerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Referentie bij de nieuwe medewerker | Voorkomt dubbele aanmaak |
firstname en lastname | PerPersonal (firstName, lastName) | |
email | PerEmail (privé) | |
phone | PerPhone | |
Juridische entiteit van de vacature | EmpJob.company | Via een tabel naar de legal entity in Employee Central |
department van de vacature | EmpJob.department | Code van het foundation object |
title van de vacature | EmpJob.jobCode | Via een tabel naar de job classification |
Locatie van de vacature | EmpJob.location | |
Document variable start_date uit het aanbod | EmpEmployment.startDate |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd